大数据时代企业档案信息化建设初探

方爱明

[摘要]信息技术的快速发展，带来了社会信息化水平的提升，大数据是这个高科技时代的产物。而随着企业经营规模的不断扩大，企业在发展过程中产生的档案数据越来越多，传统的档案管理办法已经不能适应呈指数级上涨的档案信息的管理工作，因此，档案的信息化建设成为现代企业档案管理的唯一出路。本文针对大数据时代的企业档案信息化建设进行研究与讨论。

[关键词]大数据时代；企业档案；信息化建设

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.096

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）18-0154-02

在当今社会信息化水平飞速提高的发展阶段，大数据时代已成为人们讨论的热点。随着智能化信息终端的普及，企业在生产经营中产生的大数据迫切需要进行合理、有效的收集、整合、分析与处理，这就是企业所面临的大数据时代。在这样的时代，企业需要转变传统的档案管理模式，将信息化建设应用到档案管理工作中，实现信息与数据的统一整合并进行集中的分析、处理，从而提高企业的经营效率与经济效益。

1企业档案信息化建设的必要性

1.1档案信息规模急剧扩张

企业档案管理工作中，传统的纸质档案管理方法已无法适应企业信息化发展的需要，不能及时有效地对企业的经营决策提供参考作用。企业信息化管理中大量产生的电子文件已成为企业生产运营数据的体现，此类电子文件的数据量大、格式多样，包含文档文本、图片图像、音频视频等，如何从价值密度低的这些文件中快速检索，实现价值的提纯，仅仅依靠传统的档案系统是无法满足的，因此，为了实现档案数据信息的参考作用，企业只能运用云计算等新型信息化技术进行档案管理工作。

1.2办公自动化改变了档案管理的工作环境

科技的发展导致办公自动化逐渐取代了传统的企业办公方式，改变了原本的工作环境。现阶段，企业可以运用数字化、信息化技术实现OA系统与档案系统的对接，自动归档电子文件，能够通过互联网技术实时传递和存储数据信息，实现档案数据信息采集、处理、分析及整合的动态工作模式。

1.3档案信息资源的重要性不断提高

传统的档案管理环节，包括取阅、证明、整理、编研等，档案管理与应用费时耗力，已无法满足现代企业不断加快的工作节奏，不能实现档案信息资源利用即时、高效、集成、共享的工作需要。信息化的档案管理模式，能够实现档案信息的高效整合，能够实现海量数据的分析应用和资源共享。

2现阶段企业档案信息化建设过程中存在的问题

2.1企业档案信息化建设成本较高

要实现企业档案的信息化管理，企业就需要采购相关的计算机等电子设备、选聘专业化的档案人才、开发档案信息管理系统，还要将原本的纸质档案进行数字化加工，形成多种格式的电子档案，从而建立数据库。整个过程中所消耗的资金成本、时间成本以及人力资源成本，对于规模较小、实力较弱的企业来说，是一笔很大的负担。

2.2管理观念与管理方法过于陈旧

现有的档案管理工作，依然过度依赖纸质档案的管理，他们认为数字化的档案无法长久保存，没有认识到数字化档案数据库的重要作用，无法认清档案管理信息化建设的必要性和必然性。部分企业的管理者认为，档案管理的信息化建设就是开发档案信息管理系统，只是在一定程度上实现了档案信息化管理工具的应用。然而大数据时代档案服务的挑战，不再是档案信息的匮乏，而是档案信息的泛滥，单纯地靠档案管理工具是无法实现数据的深度挖掘。

2.3档案信息化建设整体规划不完善

部分企业盲目追求现代化建设，过度标榜所谓的“信息化办公”，在进行档案信息化管理时，没有依据企業发展的实际情况，合理开发档案信息管理系统，档案管理工作没有在前端进行管控，档案管理系统无法对接各项业务系统，从而无法实现对档案收集的全流程管控，导致档案管理的信息化建设虚有其表，并不能起到其应有的作用。这种情况下，也会降低企业的工作效率，为企业带来一定的经济损失。

2.4忽视档案信息资源的安全性

企业的档案信息中往往包含大量的公司机密和保密性档案，这些档案一旦流出将导致企业经营信息泄露，为企业带来安全隐患和财产损失。现阶段，有部分企业档案管理人员的安全意识较差，没能做到对档案信息的安全管理，致使档案管理系统受到不法分子的恶意盗取，造成信息泄露，这对企业而言是个重大打击。

3大数据时代企业档案信息化建设方法

3.1转变现有的档案管理观念及管理方法

现有的档案管理工作，其工作重点在于对档案及信息的收集和存储，认为“有一天能用得上”，忽略了档案信息分析与处理给企业带来的巨大作用。在大数据时代，企业领导者和档案管理人员急需转变管理观念和管理方法，制定相关的档案管理规章制度，充分实现档案信息的合理利用，通过大数据处理技术，对企业人事、设备、资产、工作、项目、业绩等相关数据进行分析，从而为企业的决策与经营服务，提高企业的经济效益。

3.2科学建设档案信息管理系统

首先，企业应尽快实现原有纸质档案的数字化，并按照统计学原理进行分类和存储。

其次，企业应开发适合本企业发展的档案信息管理系统，通过先进的技术处理手段，使档案信息管理系统能融入企业各项业务系统中，对档案的收集进行有效的前端管控，确保档案数据收集的完整性和及时性，并通过云计算技术，实现对档案数据的分析与处理。

最后，合理应用横纵分析和动态管理方法，在对档案数据沿时间线进行纵向比对的同时，也同其他行业、行业中的其他企业、企业中的其他部门进行对比，及时整理相关信息，剔除无效信息，从而提高数据信息的真实性与准确性。

在档案信息管理系统的建设工作中，企业需要注意以下几点：①进行档案信息录入工作时，应当尽可能详尽，保证数据信息的完整性；②由专门的档案管理人员进行数据更新和档案信息管理系统的维护工作，保证数据信息的准确性；③合理运用大数据技术，实现数据信息的快速删除、整理、分析和比对，保证数据信息的有效性。

3.3加强企业的整体网络系统建设

企业的整体网络建设越完善，越能实现企业档案管理信息化的优化与发展。企业需要引进更加专业的设备和人才，完善整体网络建设，通过现代的信息化技术与工作方式，实现档案的信息化建设，帮助企业提高经营效率和经济效益。

3.4提高安全意识，加强安全管理

为了保障企业档案管理工作的安全性能，企业应当对档案资料与数据信息的访问权限进行严格控制，禁止无关的移动存储工具与相关设备连接，定期进行杀毒软件的更新与升级，对企业档案管理系统进行定期维护与更新，降低被不法分子趁乘而入的可能性，并建立企业内部网络，与互联网进行隔离，从而保障档案资料信息的安全性。

4结语

大数据时代，对企业的档案信息进行信息化建设，是符合时代发展规律及发展水平的。档案管理人员要转变传统的档案管理理念，企业应科学建设档案信息管理系统，朝着信息服务的方向发展，凸显档案管理在企业经营中的作用，从而提高企业的经济效益。endprint