探讨医院物业外包服务的内控建设

王琪

[摘要]随着医院内部控制建设要求的不断提高，外包服务作为内控建设的重要环节，需要在识别风险的前提下，针对物业外包服务的各个环节，制定风险应对措施，以实现内控建设的目标。基于此，本文探讨医院物业外包服务的内控建设。

[关键词]物业外包；内部控制；医院

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.069

[中图分类号]R197.32 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）18-0111-02

1物业服务外包殛内部控制概述

服务外包是指，医院利用专业化分工优势，将服务事项委托给医院以外的专业协作服务商完成，达到更好地优化资源配置的运营行为。在后勤社会化改革的过程中，物业外包服务已成为多数医院的普遍选择。物业外包也从过去单一的业务外包，逐步向多方面、一体化外包方式转变，目的是充分发挥专业分工优势，降低运营成本，实现资源的合理配置。

目前，医院的外包业务主要集中在物业管理方面，包括保洁、绿化、保安、维修以及维保等。服务、成本和风险控制是决定医院后勤服务社会化成功与否的关键因素，内部控制是提高服务质量、控制服务成本、应对主要风险的重要保障，内部控制建设的好坏，对医院的运营管理、医疗服务质量及品牌效应等方面具有至关重要的影响。因此，本文围绕物业外包服务的风险识别、内部控制要求、岗位设置，以及应对措施等方面，探讨加强物业外包服务的内控建设。

2物业服务外包的风险

风险是指未来的不确定性对医院实现其目标的影响。无论规模、结构和管理模式，医院都面临诸多来自内部和外部的风险，影响医院既定目标的实现。物业外包服务主要包括以下风险：①不健全或不完善的服务外包审批制度，导致在实际工作中出现无制度可遵循，进而导致审批工作不标准、不规范，增加医院的无形损失；②服务商选择不合理，可能导致服务外包业务无法达到医院预定的经营目标；③服务商的法人主体不符合相关法律规定，再加上专业知识和技能的缺失，会无形之中增加医院的财产损失，严重的可能会惹上法律官司；④服务价格设置不科学，即价格过高会使医院的利润减少，在医药行业的竞争优势不明显；⑤外包合同条款中对具体事项的规定不详细，如风险、违约的事项等，容易产生纠纷；⑥对服务外包的监督和控制力度不够，进而导致服务的质量严重下降，不能快速在行业中站稳脚跟，服务外包的优势很难充分发挥。

3物业外包服务的主要控制要求

物业服务外包管理主要包括过程管理、供应商管理等，是对物业服务全过程的管理。物业外包服务的内部控制须围绕物业管理全流程，在识别主要风险的基础上，提出管理控制的具体要求。控制要求主要围绕医院管理制度的建设，供应商的选择，招投标的合法、合規性、合同签订等方面。

3.1规范、完善管理制度

医院应从自身紧急情况出发，建立和完善相应的管理制度，使在实际业务操作中，管理人员能够有据可遵循，能够对服务外包的范围和方式等，遵循统一的标准和要求。

3.2编制外包服务方案

医院招标管理委员会应下设服务外包业务小组，负责召集业务归口管理部门、服务外包需求部门、有关咨询专家，必要时还应包括法律及财会专业人员，为金额较重大的外包方案进行专业评估和反复审核。评估和审核的内容主要包括服务外包内容范围、承包方的选择方案、服务外包的成本效益及风险、外包合同期限、外包方式以及外包员工培训计划等，确保方案的可行性。

3.3使招投标管理流程标准化、规范化

服务外包业务归口管理部门，应根据承包方的特点，设置相应的遴选标准，对承包方的合法性、专业能力、技术水平，以及从业人员的综合技能等，进行全方位的评估和调查。对于金额重大的外包项目，医院要在相关法律法规的指导下，秉承公平、公正的原则，慎重选择承包方。

3.4强化合同管理

服务外包业务合同或协议，应对服务外包的范围、外包业务年限、后续费用增加条件、分包许可、安全、质量、进度、付款条件、验收、保密、赔付以及监控等方面进行严格规定，并跟踪检查、定期评估承包方的履约能力和管理情况，对造成损失的，要及时进行索赔。

3.5制定外包服务的实施管理制度

医院应在参照外包管理制度、外包的内容等基础上，制定符合自身特色的外包管理控制措施，这些措施主要涵盖资产存货、信息资料、人力资源和安全保密等方面，同时保证承包方能够在特定的标准和制度下来履行自身的职责和义务。

3.6加强外包服务的质量管理

归口管理部门应根据合同约定，做好医院和承包方之间的沟通、对接工作，确保双方彼此的要求和流程能够被充分理解，同时当承包方遇到困难时，要做好两者的沟通桥梁。必要时，医院可指定专门的小组人员，定期或不定期跟进项目的开展进度和实施的情况，以及承包方的履约能力。

3.7建立外包服务的评价机制

当服务外包项目的期限快到时，归口管理部门的相关人员，应该对外包的商品等进行测验和评估，符合标准的要及时验收。

4物业外包服务的岗位设置

不相容岗位相互分离是内部控制的措施之一，不相容岗位相互分离的方式可以采取横向分离，也可以采取纵向分离。横向分离是指，一项业务至少经过彼此独立的两个或多个部门或者人员，以使该部门或人员的工作能够接受另一部门或者人员的检查和制约；纵向分离是指，一项业务至少经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环节，以便使上下级互相监督。物业外包服务的内部控制要求医院应合理设置内部控制关键岗位，对职责进行明确划分，最好将其落实到每个人员的头上，进而形成相互监督、相互制约的局面，避免出现徇私舞弊的现象。其主要包括：①服务外包业务预算编制和审核岗位分离；②服务外包需求申请与审批岗位分离；③服务外包方案编制与审批岗位分离；④招标文件准备与文件复核岗位分离；⑤合同的订立与审核岗位分离；⑥执行和监督岗位分离；⑦审批与合同付款执行岗位分离。

5物业外包服务的流程控制措施

根据识别的风险和控制要求，医院应对物业外包服务管理的流程，制定相应的控制措施（见表1）。其应主要包括对医院内部管理制度建设、供应商管理、招投标管理等方面，并通过医院信息化平台，将控制要点与医院的协同办公平台对接，从而将物业外包服务的内部控制与信息系统进行有效结合。