高校档案机构职能延伸的困境与出路分析

高校想要愈加理想化地将档案应用价值和院校发展前景联系起来，就必须针对既有的档案机构职能进行适当程度地延伸处理。不过在该类工作布置交接过程中，必然会因为各类主客体因素的碰撞而出现相应地的困境。笔者的任务，就是在理清这部分困境基础上，结合实际探讨日后妥善化的发展出路，希望能够为相关工作人员所参考。

前言：自从我国实施全新课改方针之后，高校教育职能在客观层面上发生了系统性的变化结果。须知档案机构一直是院校的核心结构单元，更是发挥其职能效应过程中十分重要的一环。所以说，作为高校档案管理工作人员，全面承担起所属机构职能的拓展责任，显得尤为紧要。至于有关详细的发展出路等内容将具体如后续所阐述。

一、当前高校档案机构进行职能延伸过程中遭遇的困境

（一）主体因素方面

限制高校档案机构职能延伸效应的主体因素，主要包括三类，分别是档案的应用权限、被动使用状况、档案宣传推广工作的滞后现象等。

首先，须知现阶段高校档案服务的核心对象，主要包括院校职工、学生，主要就是为他们提供所需的档案资料并促进他们愈加理想化的发展。在此期间，高校通常会设置档案的应用权限，即要求特定群体只能检索查询特定范畴的信息，尽管如此大幅度提升档案实际的应用效率、迎合保密性控制需求，不过却令档案自身应用范畴和应用率扩张趋势遭受深刻限制。

其次，事实上目前许多高校档案服务都存在一定的被動性，无法保证全方位发挥出档案的最大效用。

最后，因为前期宣传和推广工作处理不到位，使得高校档案的影响范畴难以得到实时性扩张。

（二）客体因素方面

如今影响最为深刻的客体因素，主要就是高校档案内容和形式的单一现象。如许多高校档案内容都无法保证实时性革新，加上档案形式和内容的匮乏性，和未做到全面信息和电子化等状况交织化影响，使得档案机构的延伸潜力和价值，无法做到最大限度地发挥。再就是还有部分院校开展档案保密活动，使得这部分档案使用频率遭受约束。

二、现代高校档案机构进行职能延伸的合理化出路

（一）更为积极主动地介入到校史馆等建设项目之中

校史馆等建设项目，能够较为清晰化地映射出所属院校改革发展历程和一系列教学研究成果，经过适当程度地观察学习，不单单能够强化师生对本校历史的认知力度，同时能够激发出他们更深层次的自豪感官效应，为日后他们真正知校、爱校、荣校等目标贯彻，提供保障。再就是高校校史馆亦是院校对外开放与交流的主流适应平台，在其支持作用下，高校才能聚集更多的校友、社会人士参观校史馆并逐步提升院校整体的知名度。在此类背景下，该类高校务必要持续加大对校史馆建设工程的重视力度基础上，利用校庆、教学评估等活动作为契机，创建不同规模的校史馆修建工程。而在此期间，高校档案机构发挥的支持效用往往是不可小觑的，毕竟其实校史信息的主流供应渠道，所以说，今后高校完全有必要在校史馆建设并投入应用之后，及时地将其划入到档案机构具体的管辖范畴之中。

另外，高校档案机构也应该愈加积极自主地介入到校史馆建设实践项目之中，在确保实时性提供必须的校史资料的基础上，获取更多参与校史馆建设与管理的权利。这样，在校史馆建设和管理水平持续提升的过程中，高校档案机构可以凭借校史馆这类支持媒介，进行自身职能切实有效的延伸拓展。

（二）加快档案机构办公自动化进程的同时，结合重大事件开展建档活动

现阶段，许多高校在自身的教学、科研、学籍、人事，以及财务管理工作中，都已然完成了信息技术化的改革使命，其间计算机得到了前所未有的推广沿用。特别是在电子文件全面涌入过程中，涉及计算机办公自动化水平大幅度提升，包括办公效率和质量等变得更加理想化，一时间加快了纸质档案向电子档案形式的革新转变进程。这样一来，不单单能够贯彻落实对复杂文档资料的自动化整理、归档、检索应用功能，进而规避重复性劳动状况的衍生，同时更可以有效地克制纸质档案轻易损坏等消极状况。所以，想要愈加可靠性地完成高校档案机构职能延伸任务，就不得轻易忽视办公自动化。唯独在办公自动化改革进程持续加快的条件下，档案机构职能延伸过程中才能拥有更加鲜活的生命力，对应的档案信息化建设实效也会变得更为理想一些。

另外，针对高校内部发生的一系列重大事件进行建档处理，不单单可以确保实时性丰富完善既有的档案内容，同时可以保证进一步强化院校整体的影响力。所以，面对院校参与的各类重大或是包含纪念意义的活动，如政治、经济、文化、体育，以及科学类设计项目，都需要进行全方位调查并将搜集到的信息转化为档案，进一步凸显出高校自身的特色。如此一来，便可以真正实现高校档案机构职能的延伸目标之余，推动高校档案管理工作更加理想化地进步与发展进程。

综上所述，现阶段高校改革活动得以全面化布置延展，而档案机构作为高校的关键性职能机构，其职能合理程度地改革与延伸，也是高校改革工程之中十分重要的一环。因此，作为现代专业化的高校档案机构，目前要做的，就是确保全面贯彻办公自动化改革目标基础上，实时性更新既有的档案管理技术模式并延伸到具体的学习管理事务层面上。相信长期坚持下去，便会更加可靠地完成高校档案机构职能的延伸使命。

（作者单位：湖南交通职业技术学院）