办公自动化中的计算机技术应用

周廷轩

摘 要目前，办公业务已进入了办公自动化模式，不仅极大的提升了办公效率和便捷性，还增强了信息的精准性和安全性。本文主要对办公自动化中计算机技术的应用做了分析，分别从独立性、完整性、安全性、并发控制性、加密管理、用户访问认证六个方面对办公自动化的特点做了阐述，并从文字处理技术、数据处理技术、网络技术三个方面分析了计算机技术在办公自动化中的具体应用。

【关键词】办公自动化 计算机技术 应用

目前，计算机技术已融入了人们的生产、生活中，涉及各个领域，无论是企业单位、政府机构、交通工程、学校教学、物流行业等都离不开计算机技术。在现代办公自动化中，计算机技术已应用到各环节中，让办公自动化的运作更为高效和便捷。但仍有许多企业没有充分认识到办公自动化，而且有的人员对计算机技术的操作和掌握存在不足的情况，这些都不利于计算机技术的优越性在办公自动化中得到体现，所以，加强对办公室自动化中计算机应用的分析和研究有着深远的意义。

1 办公自动化的特点

1.1 独立性

计算机用户在运用计算机数据库或者程序过程中，数据库和程序间的逻辑结构具有独立的特点，两者互不干扰。办公自动化用户在登录数据库并对数据进行查询中，以及使用计算机应用程序的过程中，都能独立完成，这两者间的操作行为也是互不影响，相互独立的，所以，计算机数据库和应用程序之间具备物理独立的特性。

1.2 完整性

在办公自动化中计算机技术的应用具有三个子特征，体现在信息的完整性和准确度以及数据程序在处理中的一致性。不同用户运用相同的办公软件和数据库，登录相同的办公账号等，都体现出数据是具有一致性的。而在使用数据库过程中，所输入的数据值同数据表中的类型是相同的，体现出信息的正确性。用户把数据库中的数据运用于办公室的实际运作中，其数值在约束上是一致的，体现出信息的完整性。

1.3 安全性

为了能够让办公自动化信息更为安全，通常会运用多种安全防护手段对信息进行防护，例如，对办公中的重要数据进行重点文件保护，并将其与办公数据库中其它数据进行区分，此外，在办公自动化常用软件中，可通过数据授权对登录权限和账号等在后台进行监控，同样的对办公数据库中的有关数据，必须在进行隐藏和加密后再传送到服务器云端。

1.4 并发控制性

如果办公计算机数据库中同一个数据被多个用户调取，就容易导致同一数据和相同时间中，数据被多个办公用户存储和下载的情况发生。若办公用户中某个用户修改了数据后再进行存储，这就很难确保办公数据的准确性和科学性，因此，就需要采取措施来应对并发事件，从而避免办公数据出现错误。

1.5 加密管理

在计算机中对自动化办公运行数据进行存储，其数据量是十分庞大的，而且这当中有的数据是高机密性的。为确保高机密性数据的安全，计算机数据库的管理人员就必须对数据库进行加密，这就需要运用计算机中的数据库加密技术来完成。比如，运用办公软件和加密程序等对机密数据文件进行密码设置，再将设置好是文件存储到数据库中，从而防范因数据库遭破坏而造成机密数据丢失或被盗取的情况发生。

1.6 用户访问认证

在计算机管理技术中，办公自动化用户访问认证是非常普遍的外围技术。此技术用于限制非法用户的访问，通过方式则是对用户身份进行验证。当办公用户进入到计算机数据程序后，数据库管理系统将会对用户进行自动提问，而用户只有输入正确的认证信息后才能进入到计算机办公程序中。用户身份认证技术是将用户在计算机中已存储的身份信息与登录的信息进行效验核对，当信息一致后就可以通过验证达到登录。

2 办公自动化中计算机技术的应用

2.1 文字处理技术的应用

文字的处理在人类发展中经历了漫长的历程，从最初的手写发展到调版印刷，再到现在的计算机文字处理技术。运用计算机对文字进行处理，在进行编辑中，录入效率高且输出更便捷，从而形成了运用计算机进行文字处理的现代办公系统。在办公系统中文字处理是基础内容和根本。运用WPS、Word等软件进行文字处理，能够实现文字的录入、编辑、文字域排版、文章美化、设置页眉页脚、信息标注等。此外，在这些软件中，仅开发的文字“域”功能，就能调整文章日期，更何况还有新推出的功能，有利于职工的书写工作，提高办公效率。

2.2 数据处理技术的应用

对数据进行收集、分析、整理等是数据处理技术的主要功能，目前应用最广泛的数据处理软件是Excel。运用Excel中的数据处理技术不仅能够让数据更为清楚直观的展现出来，确保数据的简洁性，还有利于保留数据的独特性和持久性。对于办公自动化职员而言，需要清楚Excel具有的功能和具体的操作，再根据软件中的技术功能，对所得信息数据做分析并做进一步处理，然后对处理后的数据结果进行多角度的分析，最终获得办公所需信息。

2.3 网络技术的应用

目前，网络技术已涉及到人们生活的方方面面，得到了广泛应用，主要表现在下面两个方面：

（1）运用电子邮件进行网上沟通，各公司各部门之间是独立且具有关联的，因此需要信息进行相互交流，運用电子邮件有利于促进信息的交流，且更为安全和便捷。在这个信息传递过程中，能有效避免错误的出现以及延时等情况，增强了办公自动化的准确性和整体效率。

（2）运用电视会议进行开会，经济的不断发展促进了全球化的发展，以往工作人员要开会必须要提前做出安排，而且并非所有人都能到场。但电视会议的应用就没有时间和地域的限制，随时都能参加会议，并能在线探讨工作事务，有利于办公人员提高工作能力和工作效率。

3 结语

计算机技术在各领域中已得到广泛应用，尤其是在办公自动化中计算机技术的应用得到极大地重视，所以，需不断增强办公自动化中计算机数据库管理技术的研发力度和完善程度，提高办公人员计算机水平和信息安全管理意识，从而实现提高整体工作效率。

参考文献

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作者单位

武汉市武钢三中 湖北省武汉市 430080endprint