21世纪以来档案征集研究述评——基于8家档案学类核心期刊的数据统计

文 / 赵彦昌 苏亚云

档案是记录人类历史活动的第一手资料，蕴藏着宝贵的社会经验，是人类智慧的结晶，对档案进行保存具有重要的意义。档案每时每地均在产生，如何将散存于世界各地不同时间阶段的档案进行归整并保存，不仅需要档案馆及其他档案部门对应征集的单位进行征集，还需要耗用各种人力、物力和财力对分散于民间和境外的档案进行征集。因此，档案征集是一个巨大又持久的工程。为全面把握21世纪以来档案征集的研究热点和研究方向，并为未来的档案征集研究提供参考性意见，本文利用中国知网通过篇名为“档案+征集”，文献来源为“《档案学研究》《档案学通讯》《中国档案》《浙江档案》《北京档案》《山西档案》《档案与建设》《档案管理》”这八大档案学类核心期刊，时间为“20000101-20180430”进行高级检索，共检索出177篇文章。这177篇文章主要是对档案征集的必要性、档案征集工作中存在的主要问题及解决对策、征集档案的方法等进行多方面研究。

一、档案征集的必要性

档案是宝贵的文献资料，对散落于多个地区的档案进行征集势在必行。顾建新、张海华称“档案征集是大力开发利用档案的基础，应该予以重视”[1]。秦立丽称“档案馆主要是通过档案征集丰富馆藏，同时档案征集也是保护档案的有效方法”[2]。征集境外档案是有效扩充我国档案馆藏的有效途径之一，应该予以重视。顾祖根称“征集境外档案可以提高馆藏资源的质量”[3]。可见，征集档案不仅是丰富档案馆藏、推动档案资源建设的有效方法，还是抢救珍贵档案资源的重要途径。

二、档案征集工作中存在的主要问题及解决对策

档案征集属于档案工作中的基础业务，其工作质量的好坏决定了档案机构后续工作水平的高低。一些学者对档案征集工作中存在的主要问题及解决对策进行详细探讨，旨在为档案资源建设和开发打好坚实的基础。

（一）档案征集工作中存在的主要问题

在档案征集工作中普遍存在着征集的档案完整性差且类型单一、档案馆与被征集单位及其他档案馆缺乏有效的沟通和合作、公众的档案意识薄弱和征集档案的经费不足等问题，这些问题阻碍着档案征集业务发展。

1.征集的档案完整性差且类型单一。档案馆所征集到的档案普遍存在着完整性较差、类型单一的问题。张淑琴称“所征集的档案不完整性主要表现出两点：一是所征集的档案内容断档，衔接不上；二是有些重要的档案没有征集进馆”[4]。档案文献遗产的征集更是存在着这样的问题，如“楚雄彝族自治州征集的彝文档案就存在着数量少、类型单一问题，破坏了档案的完整性和系统性，不利于该档案研究的长远发展”[5]。可见，档案内容不完整、类型单一已是档案征集工作的一大问题，亟需采取相应的措施进行解决，提高档案征集工作的质量。

2.缺乏有效的沟通和合作。一些档案征集机构在征集档案时，很少提前与被征集的机构取得联系，使得被征集的单位产生抵触心理，影响档案征集工作的顺利开展。吕小红认为，沟通不足使得一些单位不愿意将其保管的档案捐赠给市档案馆或交给市档案馆代管。[6]此外，还有一些档案馆在征集档案时喜欢单打独斗，与其他档案馆沟通较少，出现重复征集和征集不全问题。张敏、张梦露、卫佳认为，沟通不够就会对其他机构的档案征集政策了解不足，影响彼此之间的相互交流和合作。[7]可见，档案征集机构在征集档案时，既要注重与被征集单位的沟通，保证所征集到的档案完整、系统，还要注重与其他档案征集机构互通有无，相互支持，形成规范的档案征集体系。

3.征集档案的经费不足。一些档案征集机构的经费是有限的，有的甚至捉襟见肘。宋登云认为，档案馆由于经费紧张而与一些珍贵档案失之交臂。[8]不足的经费使得一些珍贵的档案流失于指尖。张彤认为，由于没有经费，无法购买珍贵的档案，尤其是年代较为久远的档案珍品。[9]可见，不足的经费严重影响档案的征集进程，尤其在征集一些古老而又极具特色的档案时，更是难上加难。

4.公众的档案意识薄弱。除了一些档案工作者的综合素质不高之外，一些社会公众的档案意识也较为淡薄，他们对档案征集工作的开展也不全力支持。董少峰认为，由于人们的社会档案意识淡薄，严重影响档案征集工作的质量。[10]李林森认为，社会对征集工作认识不足，影响档案征集工作的进展。[11]可见，公众淡薄的档案意识给档案征集工作的有效开展带来了诸多不便，严重影响着档案征集工作的效率和质量。

以上问题在档案征集工作中极具代表性。另外，领导不够重视、档案工作边缘化、档案征集的法规政策不够完善、法规没有得到有效的执行等问题也严重影响着档案征集工作的质量。

（二）相关问题的解决对策

针对上述主要问题，众多学者提出了相应的解决之策，希望对档案征集工作的顺利开展给予一些理论指导和理论建议。

1.积极获得领导的支持。档案征集工作涉及到的单位和人员很多，难度也较大，若想顺利开展该项工作，需要获得领导的大力支持，尤其是对于一些珍贵档案的征集，更应如此。黄明服称“各级档案机构在征集档案时需要获得各级领导的支持和鼓励”[12]。可见，档案征集工作的顺利健康开展离不开各级领导的大力支持。

2.加大对档案征集工作的宣传力度。征集档案时，首先应做好宣传工作，尤其对档案征集的重要性加大宣传，广泛吸引大家的关注。杨朝[13]、姚纪才[14]称“征集档案时，要大力宣传档案征集的作用，营造良好的征集氛围，呼吁更多的百姓参与其中”。可见，在征集档案时，一定要加大对档案征集工作的宣传力度，调动公众的积极性，提高公众的档案意识，为征集更多宝贵档案做准备。

3.拓宽档案征集的渠道。拓宽档案征集渠道是有效解决档案征集不完整、类型单一问题的重要方法。黄世芬称“借助新媒体扩展档案征集渠道是确保档案征集内容多样化的主要方法之一”[15]。可见，拓宽档案征集渠道是有效改善档案征集不完整、类型单一问题的有效方式。

4.规范档案征集工作的程序。在征集档案时，需要对其工作程序进行规范。王光玉称“规范的档案征集流程是确保档案征集工作顺利开展的前提”[16]。赵亚军、陆丽华称“征集档案的程序要规范，首先，要有政府性文件；其二，加强业务人员之间的配合；其三，所有征集活动不会向企业或个人收取任何费用；其四，给被征集的单位或个人颁发一些征集证书或征集凭证，甚至一些征集费用”[17]。可见，档案机构或部门在征集档案时有一个规范的档案征集程序指导是非常重要的。

5.加强馆际之间的沟通与合作。为解决档案征集机构与被征集单位和个人之间沟通不足的问题，一些学者提出，要加强馆际之间的沟通与合作。楼小云称“一些珍贵档案散落于多个地区, 馆际之间和地方之间需要交流和合作，保证所征集的档案齐全”[18]。朱江也称“档案征集是一个过程，在这期间档案部门与征集对象需要不断的沟通和接洽”[19]。可见，在征集档案时，档案征集机构应多与被征集机构或个人沟通。这不仅能照顾被征集机构或个人的情绪，还能保证其征集的质量和数量。

6.加大经费的投入力度。为解决档案征集工作经费不足问题，国家和上级领导需要增加资金投入。朱圣富称“档案部门没有收入来源，在征集档案时必然需要资金，这就需要国家和上级领导对其工作进行资金投入，确保其工作正常运转”[20]。曹晓红也称“档案部门应积极获得地方财政支持”[21]。可见，将档案征集经费列入地方财政预算是非常重要的，这是有效解决经费紧张问题的重要方法。

7.注重档案人才队伍的建设。综合素质较高的档案工作者是确保高质量档案征集工作的人才基础。张慧颖[22]和覃兰花、李爱玲[23]称“做好档案征集工作，人才是关键”。许岩称“为提高境外档案征集工作的效率，国家档案局和多个地方档案机构每年都会对境外档案征集队伍进行专业培训”[24]。可见，无论是对国内档案的征集，还是对境外档案的征集，打造一支高素质的档案队伍是非常有必要的。

以上方法是众多档案学者普遍认可的能够有效解决档案征集工作中存在问题的良策。档案馆及其他档案征集机构要勇于针对本单位或本部门存在问题提出解决方法，不断完善档案征集工作，推动档案事业发展。

三、征集档案的方法

在征集档案时，档案部门要遵循科学的方法保证档案征集的质量。宋南称“征集档案要转变方法，从后台到前台，变被动为主动，运用多媒体手段多样化征集”[25]。吕琦也称“可同时采用多种方法保证档案征集的完整性”[26]。不同种类的档案，其征集方法也不尽相同。林林称“征集高校口述校史档案时，要做到长期规划与专题研究相结合、口述校史档案征集与实物档案征集相结合，遵循尊重、真实、实用原则”[27]。可见，虽然不同种类档案的征集方法不同，但无论它们的具体征集方法是什么，均是为了保证所征集档案的完整与系统。

四、结语

档案人对档案征集的探讨，使档案征集实践工作有了更多的理论指导，促进了档案征集工作的科学开展。但是，在这177篇文章中，也呈现出了一些问题。

一是档案学界不太重视档案征集研究。虽然有177篇发表于8家档案学类核心期刊的文章，但这些文章并不都是学术论文，一些是关于档案征集工作的内容简介，还有一些是征集案例，学术性较低。因此，这18年来发表的学术论文并不多，这也表明，学术界并不太重视档案征集研究。

二是研究学者分布不平衡。研究档案征集问题的学者多是来自档案馆这样的档案征集机构的实践者，高校学者的研究较少，使得整体研究成果呈现出实践性较强、理论性较差的不平衡局面，研究成果的学术质量良莠不齐。

三是研究内容创新性较差。由于这些文章大多由从事档案征集工作的人员写作而成，对档案征集工作存在的问题有相同的认知，在提出解决对策时，大家提出的建议大多相似，征集档案的方法也大致相同，使得发表的论文内容也大致相似，创新性较差，整体研究成果的闪光点不足。

为改善当前研究中存在的不足，确保档案征集工作高质量、高效率的开展。在未来的档案征集研究中需要做到以下三点：

一是档案学界应提高对档案征集工作的认识。一项事业能否得到持续健康发展，不仅仅取决于某个人或某部分人的努力，更取决于所有从事这项事业人员的努力。因此，档案学界所有人员均应从思想上提高档案征集工作重要性和必要性的认识，加大档案征集研究力度。

二是高校档案学者应重视档案征集理论研究。只有科学的理论才能更好地指导实践工作。高校档案学者是研究档案征集理论的主导力量，应该勇于肩负起这个使命，为档案界推送出更多优秀的理论成果，指导档案征集工作的健康开展。

三是丰富和创新档案征集方法。对于档案征集方法的探讨，不能局限于传统的档案征集方法，还要学会利用新型的技术手段和工作理念进行创新性探讨。例如，对于海外档案的征集，不仅要按照常规的方式征集，还要增强与海外人士的交流，扩展一些人脉，构建人际关系网，通过他们寻找所需要的档案。这不仅省时、省力，还可能会有意外之喜；还可以用重大活动或某个名人的名义进行征集，表达对档案征集工作的重视，使被征集者感受到重视，心甘情愿奉献出珍藏的档案。此外，对于征集不到的档案，可以与被征的单位协商，构建专题数据库或者搜索引擎链接等，实现档案资源共享。