加强继续医学教育档案归档管理实践要务

吴国萍/浙江省肿瘤医院

继续医学教育是医学教育体系的重要组成部分，开展继续医学教育能够使在职医护人员不间断地学习与本专业相关的新知识、新技术，使他们适应卫生服务最新要求、全面提升职业素质。医疗机构的继续医学教育档案真实记录了与继续医学教育相关的政策信息以及医护人员接受继续教育的详细情况，还能为医护人员年度考核、职称评审等提供依据。继续医学教育档案一般分为三类：一类是政策性档案，包括国家、浙江省关于继续医学教育工作指导意见、学分授予管理办法等政策类文件；一类是项目类档案，包括每年公布的国家级、省级继续医学教育项目申报资料、项目总结等文件，以及反映医疗机构继续医学教育开展情况的综合统计资料；还有一类是继续医学教育学分类档案，包括医院继续医学教育对象Ⅰ、Ⅱ学分汇总表、学分达标情况统计表、医护人员赴外省参加继续教育项目学分证复印件及其他证明材料等。必须做好继续医学教育档案归档工作，确保档案完整性与准确性，为医院深入推进继续医学教育各项工作提供参考。

1 当前归档工作存在的问题

一是需归档材料移交不及时。以笔者所在医院为例，医院负责继续医学教育项目的人员对档案归档要求不明晰，且缺乏及时归档意识，造成需归档材料移交不及时。二是需归档材料不完整。如，医护人员参加省外各类继续教育项目后没有及时填报相关材料，造成这部分档案缺失；医疗机构举办继续医学教育项目时，往往重视收集授课专家的资料，不重视收集学员的信息登记、项目执行情况汇总材料等，也不注意对归档资料完整性进行审核，导致项目归档材料不完整；医疗机构对学分管理不重视，报到现场没有专人管理学分登记，由参加项目的医护人员自行登记信息，存在字迹潦草、信息不完整或不准确等现象。三是需归档电子文件格式不统一。很多继续医学教育项目类材料为电子文件形式，囿于类型和存储格式杂乱，归档时难以读取和统一整理。

2 加强归档工作的实践举措

2.1 加强归档工作宣传。一是提高医护人员对归档重要性的认识，笔者所在医院每年在新职工岗前教育和科主任、科教秘书会议上反复强调继续医学教育档案归档的重要性，提高职工主动归档意识；二是明晰需要归档的内容，在OA内网上发布并及时更新需归档材料名目，同时公布当年医院主办的继续医学教育项目清单，以及《浙江省继续医学教育学分授予与管理办法》《继续医学教育项目管理考核指标》《浙江省肿瘤医院继续医学教育项目风险防控告知书》等管理办法，供医护人员查询和学习。

2.2 配备专人负责归档前准备工作。医院每个临床医技科室配备一位科教干事，负责本科室继续医学教育档案归档前材料收集，需收集的材料包括科室承办的继续医学教育项目的所有资料；科室举办专题讲座、进行病例讨论和手术示范时所用的课件；科室人员发表的学术论文、反映获得立项课题的材料。医院科教科工作人员全程跟踪继续医学教育项目，配合承办科室科教干事做好材料收集工作，并对材料进行分类整理、对材料质量进行评估，如存在质量问题及时返还档案形成者，如未按时移交提醒移交；继续医学教育项目完成后，将所有应归档的材料接收进来准备归档。

2.3 做好电子文件归档工作。为有效应对电子文件大量产生的现状，实现电子文件规范存储和便捷归档，笔者所在医院对电子文件的类型与存储格式进行明确，在项目完成后将产生的所有应归档的项目类和学分类电子文件汇总起来，录入“全省继续医学教育学分管理系统”，由科教科进行审核，科教科还要统计全院医护人员学分达标情况并形成相关电子文件，最后将所有电子文件统一归档。

目前，笔者所在医院利用继续医学教育档案能够清楚地了解每年举办的继续医学教育项目及每次项目举办的具体情况，包括哪些专家进行授课、哪些人员参与培训、培训效果如何等，并能根据反馈意见有针对性地调整下一次项目的培训方向，有效推动学科人才建设及新技术新项目的推广。此外，医院领导层可通过档案掌握各学科发展状况，并作出相应决策。