大数据背景下高校档案创新管理机制

文/李 瑞

大数据背景下高校档案工作必须坚守创新发展、服务至上的理念，从高校档案管理专业人才培训、档案管理可持续发展、大数据服务平台建立以及现代化安全保障等方面创新管理机制，推动高校档案工作又好又快地科学发展

一、大数据背景下高校档案管理的作用

1.有利于提升高校教学科研水平

高校档案主要记录高校教职人员以及学生的各项资料，其中教学档案往往是集高校所有教师的知识、文化和教育方法等之大成，是高校日常教学工作中老师与学生的学习劳动成果的结晶，这些档案资料较为庞杂，但在大数据平台支持下，能够便捷反映出高校教育发展历程中的变迁岁月以及动态变化，不仅有利于高校教学工作的不断深化与改造，更利于进一步指导今后的教学科研内容与发展态势，同时高校教研部门也可通过大数据平台资源分析适时评估高校当前教学质量，为推进高校教学改革提供一定理论依据。

科研水平作为评价高校整体水平的重要指标，高校的科研档案不仅记录着高校在进行科学研究过程中的实验数据、实验方法、科研成果、科研目的、科研经费等关键要素，同时还能够全面地体现高校科研水平的动态发展趋势，为提升高校科研能力奠定了良好的基础。

2.有利于推进高校文化建设

在大数据背景下，高校档案的数字化进程正在逐渐加快，能够全面、高效、真实地反映其多年以来形成的校风、学风以及教育理念与方法。每所高校的档案文化就是学校整体文化的集中体现，具有其独特的文化氛围和涵养，体现出了广大高校教职工的思维习惯、行为方式以及共同认同感等。通过建立高校档案大数据平台，有助于发现自身存在的问题，并提供一定指导，对大力推动高校档案文化有重要作用。

3.有利于开展高校党政工作

党政工作是高校建设的重要部分，其中，党政材料管理是高校档案管理的重要一环，在大数据背景下，这对高校的人事管理和各个教育、组织、科研、院系的管理具有重要意义。高校党政工作档案不仅记录着高校教职人员的基础人事材料，还包括高校政务、党员资料，大力推动高校档案数字化建设，不仅有利于党政部门评估考核相关人员，还为高校政治生态建设、科学发展建设提供良好的平台基础。基于大数据环境，高校党政材料的处理与分析将会更加便捷，更有助于高校党政工作的顺利开展。

二、大数据背景下高校档案管理存在的问题

1.档案管理工作理念滞后

目前，很多高校对于档案管理工作意识和创新理念不强，管理人员主观能动性不足，没有认识到档案管理改革对于高校建设发展的急迫性和重要性，而且学习大数据管理理念不强，无法及时借用先进的信息化、数字化手段提升档案管理的质量与效率。一方面，档案管理人员数量有限，高校档案管理工作事务繁杂，任务量大，难以避免产生枯燥情绪，容易造成工作效率低下，档案信息得不到及时更新；另一方面是因为教职工没有意识到档案完整性的重要性，通常都是简单的整理了一下，有很多重要信息都没有记载，致使高校在发展的时候无法获取到详细的基础资料。

2.档案管理技术急待创新

随着全球现代化进程的加快，科学技术作为第一生产力的地位愈加凸显，计算机技术、信息技术的高速发展，带动着各行各业的迅猛前进。然而高校档案管理在技术层面还较为滞后，高校对于档案管理的大数据平台建设投入力度还不够，信息化管理体系不够完善，软硬件设备不够齐全，甚至部分高校的数据资料整理还停留在手工处理阶段。

3.档案管理专业人才不足

传统的档案管理模式下，对于档案管理人才一般需要有专业的知识、细心的工作态度。而在大数据时代，对于档案管理人才提出了更高的要求，除了专业的档案管理知识外，还需要掌握一定的计算机应用基础、网络知识以及数据处理知识和分析技术等等，大数据时代下的档案管理需要复合型的人才。

4.高校档案管理工作创新能力欠缺

目前大多数高校的档案管理工作模式单一，传统观念依旧，无法打破常规思维管理模式，然而照搬照用的方式已经不再适用于大数据背景下的工作推进，高校必须充分发挥主观能动性，提升工作创新精神，建立有本校特色并且适用于本校实情的档案管理工作机制。

三、大数据背景下高校档案管理的创新举措

1.加强高校档案管理人才的培训机制

（1）高校要加大资金、人员投入力度，切实提高对档案管理人才培训的认知度与专业度。当前，由于大数据时代前进速度与高校档案管理发展速度的契合度不够，导致高科技的数据收集、处理、分析技术没有很好地应用在高校档案技术管理层面，导致档案管理人员对当前的最新技术认识不到位，操作不到位等，所以要加大高校对档案管理人才的培训力度，提升他们的专业素养。

（2）提高高校档案管理人才培训机制的及时有效性。高校近年来改革发展非常迅速，如果管理人员的培训机制得不到及时更新和提高，很容易倒退，所以高校的档案管理人才培训必须及时吸取先进高校、地区乃至国家的高科技人才培训理念和技术。

（3）培养高校档案管理人员之间的合作精神，提高整体的综合素质以及自身的个人能力。档案从建立、保存、管理的各个环节中都有不同的管理人员参与，因此需要在合作过程中需要合作精神，保障档案工作的准确性。

2.深化高校档案工作的可持续发展观念

（1）增强档案管理的大数据理念。随着高校档案管理工作逐渐推进，不仅仅需要工作人员进行简单的收集、登记、整理工作，更重要的是对一大堆庞杂的文字和数据有良好的大局观意识，从中探求发展规律，发现问题并能够提出准确的依据和建议，这就需要高校档案管理人员树立大数据理念，掌控全局，改变思维理念，档案管理工作才能可持续发展。

（2）切实体现档案管理工作的服务意识。高校档案管理工作一个重要属性就是为学生和教职工提供咨询技术服务，由于当前档案管理工作缺乏开放意识，无法切实为广大师生提供有效的服务，这就需要高校主动出击，开展档案宣传，为师生营造出一个良好的查阅利用档案的环境。同时提高师生对高校档案重要性认识，让他们都能在工作和学习中利用到档案，这样才能促进高校档案管理工作的可持续发展。

（3）增强档案管理的法律意识。档案管理工作的法律规范是工作的基础，只有高校档案管理人员掌握好相关法律法规，才能真实客观地结合学校情况制定相应的档案管理准则。作为高校档案管理工作人员必须以身作则，培养自身的法律意识，才能保证高校档案管理工作高效率、高质量发展。

（4）增强档案管理工作的创新意识。在大数据时代中，高校档案管理工作必须时刻强调创新意识，不论是在技术层面还是思维层面，只有打破原有的工作定式，用创新思维指导工作，才能更好地促进高校档案管理工作的可持续发展。

3.建立便捷的大数据服务平台

（1）大力改善高校档案管理数据平台。在当前高端的计算机数据库支持下，高校必须对所有档案资料进行数字化处理，并加以分类、储存和备份，通过建立高端的数据库管理平台，实现档案管理“存量档案数字化”与“增量档案电子化”，建立高校自身的数字档案馆，推进档案管理大数据服务功能，减少不必要的人力物力，为推动高校档案管理大数据管理平台提供助力。

（2）增强高校档案管理数据服务平台的智能化水平。为了解放人力物力，档案管理服务平台必须将数据收集、储存、处理以及分析能力归于一体，增强智能化水准，有利于高校档案管理工作提升质量与效率。

（3）提升高校档案管理大数据平台服务属性。电子数据库必须体现出其最基本的服务功能，方便校内师生的学习教学工作，提供开放、便捷的个性化大数据服务，达到建立统一共享数据库的根本性目的。

（4）建立有效的服务质量监督管理平台。高校档案管理大数据服务平台是一个综合性较高的载体，为了长期有效可持续发展，必须对该平台的服务质量好坏、服务效率高低加以评判，这就需要在大数据平台建立中加入监管功能，建立健全服务反馈体系，优化档案管理工作，不断规范管理标准，才能大力提升高校档案管理创新服务水平。

4.提升高校档案管理工作的创新能力

（1）建立带有高校自身属性的档案管理模式。每一所高校的情况千差万别，档案管理工作的内容、流程以及技术也不甚相同，高校必须依据自身实际特色和需求，改变低效率、低质量的服务流程，简化工作，建立独特的档案管理模式。

（2）高校应提供个性化、多元化的服务平台，鼓励档案管理人员提出自己的想法和建议，制定适用的管理模式，建立奖金福利制度，对档案管理工作做出贡献的人员加以奖励，充分发挥其自身价值和主人翁意识。

5.建立现代化的档案安全保障机制

（1）及时备份档案资料。为了应对突发事件，档案管理人员在工作中，必须时刻注意保存备份好档案资料，以免造成丢失和损坏。

（2）建立先进的档案管理安保系统。这是为了避免不法分子入侵高校档案大数据服务平台，非法盗取档案资料，坚决杜绝不法活动对高校档案管理工作带来的不利影响。