“互联网+”背景下的综合办公信息化建设探析

刘虹阳

摘要：综合办公信息化建设的主要目的是希望能在单位内部实现不同部门之间统一的办公信息收集、处理、流通和共享。简单而言，就是要通过现阶段成熟的计算机通信技术来建设综合办公信息系统，本文主要分析了当前“互联网+”背景下综合办公信息化建设中存在的问题，并在此基础上就如何做好综合办公信息化建设进行了探讨。

关键词：综合办公；信息系统；信息化建设

引言

综合办公室集综合性、协调性以及服务型为一体，作为单位领导的参谋和助手，承担着参与管理事物和做好后勤服务的重要职责，同时还起着沟通上下和协调联络各个部门的枢纽作用。近年来，我国计算机信息网络技术取得了极大的发展，并被广泛应用于各行各业之中。目前，综合管理办公工作大多数日常事物都需要利用计算机及信息系统才能实现。为此，只有加强综合办公信息化建设，提高相关工作人员业务水平，才能更好适应现代企事业单位的发展要求。

一、综合办公管理工作的现状与发展

随着社会经济的不断发展，都发生了极大的改变，人类社会各项分工也越来越精细。综合办公管理作为当前社会经济发展的重要组成部分，其工作职责、责任范围以及工作模式也随之发生了根本性的变化。计算机技术和信息化产业的发展，极大的提升了当前社会生产工业模式的运作效率。因此，现代综合办公管理就需要在信息化的基础上，对各方面的信息和业务进行全面、准确、高效的处理。

（一）传统综合办公管理工作

综合办公管理主要围绕单位各项业务正常、高效运转而开展，主要负责联系单位领导和全体员工，传达和执行各项指示等工作。传统的综合办公管理具有以下几个特点：文件传递的方式主要为手工录入和文本形式，信息传递大多通过口头传递来完成上下级工作的衔接。这种工作模式由于落后的文件传递方式很容易导致信息出现遗漏或误差，而且文件可供检索性较低，也不利于长时间的保存。传统综合办公管理的特点与当时的社会生产力想匹配，然而在现代信息化社会已经明显表现出落后的态势。综合办公管理工作的管理机制和工作特点由于社会进步、经济发展以及不同的工作媒介等原因，其管理机制和工作特点也随之不断变化，因此，工作人员需要不断提高自身对科学文化水平的掌握程度以及业务素质水平，才能更好的适应当前社会发展的要求。

（二）现代化综合办公管理

现代化综合办公管理的主要特点主要包括：一是在便利的交通模式以及互联网的普及下，各种互联网技术以及软硬件系统的升级速度越来越快，加之在世界贸易自由化和全球化的影响下，日益频繁的贸易活动更会进一步推进技术的反战更新，在此背景下，综合办公管理工作的现代化程度将会不断的提高。二是相较于传统的综合办公管理，现代化综合办公管理对于职业有更加严格的要求。现代化综合办公管理工作不仅要求工作人员勤劳、敬业等优秀的品质，同时还要求其掌握一定程度的计算机网络技术以及能够熟练的使用各种常见的办公软件和工具。除此以外，还应具有成熟的工作协调能力。为此，综合办公管理人员则要在保持优良品质和职业操守的同时，加强对新技能和新知识的学习，以提高自身的综合素质。

二、做好综合办公管理信息建设工作的具体措施

（一）单位领导应加强重视

信息化建设是对传统的综合办公管理理念和管理模式的变革，同时也是一项耗资、耗时、耗力的综合性系统工程。如果在此过程中单位领导认可和参与的程度不够，就很难形成有效的顶层设计和系统规划，单位领导支持与推进的力度不够，也很难有持续改进提升的动力。因此，从一开始单位领导就要予以综合办公管理信息化建设足够的重视，积极倡导、支持和推动综合办公管理信息化建设，在信息化建设过程中给予员工关心、鼓励和支持，从而不断提高全体工作人员对信息化建设的认识，共同推动单位综合办公管理信息化建设走上良性发展的道路。

（二）注重全員参与

在开展综合办公管理信息化建设之初，一些员工片面的认为信息化建设应该是科技人员的工作，是个别部门的任务，与自己并没有太多关系。针对这种现象，我们在具体的信息化建设中，应尽可能让每一位员工都参与到应用系统设计中来，让大家一起讨论设计方案，使其明白信息化建设并不是某个部门或某几个人的事，也不是添置几台计算机那么简单，从而将员工参与信息化建设的热情激发出来。除此以外，还可以通过单独交流和做谈话等方式，使工作人员对各个系统的功能和作用逐一了解，共同为综合办公管理信息化建设的改进和提高献计献策。

（三）加强培训是保障

首先是要加强对综合办公管理工作人员的聘任和培养。选择具备较高综合素质和较强协作能力，同时还能熟练操作计算机的人员充实综合办公管理队伍，同时结合实际工作情况，定期或不定期组织员工参与业务培训，尽可能使每一名员工都具备较高的信息化素养，对现代信息技术和网络知识有一定程度的了解，而且能将其与自己的岗位职业结合运用，从而保证综合办公管理信息化建设的持续推进。其次是要加强应用系统应用培训。基于各个应用系统建设与维护的区别，应积极对相关工作人员开展不同方向的计算机技能培训，如系统的安装、维护、操作等。不断提升综合办公管理系统的信息化应用水平。最后是要建立一支具备较强专业性的维护队伍。一是借助数据中心专业技术力量，为综合办公管理信息系统的建设、运行和维护提供及时有效的指导和应用；二是要组织办公室系统人员开展信息系统应用集中培训，并负责综合办公管理信息系统的日常应用和维护。

（四）做好综合办公业务信息化建设策划

综合办公管理信息化建设是一个循序渐进的提升过程，切忌随心所欲和急于求成，二是要严格遵循其正常的发展规律，提前进行谋划和布局，并以此为根据逐步推进。为此，管理人员应与单位实际建设情况相结合，以统一规划、统一设计、统一组织为原则，依托不断完善升级的数据库平台，结合实际工作内容，有计划的进行应用系统的定制和开发，确保其建设有序，支撑到位“。在综合办公业务信息化建设中，还要保证对各项业务信息系统进行及时有效的优化和调整，使其具备较好的前瞻性、系统性以及较强的可操作性和完备的建设框架，从而在综合办公管理信息建设上提供切实有效的指导。具体事实上过程中，可按照一定的周期对信息化建设的重点进行安排，抓好每一个阶段的科研立项和项目落实，促进综合办公管理各项业务系统建设成效极其在统一平台上集成。

（五）统一建设标准

综合办公管理信息化建设的基础就是标准化和规范化，这也是确保信息化建设目标实现信息交换和共享的一个重要前提。如果建设标准没有统一，就会导致信息化建设陷入混乱。因此，在信息化建设的过程中，应依托单位建设标准体系，不断完善和更新综合办公管理信息系统，并在各个环节都要注重标准的落实，从而确保技术路线和操作规程的一致性。完成各个业务系统建设以后，再结合实践情况对其进行升级完善，最后再将其集成统一为一个标准的界面，使用统一的标准体系、用户认证和数据库。只有在信息化建设初期就建立起统一的用户标准，才能使系统的集成效果大幅提升，进而整合所有应用软件，使其形成方便統一的电子办公系统。

（六）坚持以用促建

综合办公管理信息化建设的前提是需求，先导是应用，关键是建设。只有这样，综合办公管理信息化才能具备持久力和生命力。为了尽快让大家改变传统的综合办公习惯，单位领导要积极为综合办公信息化建设创造条件，配备更多更全的硬件设施，完善学习和应用信息网络的环境，使工作人员能够在学习和应用实践的过程中逐步适应信息技术的应用方式，从而为综合办公业务信息化建设打下良好的需求和应用基础，进而确保信息系统的应用效果。

（七）简化信息系统

在综合办公管理信息系统的开发过程中，应充分考虑如何贴近使用者实际情况，使其操作更加方便使用。第一是前文中提到的应用系统的整合，通过将不同的业务系统集成于同一个应用平台，统一对用户登录进行认证这种方式，使综合办公管理人员每天开始工作时只需要登录进入综合信息平台，一整天的待办业务几乎都可以在该平台上完成。第二是对操作界面进行简化，采用图形界面的方式对操作步骤加以优化。例如：在会议管理系统的开发中，就可以通过图形界面的方式，将单位所有会议室以简单直观的图标方式进行排列，工作人员只需要鼠标点击图标就了解每一个会议室的使用情况，同时还可以会议室进行预定。第三是简化系统登录方式。工作人员登录系统时只需要点击自己头像并输入口令即可，操作简单直观。第四是不断完善应用程序。积极探索最新的综合办公管理新机制，重点落实各项综合办公管理业务的信息化工作，尽可能将原来需要由人工操作才能完成的复杂工作通过信息系统来完成，同时减少信息处理层次，加快传递速度，使办公效率大幅提升。

三、结语

总而言之，本文从两个方面人手，首先对综合办公管理的现状和发展进行了分析，其次是以单位本身为出发点，探讨了综合办公信息化建设的内容和策略。由此得出，在“互联网+”背景下，综合办公管理的信息化职能极其重要，不仅能够有效加强各部门之间的联系性，使工作效率大幅提升，同时还能为单位领导决策提供民主化信息，有效促进单位的和谐、持续发展。