研究所数字档案馆建设实践初探

刘进

摘 要：数字档案馆建设是档案发展的必然趋势，文章结合研究所数字档案馆建设实践，阐述了目前研究所数字档案馆建设的重点、取得的成效，以及建设实践中的薄弱环节和今后努力的方向。

一、研究所数字档案馆建设目标

以研究所信息化建设和档案事业发展需求为牵引，完善档案资源综合管理系统功能，实现与相关业务系统集成；加强业务系统在线电子档案管理，加快推进馆藏档案数字化；重视档案信息资源数据库建设与开发利用；深化档案业务信息化，实现档案资源数字化、管理规范化、服务网络化。

二、研究所数字档案馆建设重点

1.基于单位信息化建设基础，开发应用平台

建立单位园区网并加入行业网，具备与行业内其他协作厂所的网络互联条件。单位网络覆盖率达到100%，为数字档案馆提供高速、高效、高可靠性的网络支撑平台。配置专用服务器、大型图档数码工程机，以及内部管理需要的硬件设施数十台套，以满足基础建设要求。

基于研究所信息化建设的完整性程度，开发实施档案管理应用平台建设是数字档案馆建设的保障。应用平台是档案馆的主要阵地，同时也是与用户交流沟通的一个重要渠道。研究所采用行业推荐管理系统软件，以实现数据自动采集、数据管理、利用管理、系统维护、信息发布等业务环节的自动化、网络化，并在此基础上结合单位情况，细化需求，对尚不具备或不完善的功能进行了相应的二次开发，使系统的应用逐渐深层化，从根本上提高了档案工作能力与管理效率。

2.存量档案数字化、增量档案电子化，丰富信息资源

档案资源数据库建设是研究所数字档案馆建设的核心内容。建设重点：其一，通过存量档案数字化、增量档案“双套制”的方式致力档案基础数据和全文信息的建设。其二，通过与研究所内多个工程应用与管理等系统进行数据集成，实现各业务系统与档案系统之间数据的自动或人工采集，将多个系统的电子文件属性及全文信息导入档案管理系统，真正实现对电子文件的前端控制，实现网络实时归档。第三，由于馆藏资源数量巨大，数字化工作任务艰巨。必须通过馆藏档案使用需求的分析，结合研究所数字化处理能力，制订馆藏档案扫描计划，按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先、利用频率高优先、利用效果明显优先等原则，分期、分批有条不紊持续推进馆藏档案数字化工作。

3.结合科研任务需求，认真开展专题数据库建设

根据各类档案查借阅的频率，以用户利用需求为导向，制订专题数据库建设计划，结合目录数据与全文数据建设相应专题数据库，比如结合研究所工作实际情况建立相应的技改项目信息专题数据库、专利专题数据库、型号会专题数据等。

4.建立结构合理、内容全面的标准规范体系

第一，依据以需求为导向、反映实际、实用性强、分期分批制定的原则，对数字档案馆建设中的重要环节，用标准规范指导数字档案馆建设工作的开展。第二，通过对数字档案馆业务流程的分析，制定覆盖数字档案馆主要业务工作的各类标准规范，将优化后的业务流程进行固化，使数字档案馆的日常工作有据可依，保证数字档案馆的平稳运行。

5.加强管理，强化技术，建立安全保障體系

数字档案馆的安全保障体系建设将作为园区网的安全保障体系重要一环来统筹考虑，而研究所园区网的安全保障体系将与行业规划保持一致并统一规划，确保数字档案馆的安全可靠。

6.建立与数字档案馆运行相适应的管理机制

（1）建立了数字档案馆建设领导小组及项目实施办公室管理架构。数字档案馆建设领导小组由所长担任组长，主管档案及技改工作的副所长担任副组长，成员由总师办、党政办、技改办、财务处等的主要领导组成。项目实施办公室在信息化总师领导下开展工作，为数字档案馆建设提供了强有力的组织保证和资源保障。

（2）建立健全了一整套行之有效的制度流程来引导和规范数字档案馆建设，包括各门类档案管理制度、档案工作程序、数字档案馆管理标准与制度，形成了良好的长效机制。

7.建立数字档案馆运行与管理的骨干队伍

数字档案馆建设的推进和信息需求专业化趋势，对档案管理人员的能力与素质提出了更高要求。长期以来，研究所通过多种渠道强化人才建设，努力打造一支与数字档案馆建设需求相适应的骨干队伍。重点是提升现有人员的信息素养，通过专题培训、学习交流、调研观摩、参与开发等方式，提高全员分析与解决问题的能力；打破部门划分，与信息化部门专业人员结成工作团队，共同参与信息化课题研究。

三、研究所数字档案馆建设取得的成效

1.硬件及网络建设方面

建立了园区万兆主干网，新增了软硬件设备，网络环境、硬件存储、保密措施以及数据备份安全、可靠，提升了数字档案馆的基础条件。

2.档案资源管理平台建设方面

完成了档案资源综合管理系统与OA、PDM、VPM等业务系统的集成和数据在线归档；实施了档案复制、发放、借阅、数字档案馆权限申请等业务流程信息化；实行了域用户集成管理、单点登录；档案资源综合管理系统纳入了涉密信息系统，并通过了测评。

3.档案资源建设及开发方面

完成了全馆藏档案目录数据库建设，完成了军品科研、产品、基建竣工图、声像等重要、常用、急用档案以及文书档案永久卷、长期卷等档案的全文数据库建设，完成了15个专题数据库的建设，完善和丰富了档案信息资源数据库建设与开发利用。

4.运行管理与机制方面

引进人才，完善档案管理工作程序和制度，形成了一套适合数字档案馆正常运行和持续发展的管理制度和人才队伍。

5.利用方面

为授权的管理和技术人员提供了在线快捷浏览、查询和利用的安全平台。数字档案馆投入运行以来，WEB端档案全文浏览近38万余次，网站访问量43万人次，在项目档案管理过程中，发挥了重要作用，利用效果显著。endprint

四、研究所数字档案馆建设还需关注的问题

1.顶层规划、标准规范严重滞后

数字馆建设目的是要使单位乃至行业的档案馆连成一个整体，以实现档案信息资源共享。这个整体的档案馆事实上是一种基于网络环境下的数字档案信息资源共享的行业档案馆系统，要对分散在各地的数字档案馆信息资源进行组织控制，就必须有彼此兼容的硬件环境，要有一致的文件格式、统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等。然而，我们面临以下困难：其一，行业档案信息系统没有具体标准可遵循；其二，有些标准规范超出档案工作范围，如综合数据处理格式就需要行业内统一要求；其三，由于计算机技术更新速度非常快，每次技術设备的更新，都会对原标准产生相应的影响，因此，必须不断适时修订标准。

2.数字档案馆数据质量控制不尽如人意

（1）档案属性信息录入准确。信息准确录入是数字档案馆建设的基础。属性信息的准确录入，能够保证档案检索、利用的快捷、方便，减少冗余工作量，提高工作效率。而目前在数据库的建设中缺乏规范的流程与控制手段对属性信息进行准确性的检测。

（2）档案扫描数据质量控制。数字档案馆建设的最终目的是利用数字档案信息为研究所科研与管理提供技术支持与技术服务，因此，保证档案信息的完整、准确尤为重要。面对繁重数字化处理任务时，明确档案的扫描方式、分辨率及数据格式，作业中实行流程控制，责任到人，为档案扫描数据质量的保证打下基础。

3.服务方式单一，缺乏多样化

档案馆的服务一直没有脱离对档案资源的查找与传递。其他服务，如咨询、档案编研等，由于其规模小、质量一般，并没有系统化、普及化。

4.数字档案馆的容灾系统建设

数字档案馆建设及运行过程中面临一个重要问题是难免遇到灾害而损失信息资源，失去了信息资源的数字档案馆是不能发挥作用的。所以加强数字档案信息的安全控制，建立有效的容灾系统，是保障数字档案信息安全一项重要举措。目前研究所只实现了数据备份方式防止事故发生，远未达到容灾的要求。

5.标准化程度较低

目前行业只是明确了档案信息建设的目标、任务和原则，而具体业务标准规范和技术标准规范相对滞后，名企业处于相对独立、各自为政的状态，导致档案信息化建设缺乏统一标准。

电子档案管理标准化、规范化、流程化管理尚处理建设初期阶段，未形成从电子文件到电子档案全过程成熟管理办法及覆盖数字档案收、管、存、用各职能的工作制度标准与规范。

6.企业电子文件归档模式带来的档案专业问题

（1）归档电子文件的真实性无法保证。在CAD电子文件归档模式，无论是由计算机操作人员或设计员人员归档，由于文件形成程序上控制手段，以及CAD电子文件产生的动态性，决定了无法保证归档的电子文件与最终出图归档的图档内容一致，致使归档的电子文件内容的真实性受到质疑。

（2）归档电子文件的原始性无从认定。原始性是档案价值存在的基础，也是其发挥凭证作用的依据。电子文件要作为档案归档，必须具备内容的原始性。一般情况下，人们对实体档案的认定比较容易，仅凭肉眼就可以从印章、签名、字迹及文本上辨别出档案的真伪。而对于没有基本原始凭证标识——印章与签名的归档CAD电子文件，则无从认定其内容的原始性。

根据社会电子文件档案凭证作用与法律效力的需求，必须采取技术措施才能确保归档电子文件的原始性和真实性，从而保证电子档案信息安全性，对此，有待我们持续跟进信息技术的发展。

7.知识产权保护

企业自主知识产权保护是企业数字档案馆建设中必须全面考虑的问题。档案信息共享后带来的最大问题是保证系统和信息的安全，也就是如何做到信息安全管理与信息服务的有效结合。

参考文献：

[1]郭 军，王瑞伟.构建数字档案管理系统 促进档案高效利用[J].机电兵船档案，2016（2）.

[2]谢文龙.安全数字档案管理系统的设计与实现[D].哈尔滨：哈尔滨工业大学，2015.endprint