档案管理工作现状与改进思路

张旭兆

摘要：信息化背景下，档案管理工作的环境、条件都发生了显著的变化，当前，积极提升档案管理的规范化、信息化、科学化水平势在必行。鉴于此，本文将对档案管理工作的现状进行分析，并提出相应的改进思路，以供参考。

关键词：档案管理 现状 改进

档案资源对企事业单位的各项经营管理工作有着重要的参考价值，做好档案管理工作，对于充分发挥档案资源价值和促进企事业单位的可持续、健康发展有着重要的意义。但目前，受管理理念、管理条件和人员队伍素质等因素的制约，档案管理工作成效仍参差不齐，深入分析档案管理工作中的现有问题并予以有效解决势在必行。

一、 档案管理工作现状分析

（一）管理理念陈旧

档案是企事业单位运作的真实记录，它记载着企事业单位的发展历程，是企事业单位管理的重要环节。目前，很多档案管理人员服务意识薄弱，未能认清档案管理工作的重要性，没有利用现代化技术对档案实行科学管理，管理方式仍旧是传统保存方式，很多档案没有统一的存放位置，对档案管理的人力物力投入小，档案材料无序，档案遗失现象频发，严重影响了档案的使用效率。

（二）专业化程度参差不齐

对于企事业单位而言，除了做好产品、服务，在管理的方方面面都做到专业，是企业长久发展的基础和保障。然而，很多企事业单位的档案管理意识不足，档案管理远达不到专业化。首先表现在档案管理内容不专业。一些企事业单位档案资料填写不规范，格式混乱，收集的资料单一，不全面。在紧急需要时，才发现没有，错失掌握信息的最佳时机。其次，档案管理人员不专业。很多企事业单位并没有专业的档案管理人员，通常是某一工作人员兼职存档。而档案资料大，工作繁琐，兼职人员往往更关注自己的本职工作，这就导致资料收集不全，归档不及时，分类混乱等问题。档案管理的非专业化，也是导致企事业单位档案管理质量低的重要原因。

（三）管理制度不健全

俗话说没有规矩不成方圆，制度化管理要求一个企事业单位制定明确规章制度，并以此来规范协调组织内每一个成员的行为，使之齐头共进。然而，很多企事业单位的档案管理制度并不完善，没有形成完整的流程，操作随意，缺乏专人审核记录。一些企事业单位其档案管理混乱，借阅随意。对于年代久远档案，无人补充更新，导致资料陈旧。

（四）信息化水平偏低

在计算机飞速发展的时代，信息化管理已经是企业管理的重要方式之一。企事业单位档案管理作为企业管理内容之一，其工作繁琐，但为了降低经营成本，企事业单位往往不会配备专业的档案管理人员，这就使得企事业单位档案管理效率长久得不到提高。对此，借助现代化信息手段，实现档案管理信息化，提高档案管理效率，迫在眉睫。据调查，我国很多企事业单位的档案管理仍以纸质档案为主，档案利用效率低，更有档案遗失、破损现象屡见不鲜。而一些重要的科研档案，一旦遗失和损坏，给企事业单位带去的损失不可估量。一些企事业单位，虽然意识到档案管理信息化的重要性，并配备了先进的计算机等信息化设备，但是管理人员素质不高等因素，操作更不上，设备得不到良好的维护，软件更新和升级缓慢，一些先进功能利用不上，种种问题直接限制了档案管理信息化建設效果。

二、档案管理工作改进思路

（一）更新管理理念

首先，档案管理人员应充分认识到档案资源对单位经营发展的重要意义，认识到档案管理工作的服务职能，并在此基础上树立主动搜集资料、主动开发资源、主动提供服务的理念；其次，应提升对档案管理工作的信息化、规范化建设的重视程度，积极为改善档案室环境条件、引进信息化档案管理设备等寻求资金支持。

（二）提升专业化水平

首先，应从源头入手，使档案人员指导档案提供者规范填写、收集档案信息，杜绝档案信息不真实、不统一、不规范的情况；其次，应提高档案整理的系统性，对档案的收集、鉴定、归档、保管、整理、检索和提供利用等每个工作环节提出明确的质量要求；除此之外，应积极开展档案人员专业培训教育，不断开展理论知识教育及技能训练活动，以不断提升档案管理队伍的整体素质，此外还可组织档案人员外出交流、参观、学习，以不断学习其他单位经验。

（三）完善规章制度

完善档案管理规章制度是档案管理标准化建设的重要组成部分，对于快速、有效推进医院档案信息化建设有着重要的意义。目前，应首先明确各个档案管理岗位的责任、权限，及其在档案管理创新、档案管理信息化建设中的义务；其次，应就各项核心业务建立标准化的操作步骤；最后，应就就电子、纸质文档的格式、内容、完整性、保存方式等性制定明确的要求，使各项档案管理工作有章可循。

（四）强化信息化建设

首先，应夯实档案管理信息化物质基础，积极引进各类信息化设备，并强化机房巡查及设备的维护管理，为信息化档案管理打下坚实的硬件基础。此外还应经常检查计算机软件、自动化处理程序的运行情况，及时进行更新，并强化网络安全管理，保障信息数据安全；其次，应尽快完善电子档案归档工作，除了将新生成的档案信息按规定格式保存，还应将现有的重要纸质档案及时录入计算机转化为电子档案，以确保电子档案完整性，便于查找调用。

三、结语

综上所述，目前档案管理工作的成效仍然受档案意识落后、专业化水平参差不齐、管理制度不健全、信息化水平偏低等因素的影响。因此，应从现有问题入手，对档案管理工作的理念、业务操作、规章制度建设、信息化建设进行全面优化与创新，以切实提升档案管理工作成效，充分发挥档案工作的服务职能。

参考文献：

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[2]胡晓光.事业企事业单位档案管理的现状及对策研究[J].科技传播，2014，（21）.

[3]刘芳.浅谈事业企事业单位管理的现状及对策[J].科技创新导报，2013，（17）.

[4]王玉凤.事业企事业单位档案管理的现状及对策研究[J].档案工作，2017，（07）.

（作者单位：太原市妇幼保健院）