档案管理信息化建设之我见

常煜婧

【摘 要】站在新时代历史起点下，档案管理人员要时刻高举“中国特色社会主义”伟大旗帜，认真学习、领会“习近平新时代中国特色社会主义思想”，并有效强化档案管理与信息化建设的有机统一，使新时代的档案管理工作，呈现出“信息化”、“高效化”、“数字化”特点，从而为人力资源及社会保障事业，迈上一个崭新的历史台阶。本文以档案管理中的信息化建设为主题，试图探寻出一条新时代的高效档案管理工作路径，并希望藉以此文，为我国的档案管理信息化建设，做出积极贡献。

【关键词】档案管理；信息化；人员信息；数据库

在档案管理工作中，信息化建设是一项重要的工作任务。笔者根据我县人力资源和社会保障局的档案管理信息化建设过程，总结出了一些档案管理信息化建设经验，希望能够为档案管理工作的信息化建设揭示出一条有效路径。具体来说，我们首先完善档案管理中的电子数据库建设，为档案管理信息化提供了基础；其次认真做好纸质档案的数字化加工工作，确保信息化档案管理的实效性；最后统筹协调各相关部门的数字化资源整合，提升信息化档案的实用价值，在总体上取得了令人可喜的工作成绩。以下结合情况，分别进行介绍。

一、完善档案管理中的电子数据库建设，为档案管理信息化提供基础

作为档案管理信息化建设的基础，数据库建设具有着重要的意义和价值。我们在信息化档案的数据库建设中，要求相关建设人员，能够根据本县的特点，架设便于我县档案管理、符合我县档案信息化建设特点、能够促进本县档案信息化建设长远发展的数据库。我们在数据库建设完成之后，根据本县档案管理的实际特点，设置专门的档案数据库管理人员，使得我县的人员档案全部被录入了档案管理数据库中，实现了数字化全覆盖的要求。

二、认真做好纸质档案的数字化加工工作，确保信息化档案管理的实效性

在档案管理信息化建设中，档案的数字化是工作重点，我们对于没有实现数字化的纸质档案，我们认真做好了字化加工工作，从而确保了我县信息化档案管理的实效性。具体来说，我们对于纸质档案中可以进行扫描的内容，利用扫描仪进行数字化加工；对于纸质档案中需要录入的文字，由专人负责打字加工。这样的工作方法使我县的档案实现了100%数字化加工，让我们的档案电子数据库能够包容更加全面的档案资源，从而有效实现了档案管理信息化建设。此外我们还在档案的数据加工过程中，对一些特殊人员进行了标注，如“离休干部”、“军烈属”、“劳动模范”等，标注了他们的基本信息，方便在今后的政府补贴过程中对他们实行照顾。

例如我们在对于村民“刘某”的档案数字化加工过程中，基于“刘某”在1951年参军并参加朝鲜战争的特点，为刘某在数字化档案中标注了“朝鲜战争参战人员”的标签，此后在政府对“朝鲜战争参战人员”统计并发放补贴的过程中，在方便了对刘某进行信息查询的基础上，使刘某顺利地获取到了补贴，从而提升了档案管理工作效率，使人民获得了满意。

三、统筹协调各相关部门的数字化资源整合，提升信息化档案的实用价值

档案管理信息化建设，是为了进行实际运用。我们在档案管理信息化建设过程中，紧密协调县政府的相关部门，利用制作档案查询网站，使各部门能够通过互联网技术对所需人员档案资料进行信息化查询，以此提升了信息化档案的实用价值。此外，利用这样的信息化建设，为我们的各级政府部门，缩小了工作时间，减少了办公环节，从而让档案信息的采集工作，切实实现了信息化。

在人力资源和社会保障局与其他政府部门的数字化资源整合过程中，我们与各个相关部门的管理人员进行了多次密切协商，找到各个相关部门对于信息化档案的查阅需求，为我们的档案查询网站的建设提供了基本方向。之后我们在档案查询网站的建设过程中，将网站与档案管理数据库相连接，并为各级政府相关部门，整理和发放了网站账号，根据各部门的信息化档案查询需求，设置了不同的权限。因此，此后我县各级政府在信息化档案管理网站上，能够进行更加快捷、高效的档案查询，全面提升了我县各级政府部门的工作效率，从而让我县各级政府部门的工作人员“少跑路”、“多获取”，切实体现出了档案管理信息化建设的实用价值。

总而言之，档案管理中的信息化建设，是提升我们人力资源及社会保障部门工作效率的重要工作内容，需要我们积极地加以完善。我們在档案管理中的信息化建设过程中，基于本县的实际情况，建立了本县档案的电子数据库；将未实现数字化的档案，全部进行了数字化加工；并且统筹协调各相关部门的数字化资源，使各相关部门能够通过互联网途径查询档案内容。通过这样的信息化建设，我县的数字化档案率达到了100%，使我县做到了数字化档案全覆盖，真正促进了我县的档案信息化建设。

【参考文献】

[1]朱烜莹.浅谈档案管理信息化建设的必要性[J].《经济管理（全文版）》，2018，2（9）：139-140.

[2]韩晓雪.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].《经济》，2018，1（6）：163-103.