国有企业文书档案管理存在的问题及对策

文/张秀国

国有企业文书档案，是指国有企业在生产、经营过程中形成的文字、音像、实物以及各种形式的历史资料记录，对企业乃至社会有保存利用价值。企业在生产、经营活动中形成的各种载体的文书档案，是维护企业各个历史阶段的真实面貌和工作查考利用必不可少的依据，是国有企业管理不可忽视的组成部分，对企业的稳定、长远发展起到直接性的影响。然而，当前不少国有企业存在着轻管理重生产、轻长远重眼前等情况，导致企业文书档案管理工作出现诸多问题，如档案资料收集不全、制度不健全等等。本文在分析国有企业文书档案管理工作所存在问题的基础上，提出相应的解决对策。

一、国有企业文书档案管理存在的主要问题

1.领导重视程度不足

现如今，几乎每一个国有企业都在自身经营管理制度方面进行了不断创新，重点关注业务工作，对于档案管理工作认识却有误区，投入精力较少。在部分国有企业领导者看来，档案管理工作对于企业的发展、经济效益的增长无多大利用价值，在人力、财力、物力等方面投入不够，认为档案工作可有可无，很容易做，“就是将文件按一定顺序整理，然后建立台账嘛!”档案工作在企业职能分配上得不到重视，职业发展没有上升空间，一定程度上影响档案管理人员的工作积极性，从而影响了档案工作的良性发展。

2.文书工作与档案工作衔接上存在较多问题

部分国有企业文书和档案工作衔接不够规范，致使这两项工作脱节。文书工作质量的高低直接决定了文书档案归档质量的高低。文书与档案管理无论在观念意识还是在工作内容上都存在一定的脱节现象。文书人员只关心完成自己的文书处理工作，不关心工作中形成的文件转为档案会存在什么问题，比如文件纸张不符合规定，用笔不规范，装订不符合档案归档整理要求，文件底稿不齐全等；而档案管理员在立卷归档时指导不及时，就会造成文书档案归档不规范、不完整。因此，这两部分工作，虽有着构成同一管理体系互相配合协调的一面，但所实行的管理制度又存在区别，此种情况下，若文书人员与档案人员协调、沟通不足，则较易出现两者之间的衔接脱节。

3.各部门对文书档案工作配合不够

各个部门在业务工作中都会形成各种形式的文书档案资料，为使企业文书档案归档完整齐全，需要从各个部门收集文书档案资料。虽然档案管理部门根据国家档案局10号令要求，指定了企业管理类文件归档范围及保管期限，但是一些部门为了自己工作的便利，再加上部门管理者对文书档案管理有异议，认为自己保管方便工作，不愿意将一些对于企业很重要的、需要归档的文件资料移交企业档案管理部门统一保管。一些有责任心的档案人员由于得不到有关职能部门的配合支持，文书档案收集工作常常遇到瓶颈，不同程度打击档案人员工作的积极性。久而久之，由于人员调动，一些重要的档案资料因留存在部门或个人手中，没有进行系统的统一管理而丢失，但追究责任也为时已晚，给企业带来不必要的损失，企业档案资源潜在风险较大。

4.文书档案管理方式滞后

目前很多企业仍采用手工操作的传统文书档案管理方式，每次借阅必须到档案库房查找原件，费时费力，一件档案只能提供一人借阅，利用率低。传统的文书档案以纸质档案为主，对于年代久远的档案，纸张薄且脆，在借阅和管理过程中，不可避免的经常查阅，这样很容易对档案原件造成破坏。有些企业虽然已经在着手建设信息化档案管理，但却没有形成完整的档案信息化建设体系，仅仅由电子文档的形式替换到纸质档案，档案的调用、分析等工作，仍是进展缓慢。企业文书档案管理方式滞后，不仅给档案管理工作的效率提升带来很大影响，还不利于调动档案管理工作人员的工作积极性，从而对文书档案管理的整体发展形成制约，更是导致档案管理从业者的职业能力发展缓慢。

二、相应解决对策

1.进一步完善文书档案管理制度

文书档案管理工作能否顺利开展，在很大程度上由档案制度的完善程度所决定，档案管理制度的进一步健全，是国有企业文书档案管理工作开展的准则以及保障。因此，不仅要结合当前形势发展的需要，在原有制度的基础上进行修订使之更加规范，还必须加快新的档案管理制度的制定，有效补充以往制度中所欠缺的部分。现在大部分企业都已经有自己的公文处理办公平台，文书档案管理可以借助平台设置统一的公文流程，从公文拟稿开始规范公文格式、审核附件是否齐全，签字手续是否完善。这样有了统一的流程，在文书档案形成的过程就避免了很多不必要的问题，大大提高了文书档案质量。同时将文书档案归档考核机制，纳入到企业日常管理之中，对管理人员的工作态度、能力、绩效进行定期评价，进而参照评价的结果，实行奖惩制度。对于工作绩效突出、表现优异的人员，给予精神上或是适当的物质奖励。而针对应付工作的人员，则视情况进行惩罚。

2.理顺文书工作与文书档案管理工作的协调衔接

文书工作的良好展开是做好档案管理工作的基础。为此，文书工作人员一定要具备良好的档案意识，对于档案管理的监督与指导要积极配合、虚心接受，不仅要对相关的法律法规严格遵守，还要在工作实际中努力按文书档案归档要求保证文件收集的及时性、准确性以及完整性。同时，档案管理部门应对文件资料的收集与整理及时给予指导，严格按归档要求认真核对移交的文书档案资料，不符合标准的一律要求返回进行整改，并参照档案保管期限表来鉴定档案的价值。

3.加强与企业各部门的沟通配合

企业文书档案范围广、载体形式多样，除各部门下发的正式红头文件外，在业务工作中会产生很多内部文件材料。在很多人看来，文书档案收集归档只与公司办公室、党委办公室、工会、团委有关，其实不然。国家档案局10号令，对企业管理类文件归档范围做出了明确规定。因此，文书档案的收集归档范围应覆盖企业各个部门。企业应根据企业部门职责，制定本企业的管理类文件归档范围表，各部门设立兼职档案管理人员，收集移交本部门文书档案。企业档案管理部门应在每年一季度之前召开有关文书档案移交会议，对各部门档案移交工作给予指导，确保企业文书档案归档工作在制度规定时间内高质量完成。

4.继续开展档案信息化管理建设

企业档案管理工作的信息化建设缓慢，是当前国有企业文书档案管理方法滞后的根本原因。要想全面实现档案管理信息化，加大档案管理资金投入就是首要一步，如购置扫描仪、电脑、打印机等常用办公设备，竭力完成档案管理信息化所需软、硬件等设施的购置经费。同时，购置设备应注意不能只考虑先进性而忽略其在企业中的实用性。

分步实施文书档案信息化建设。首先,将档案管理系统与企业办公平台对接。借助办公平台,从文件起草、核稿、审批、登记编号等工作开始,做好文书档案前期归档工作。将办公平台上流转的文件，实现网上流转结束后自动归入档案管理系统。在管理过程中，采取纸质载体和电子文件的双规归档模式，确保档案安全完整。其次,开发适合企业的档案管理软件。由系统自动根据保管期限、职能部门进行快速分类,从而有效提高文书档案归档效率。第三，对库存文书档案进行数字化加工。在数字化加工时对文件图像处理要严格把关，保持数字化加工的数据和原件一致，并做好数据备份。

在文书档案信息化建设中，最重要的问题就是数据、系统管理安全问题。首先，可实行档案保管的“双规制”，即同一份档案采取纸质档案和电子载体档案同时保存。把纸质档案和数字化档案的优势都能得以突显，既能保护纸质档案原件，又能快速检索提高查阅速度。还可以将数据“异地备份”存储，避免一些人为灾难和物理灾难带来的风险。其次，进一步加大网络安全防护力度。为避免遭受不法分子的恶意入侵，完善档案信息系统内外网之间的隔离措施，使档案信息的安全性得以充分保障。完善防火墙的设置，实时监控档案数据，禁止恶意操作破坏档案数据。对所有用户的访问记录进行有效监控，当有恶意入侵时，及时发出警报。

总而言之，衡量企业管理水平高低的重要标准之一，就是文书档案管理工作水平的高低。为了实现企业的可持续发展，就一定要认真对当前文书档案管理存在的问题进行认真分析，从而找出应对策略，如此才能够更好地为企业管理奠定良好基础，更好地彰显企业良好的管理水平。