探究项目范围管理

徐燕红 徐载娟 张丽娜

摘要：70%的项目像一个“无底洞”，做了很久也没做完，导致项目团队士气低落、项目失败。成功的项目范围管理能有效地避免此问题的出现。本文在研究项目范围管理的概念、作用性及其失败的原因分析的基础上，对项目范围管理提出几点建议。

关键词：范围管理；客户需求；变更控制

一、引言

随着知识经济的发展和信息社会的进步，项目管理体系越来越受到各行各业的重视与应用，成为应用最为广泛的管理学科的新领域之一。然而，在企业的项目管理实践过程中，新的问题不断涌现，导致项目管理失败的案例远超成功的案例。这些高失败率的项目案例，主要是由于项目范围管理的失误造成的。失败的项目范围管理在很大程度上影响着整个项目的时间、成本和性能，使整个项目陷于高度风险中。在实践中，70%的项目没有在规定的期限完成，90%的项目超出预算。由此可见，研究项目范围管理的重要性与必要性。

二、项目范围管理概述

项目范围管理是指为了达到项目目标，对项目的全部工作内容及范围进行定义，确定项目的目标及其交付成果。在项目范围管理的定义中，包含产出物范围与工作范围。产出物范围是指项目所交付的产品或服务要包括的性能和功能。工作范围是指完成交付物所要做的工作，即哪些工作需要做，要做到什么程度才能完成交付物。为了有效地达到项目目标，产出物范围与工作范围需要保持高度一致。产出物范围应分解为一系列要素，确定最终交付物有哪些。而工作范围则应以产出物范围为基础进行层层深入，为了完成交付物需要做哪些工作。即产出物范围决定工作范围。

三、项目范围管理的作用

1.提高费用、时间和资源估算的准确性。项目范围没有得到有效的确定，则工作内容不明确，工作内容不明确则项目费用、时间和资源估算不明確。这样对项目管理带来巨大的挑战，导致项目的风险性大大提高。项目范围管理能提高项目费用、时间和资源估算的准确性，避免成本超支、延期交付等问题。

2.确定项目进度测量和控制的基准。项目范围确定项目的工作边界，也为项目计划提供了坚实的基础。项目经理能根据项目计划不断地监测项目实际工作内容与项目计划的偏离程度，并对这种偏差进行原因分析及采取相应的措施。因此，项目范围为项目进度测量和控制提供了基准。

3.有利于工作任务的委派。项目范围确定了项目的具体工作任务后，才能进行下一步的工作任务委派。项目范围为工作任务的委派提供了必要的保障。

四、项目范围管理失败的原因分析

成功的项目范围管理需要客户与承约商的共同努力。因此，对于失败的项目范围管理，客户与承约商双方都责任难逃。

首先，客户需求不明确。客户一开始对项目需求定义不明确，在项目进行过程中对项目需求不断地进行修改，导致项目范围不断地变更，增加项目范围管理的难度，影响项目的顺利进行。另外，客户对项目需求表达不够清晰，没有把定性的需求表达为定量的需求，导致承约商对项目需求的理解与客户脱离。比如，房屋装修要时尚。“时尚”一词就比较定性，每个人对“时尚”二字的理解都很可能不一样。这样定性的客户需求容易导致项目的失败。

其次，承约商的项目管理能力有限。承约商是指承接项目、满足客户需求的个人或组织。一个成功的项目需要完善的项目管理体系进行指导。承约商的项目管理能力有限体现在以下几个方面：第一，承约商没有很好地挖掘客户需求。承约商在做需求采集的时候，没有对全部关系人进行访谈，只对部分核心人员进行业务访谈，导致访谈效果不佳。承约商在与客户沟通的过程中，没有层层递进的提问客观地挖掘客户需求。另外，也存在部分承约商对客户需求挖掘不够重视，认为自己的技术水平比客户高，比客户更能理解该项目。第二，承约商缺乏必要的项目管理工具。例如IBM的项目管理平台、Primavera公司的P3、Scifomla公司的ProiectScheduler、三峡工程管理系统TGPMS等，这些项目管理软件从几万元到几百万元都有，如果能在项目范围管理过程中引入这些相应的工具，有利于项目的顺利进行。但有部分承约商为了节约成本，没有引入相应的项目管理工具。第三，在项目范围变更的过程中，承约商的项目范围变更控制手段不够规范，缺乏规范的流程与标准。例如，在遇到赶工期的项目范围变更时，承约商往往没有通过正式的书面通知进行变更，忽视了无依据决算的项目范围变更带来的潜在风险。

五、建议

1.准确理解项目需求。项目需求分析是一项需要承约商与客户双方不断进行沟通及确认的复杂工作，但其重要性处于项目范围管理系统之首。据研究表明，在项目实施阶段纠正一个需求缺陷比在项目需求分析时纠正一个需求缺陷的成本要高100倍。为了准确理解项目需求，承约商应对全部的项目关系人进行深入的沟通，最好采取面谈的方式。承约商在与客户进行需求访谈时应引导客户进行详细描述，并注意需求的细节。需求访谈的相关内容应包括具体的需求、性能需求、属性需求等。然后将收集到的需求信息进行分析。对需求信息进行分析时应对各元素、各组成部分进行逐步细化，深挖其联系与区别，并进行数据和功能建模等。最后，制作项目需求说明书让客户签名确认。

2.制作项目范围管理计划。“凡事预则立，不预则废”。成功的项目范围管理离不开成功的管理计划。项目范围管理计划在确定项目目标和项目产出物的基础上，明确项目范围管理的具体实施方案。项目范围管理计划应说明项目范围管理的工作任务有哪些，这些工作任务需要在什么时候开始或完成，有哪些人参与或负责这些工作任务等一系列问题。而一个成功的项目范围管理计划应有一个科学规范的项目范围说明书。项目范围说明书的主要内容应包括项目的合理f生说明、项目的可交付成果、项目目标、项目描述、技术规范等。项目范围说明书的详细程度与相关内容应由客户和承约商共同决定。

3.加强项目范围变更控制力度。内外环境的变化使项目范围管理变更在项目执行过程中成为经常遇到的问题。所以加强项目范围变更控制力度变得至关重要。首先承约商应认识到项目范围变更的普遍性与重要性。承约商不应遇到项目范围变更就丧失战斗力，也不应忽视客户的变更需求。承约商应分析此次的项目范围变更内容，变更后对后续工作影响有多大等。承约商不能无条件地接受任何的变更，这样会使项目陷入一个无底洞。承约商应让客户认识到此次变更的代价有哪些，并让客户签字确认。其次，科学规范项目范围变更程序。无论任何时候都要严格按照项目范围变更程序进行，不应因麻烦或赶工期等原因直接跳过变更审批单，让项目陷入风险中。项目范围变更管理时需要跟项目的三大制约因素（时间、成本、性能）结合起来。优秀的项目范围变更管理不仅能使承约商牢牢抓住项目的主动权，还可能给承约商带来新的项目。为了加强项目范围变更控制力度，可通过相应的控制方法进行。如通过建设和使用项目范围控制系统，对项目范围变更进行文档化管理与及时监督等。通过建设和使用项目配置管理系统，对项目各要素进行科学规范的配置，从而实现对项目变更各要素进行控制与管理。通过对项目偏差进行分析，能让项目团队及时地采取相应的预防及补救措施。

以上几点建议不是独立存在的，它们是相互影响、相互作用的，要科学做好项目范围管理，需要结合以上几点进行。不能只重视某一点，而忽视其他点。在项目范围管理过程中，承约商与客户的沟通很重要。为了提高项目范围管理的成功率，承约商与客户需要及时保持联系，并对项目的需求、计划及变更等问题要达成高度一致。

六、结语

在项目管理体系的九大模块中，项目范围管理占据首要的位置，是影响整个项目成功与否的重要因素。项目范围管理的好坏在很大程度上影响着整个项目的时间、成本和性能的有效掌控，影响整个项目的顺利进行。科学规范的项目范围管理不仅能降低项目风险，还为成功的项目打下坚实的基础。