档案管理信息化建设的改进策略分析

李莉

摘要：档案管理是确保档案安全的必要工作，这正是我国档案管理体系存在的原因。在社会经济不断发展的新趋势下，信息技术进一步普及，这也给档案管理工作带来了新的契机与挑战，即是说做好信息化建设是档案管理工作的首要任务，为此文中将进一步分析改进策略。

关键词：档案管理;信息化建设;改进策略

我国的档案管理体系，其存在的初衷是为确保档案的安全，并且进一步提升档案建档、整理及分享的效率。这是重要且关键的任务。所以为提升管理效率与质量，必须要从当前的趋势出发去思考，实现档案管理体系的信息化建设。

1 提升档案管理人员信息素养

档案管理工作需要由档案管理的专业人员队伍去完成，这是众所周知的，不可否认的事实。但是虽然我国多数档案管理机构当前都已经开始实施信息化的管理方式，但是档案管理人员的信息素养却依然不符合档案管理专业人员的基准。档案管理工作是一项细致复杂的工作，包含了许多环节，从建档到档案归纳、管理与调用，每个环节，在信息平台上进行操作，都需要管理人员首先做到娴熟的运用相关软件程序的不同功能。而且要具备档案管理工作所必需的细心、谨慎、诚实等专业素养。所以为确保员工能够具备这样的素养，企业必须要更积极的开展员工培训，组织内部档案管理人员参与，并且要确保培训的系统性，对于培训课程要进行细化安排，而不是将老带新当成培训，因为只有系统性的规划培训，才能真正将理论与实践结合起来，让员工真正向着专业化的方向发展，更加娴熟的运用信息技术去完成档案管理工作。除此以外，还应当将职业道德教育融入培训体系中，让档案管理人员意识到档案管理工作的重要意义，所以必须要以严谨认真，一丝不苟的态度去对待，不可有丝毫松懈怠慢，这才是档案管理人员应有的状态。

2 引入创新性的管理技术

时代在不断发展，趋势在不断变化，技术的发展与革新，也是时代更迭之下的必然走向。对于档案管理工作来说亦是如此，为了达成信息化建设的目标，如果内部所使用的管理程序版本陈旧，功能不健全，是无法适应当前管理工作的。因为随着时代的不断变化，档案的类型越来越复杂，存储量越来越多，管理难度便越来越高，工作量也会越来越大。所以只有不断更新管理程序的版本，完善功能，才能确保管理工作效率更高，质量更高。为此档案管理机构应当及时引进新的管理软件或是革新软件版本。确保系统功能与当前的管理需求相符合。例如为了确保档案安全，当前许多重要档案的调取，都需要用到验证技术，并不是单纯的密码验证，为避免出现密码被破解的风险，虹膜认证、面部认证等认证技术也都在不断普及。所以档案管理机构也应当积极引入这类技术，以保证档案管理系统的可靠性。确保档案管理工作更加顺利的推进。

3 明确管理规章与权责

档案管理工作并不是仅仅由一个人去完成的工作，每一份档案，也都不能随意的被任何人调取。特别是在信息化的趋势下，档案在信息化的平台上，以信息形式存在，所以如果每个管理人员都有权限去调用档案信息，而且无操作记录可循，那么很容易导致档案信息泄露的问题，或是在出现管理问题时将责任推给他人。所以要保证档案管理工作的有序推进，就必须要明确管理的权责，每天每个班次的管理人员，都应当在系统上有登录信息，调取任何档案档案，都必须要首先进行身份认证，如指纹或是虹膜认证等，确保他人无法盗用本人身份，档案传输也应当有垄断的专门渠道，例如在管理程序中可内置邮箱，限制外部程序传输档案，并且留存档案查询、调取、传输的记录，这样才能够保证档案的管理流程，甚至每一步操作均有据可循。此外针对档案管理规章责任制以及奖惩机制也要不断完善，要确保责任落实到个人，奖惩合理，体现规章的公正性与威慑力，才能具备实际的管理意义。

4 提升网络环境安全度

信息化的建设基于网络环境，而网络环境下，最应重视的一个问题，便是网络安全问题。特别是随着大数据理念的普及，云技术的推广，网盘、网络邮箱成为了信息传输与存储的主要渠道。即便是档案管理机构内部的专属系统，也都是要依靠个人数据信息去登录的，而数据信息的加密方式如果缺乏可靠性，并且沒有可靠的安全检测与病毒查杀程序去维护网络环境安全，便很容易导致档案信息泄露、被窃取或是被篡改等恶意行为的出现，影响档案安全。所以为保证管理可靠性，必须要首先提升网络环境的安全度。首先必须要引入专业的网络安保软件，同时要普通以上所述，不断完善信息管理系统的认证功能，加入虹膜认证、芯片认证、人脸认证等更加可靠的认证方式，才能尽可能避免网络环境安全风险的出现。

5 结语

档案管理工作有着责任重大，技术要求高与工作量大等特征，特别是许多涉密文件的管理，甚至关乎社会安全。而在信息时代下，信息化建设则是档案管理工作的首要课题。为此文章针对性讨论了档案管理信息化建设的要点，望促进工作改革。

参考文献

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