社会记忆视野下的企业档案资源建设研究

文·李凤莲

一个国家与民族的记忆是所有的社会成员通过各种形式载体而获得的，而档案作为社会活动过程的有效记录，自然就与集体记忆之间存在着密切的联系。档案工作者们开始将这种记忆观念划入到相应的理论框架或实践范畴中去，促使他们自觉地参与到对集体记忆的建构与维护中，并将其纳入自己的职责范围。集体记忆与社会记忆融入企业档案后，使之成为记忆资源建设的重要组成部分，而企业档案记忆的加入，又使得社会记忆更加完善并与时俱进。

一、企业档案与社会记忆的关系

（一）档案与社会记忆的属性

1950年，第一届国际档案大会就提出“档案是一个国家、省、行政机关的记忆，而档案馆保存的也是一个国家最为宝贵的东西，即一个国家的历史证据与作为国家灵魂的材料”的观点，认同了档案与记忆之间存在着密切的联系。档案记忆观的核心内涵是基于对档案基本属性——社会记忆属性的本质性认识。把档案与社会、国家、民族、家庭的历史记忆联结起来，强调档案是一种社会（或历史、集体）记忆；档案馆是“记忆的保存场所”或“记忆宫殿”，并从个人乃至民族的根源感、认同感、身份感的高度去看待档案及其保护的重要性。档案记忆观充分认识并肯定了档案是社会记忆的一种形式，档案工作是社会记忆保护与构建性工作的重要部分，这为企业档案资源建设提供了理论依据。

（二）档案与社会记忆的关系

档案是人类记忆的载体，但并不等同于社会记忆。二者是辩证统一，相互影响的关系。档案形成的过程是客观的，它借助各种载体将社会活动产生的信息固化，将当时的社会记忆记录在案。即使内容被主观篡改，也反映出了当时真实的历史活动；社会记忆则更多的是从人们的心理、情感、认知上看问题，在人们主观意识的影响下动态地运行着、发展着。社会记忆可以借助档案表现出来，具有开放性，并侧重于广泛传播；而档案具有相对封闭性，虽然本身具有社会记忆的功能，但需要经过许可方能发挥社会记忆的作用。档案经历时代变迁、保管不当或人为因素，会损坏、丢失，致使利用价值丧失；社会记忆则不然，只要有人记着，那记忆就不会消失。社会记忆可突破时空限制，将档案内容重拾，虽不能确保真实性、完整性，但也是对档案的补充或印证。

（三）企业档案与记忆的传承

企业对社会发展的重要性，使企业记忆成为社会记忆构建的重要主体。作为承载企业记忆的载体——企业档案，是企业组织记忆构建和传承的基石，具有极高的保存价值。社会记忆观为企业档案资源建设提供了新的视角。谢伦博格在《现代档案--原则与技术》一书中指出“档案不是搜集物”，它“经过自然的进程逐渐汇合在一起，达到了最终的摆列顺序，它是一种生长的结果”。企业档案是在企业实践活动产生和形成的，来源于企业一定活动和目的的具有内在联系的组合，反映着企业过去与现在，并为理解企业发展提供依据。企业档案是企业后人零距离认识企业发展历程的工具，后人可为企业的辉煌感到光荣，也可从企业发展曲折中吸取经验。因此，企业档案不论从人才培养还是管理决策方面，均有利于促进企业可持续性发展。例如美国著名皮革制品品牌Coach集团官网推出Coach历史传承和Coach传承视频栏目，以视频形式演绎着Coach从1941年创建到2014年发展的历程，记忆着Coach的传奇，展示着各种经典皮包。除此之外，Coach旗下的设计师也从记录中的经典皮包中找寻灵感，将经典与现代元素结合打造出工艺精湛、赋予灵魂的作品。Coach集团此举，不止在经济全球化的背景中开拓了市场，提高了经济效益，也打造了“经典工艺，不朽传承”的独特企业记忆。

二、企业档案资源体系的构建

（一）记忆视角下企业资源体系的构成

从社会记忆角度出发，企业档案资源体系可由四部分组成，即企业历史档案、企业生产经营档案、企业文化档案、企业综合记忆档案。其中，企业历史档案包括企业形成发展过程、具有重大影响的大事记及重要人物等。企业历史档案是企业记忆构成的主干，是宏观反映企业发展演变的重要载体，所以企业历史档案是企业档案的灵魂。企业生产经营档案主要是企业生产涉及的材料、工艺和经营的管理策略、研发等创造企业效益的档案资料。生产经营档案是支持企业运转，指导企业制定合适战略及提供经验依据的重要材料。它以满足各项活动在证据、责任、信息等方面的需求为目的，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业的生产经营提供服务，是企业档案体系中的最基础性档案。企业文化档案指与公司文化相关的，对公司有保存价值的文书、声像、实物等不同载体形式的档案，是企业树立良好品牌形象的钥匙。企业文化档案可以反映出企业精神和企业品质，为企业文化建设提供借鉴和参考，对企业建设有着宣传推广和教育作用，良好的企业文化氛围有利于企业长远发展，因而企业文化档案是企业档案体系的血液。综合记忆档案是除了企业历史档案、生产经营档案、文化档案之外的其他档案，是企业档案体系的补充资料，经过管理者整合利用，也可从中探取独特的企业记忆，以小见大折射出企业发展状况。

（二）企业档案资源体系建设中存在的问题

1.管理创新滞后影响记忆传承

企业日益进步，对企业档案建设要求也越来越高，需要在原有档案体系建设的基础上不断创新以满足发展的需要。为满足这种需要，档案数字化工作提到议事日程。在现代企业中，数字档案资源的收集直接决定着记忆的完整性。企业信息化依然成为增强企业可持续发展、提高企业竞争力和经济效益的重要支撑。企业积极建设知识库、知识平台为企业发展提供智力支持，但很多重要信息仍处于“游离”状态，档案得不到及时收集整理，致使企业记忆流失。这要求企业不仅要在硬件上完善档案数字化，更要在制度管理上不断创新，符合时代发展要求，让企业记忆跟随时代发展潮流以更受大众欢迎的方式保存与传承，成为时代发展的一个独特记忆。

2.不注重开发利用及专业人才的培养

档案是记录集体记忆的载体，是激活集体记忆的重要媒介，而如今安然存放在档案室的企业档案却无法释放其记忆能量，因为员工在高度紧张、高度运转的工作方式下，无暇主动了解、使用借鉴企业档案，这就要求企业档案工作者拓展档案利用服务方式，系统、深入地整合档案资源，用生动、简单、明了的方式将企业组织记忆主动呈现给企业员工，在潜移默化中实现企业记忆的激活与传承。而要将企业档案室变成企业记忆智慧库，最大程度地发挥企业档案人员在企业记忆传承中的决定作用，企业就必须将档案专业人才的培养成本算在企业经营总成本中，用优秀的人才资源建设促进企业的档案资源建设。

3.思想观念落后导致档案资源建设掣肘

同国家档案综合档案资源建设具有法定强制性相比，企业档案资源建设更依赖于企业内部领导层的重视程度。目前，中小型企业出于成本考虑，一般不会设置档案室，也不会招聘专业档案人员，大多是由行政文员兼任档案管理员。发展中的大型企业虽设有档案室，但对档案资源建设投入的资金很少，使档案资源的收集整理受到了制约。较为成熟的大型企业现在一般都设有较为完善的档案管理体系，但企业早期发展的档案也不能保留齐全，这就造成了记忆断代，而这种企业记忆的断代也容易造成部分社会记忆的断代。

三、社会记忆视野下的企业档案资源建设的策略

（一）提高档案意识

对企业而言，每个员工都是档案的形成者、收集者，员工档案意识的强弱直接决定着企业档案资源建设的好坏，决定企业记忆的存毁。企业档案部门应利用多种方式宣传企业档案资源体系构建的重要性。比如，定期召开座谈会，以档案实例给员工讲述企业档案对企业发展的影响。比如，借助海报、杂志以及新媒体向大家传播档案的基本知识，像山东鲁能人力资源中心就以微信电子杂志的方式，每月将山东省各国家电网单位的档案文章或档案工作注意事项传播给公司员工。当然，在快速运转的社会中，用微博、微信传播档案信息，虽能大范围、高速度地让人们知道档案，但这种快餐式的宣传方式也会很快被其他热点覆盖，所谓“7秒的档案意识”是不足以满足新形势下社会记忆构建需求的。因此，加强档案宣传，提高员工档案意识，让每一名员工都主动自觉地为企业档案资源建设提供信息，提升对企业记忆乃至社会记忆的保存意识，才是企业档案资源建设的必由之路。

（二）加强制度建设

没有规矩不成方圆，完善的制度体系是企业档案资源建设的有力保障。企业应在遵循《企业档案管理方法》的基础上，从企业个性出发制定合适的档案规范。比如，房地产行业以工程项目档案为主，档案建设侧重于工程项目的提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设系列档案；汽车行业侧重汽车的制造、生产、销售等档案资料。在企业建立“以总部为中心，覆盖分公司”的档案管理体制的同时，政府可以创造“大档案”的环境，让各具特色的行业档案，以网站、展览等形式展出，从中了解行业的历史、特点和优势，探索发展方向，提供经营策略，打造行业社会记忆。

（三）多元化收集企业档案

全面收集企业档案，完整展现企业发展状况，是建立健全企业档案资源体系的重要基础，也是构建完整企业记忆的必要前提。由于企业根据市场需求不断转变策略，调整经营方向，致使企业档案收集具有阶段性。而企业重大事件的发生又往往是企业记忆的关键节点，为避免记忆流失，企业档案收集应注重多元化，在关注传统纸质档案的同时，也不可忽视声像档案、电子档案、口述档案、实物档案等是企业档案资源体系的合理构成部分。例如，德固萨企业档案服务中心收藏的档案，就包含了历史档案、企业计划、执照、海报、图片影像、录音磁带、印刷品、广告、图书藏品和文物展品等。因此，企业应主动将与企业有关的文献、实物收集归档，并向资深员工、中高层管理者收集口述档案作为档案的补充资料，夯实企业档案资源体系的基础，保证企业记忆 的完整性、连续性、真实性。

企业档案资源是构筑企业组织记忆的基石，是社会记忆构建的重要组成部分。塑造与维护真实的企业组织记忆，需要从多维视角开展企业档案资源的收集整理工作，合理规划和引导未来企业档案记忆资源体系的整体性构筑，担负起企业对社会记忆承担的责任。

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