论档案管理电子化的重要性

邸文君

【摘 要】什么是档案？《中华人民共和国档案法》为档案作了定义：指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。档案是原始记录，是历史，能反应一切活动的原始面貌，所以，档案并不是新产生的事物，而是由有形的原始记录材料转化而来，具有极其重要的历史价值，我们有责任、有义务管理好日常工作中的各类档案。

【关键词】档案管理；电子化；重要性

一、档案管理的重要性

首先，因为档案是一切人事、活动的原始记录，所以-一个单位档案的建立能够确保在有需要的时候能够做到有据可依、有证可查。在如今经济高速发展的现状下，良好的档案管理变身为一座坚固的桥梁，为工作的正常有序开展打下了坚实的基础；其次，我们能够通过对档案历史数据的统计分析，对某一项工作的发展做出趋势线判断，或者通过数据分析的结果，判断我们所做的决策是否正确，需要进行怎样的调整，为今后更好更有效的开展工作奠定了基础；最后，档案也是一个单位的成长记录，是这个单位的文化沉淀，是单位的内涵及外在形象体现。

二、档案管理与保护的要求

《中华人民共和国档案法》对档案工作的基本原则作了规定：统一领导、分级管理、维护档案的完整与安全、便于社会各方面的利用。基于国家对档案工作所作的具体规定，一个单位的档案管理与维护应该要做到统一领导、集中管理、对档案进行维护管理并确保档案安全、便于社会各方面的利用。

（一）、单位负责人统一领导。目前，传统的档案管理工作，存在诸多弊端：不规范、易损坏、易泄密、易丢失、保存成本高昂，无法统计，查询不方便，往往要找一个文件需要花很长时间到档案馆（室）翻阅查找。近年来，随着信息技术在档案管理工作中的广泛应用，传统管理环节或增加或复杂或弱化，尤其是档案接收的范围、时间、载体和实现方式、利用形式等发生了很大的变化，传统的档案管理模式无法满足现代化的工作需要，已经面临全面改革。

（二）、单位档案实行集中管理。一个单位，有很多不同种类的档案，如人事档案、文书档案、财务档案以及与专业工作相关的业务档案等，如果单位具备条件，最好能由专业人员采取专业的设备技术实现集中管理。能更好的实施各项工作制度、能减少管理及维护成本、能节约管理场地的建设、能充分采用先进技术设备进行现代化管理、能减少档案的安全管理难度等。

（三）、档案的维护。日常我们要对档案的全面完整性、真实性、时效性以及规范性进行维护，这是档案管理最起码的基本要求，完整有效规范的档案才能为档案工作提供必要的物质基础。全面完整性：主要是指三个方面，第一是数量的完整，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。第二是质量意义上的完整，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌，第三是要避免在档案的保管和利用过程中，因各种理化因素或有害生物对各种档案制成材料产生不同程度的损害，一旦发生这些情况，为了使这些破损档案恢复原貌，继续发挥作用，必须由专业人员对破损档案进行及时修复。

（四）、档案的安全防护。安全主要有两方面，一是力求档案本身不受损坏，切实做好防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作，延长档案寿命，即保证档案管理物质安全；二是要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。档案室管理所用的电脑及数字档案需进行加密处理，档案室内需安装360度无死角摄像头，同时还需做到人离锁落、定期对档案室进行检查清点等。

（五）、档案的利用。档案利用是档案利用者通过档案利用工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。这是档案管理的根本目的，是档案管理的价值体现，所以档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应该要以方便利用为目的而不断进行优化，尽可能提供高的服务效率和服务质量。首先在档案收集过程中一定要做到全面完整，同时除了首次收集外，在日后的工作中还要将人事或其他工作的整个变化过程所产生的有用的资料进行及时补充收集整理，只有掌握丰富、齐全、完整的原始资料，才能形成高质量的档案，才能在提供利用上掌握主动权。反之，档案的利用工作便失去了物质保障。所以档案的收集及接受相关的制度流程一定要制定完善并严格执行；其次，对于收集的档案要加强审查并整理归类。传统的分类检索方法主要是通过全宗目录、卷宗目录及卷内文件目錄进行检索。所以说，档案，一定要充分利用才能体现其价值，单位的各位领导也一定要重视档案的管理单位的发展才更有可能蒸蒸日上。

三、档案电子化建设

档案电子化建设就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案电子化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。在《全国档案事业发展“十二五”规划》中就提出：“贯彻落实国家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神，加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设。做到电子目录、全文数据与纸质档案同步进馆。按照有关规定，在试点基础上推动机关电子文件管理工作……在深入调查研究的基础上，逐步完成全国范围的专业档案资源体系规划。”

四、降低档案管理成本

传统纸质档案对保存环境要求过高，环境的温湿度、防火、防水、防盗、防鼠。本项目的建设将对各部门、单位形成的电子文件进行集中统一管理，将比传统的办公方式下各部门、单位的分散管理要节约大量成本，减少重复劳动，提高工作效率，且易于专业化管理。

五、档案信息资源共享，提高效率

系统建成后，免除了“信息孤岛”的现状，实现了信息资源共享，各级各单位在得到相应授权后可随时根据工作需要调取查询档案文件，档案管理系统将进一步增强和扩展传统档案管理的功能，进一步提高审批系统的办公效率和社会价值。通过OCR技术对档案进行文字识别后，可进行全文关键字查找，提升档案文件查找的速度，精度。最大限度的减少档案管理人员的劳动强度，提高档案工作的效率和质量。

六、提高档案管理工作的安全性

通过对档案数字化，为使用者提供便利，快速查找，档案数字化后的安全问题全得到很大的提高，对于没有权限的人员是无法查看的，通过异地备份，在发生重大自然灾害后档案的完整性不会受到任何伤害。电子数据全是通过特殊方式进行加密的，其它任何人员无法在没有授权的情况下，对档案数据进行查看。大大提高了档案工作的安全性。

七、适应现代化办公和上级部门的要求

贯彻落实国家档案局有关指示精神，全面提升档案管理水平，充分利用现代化信息技术手段建设数字档案信息化，以适应现代化办公要求。确保使用人员的操作可追溯、使保密档案能长久安全的管理。

档案工作要适应未来的工作环境，迎接新技术革命的挑战，必须从现在开始加强对电子档案管理问题的研究和创新，尽快掌握现代化管理的有关知识和技能，采用现代化信息技术武装档案部门，提高档案管理和利用现代化技术，以适应未来对档案事业的发展要求。国家在各个时期颁布的规划、方法及条例，证明我国对档案管理事业的重视程度，国家的档案管理事业的规划真正逐步走向规范、先进的行列。

【参考文献】

[1]丁海斌.论档案的价值与基本作用[J].档案，2012，（04）：10-13.