人事人才档案管理中的问题分析与对策

人事档案是反映个人情况的材料，因其具有现实性，真实性，动态性，保密性和专指性，而对个人发展格外重要。它是人才被发现，被招纳的重要依据，在人力资源开发，人才制度制定等方面及具有极其重要的作用。但当下许多用人单位对人才档案重视程度不够，管理机制尚不成熟。同时，许多在职人员对本人的档案也没有足够的重视，使得人才档案的适用范围不能适应发展的需要。正因如此，本文按照人事制度改革及适应市场发展的需要，提出了人事人才档案管理中的问题及对策。

一、前言

人事档案是用人单位主要的信息来源，它是对人才信息记载的媒介，也是对人才考查的重要指标。一份完整的人事档案，应该包括个人身份，学历资历等各方面的证据，同时也与个人的工资待遇，劳动保障等各方面挂钩。但如今，我国人事档案管理仍停留在传统模式，不能充分适应时代发展的需要。

二、事业单位人事人才档案管理的现状

我国事业单位普遍存在的问题是管理机制较为传统封闭，使得材料使用范围较为局限，不同部门之间无法共享人才信息，从而导致管理与社会发展不相适应。但随着档案信息化数字化建设的不断完善，我们正在逐步突破传统模式，运用新兴技术手段进一步实现档案的实时传输和点对点的精确传输。

三、事业单位人事人才档案管理中存在的问题

（一）人事人才档案内容质量不高

内容质量不高具体体现在档案材料范围局限，内容滞后。部分企事业单位只看重领导班子及中高层管理者的人事档案，而很少收集普通职工的档案，造成档案比重失调的问题。此外，收集的档案中缺少鉴定考核等方面可以综合反映本人工作情况的资料，大多只有身份和履历的证明，使得用人单位不能全面了解人才情况，为招人用人带来了很多麻烦。在内容方面，人事档案有一定的滞后性。人事档案具有很强的动态性，每人每天都在追求着新的发展，而用人单位对人才档案却不能做到及时更新，使得档案无法准确反映人员的近期发展，对人才有一定的埋没。如果能对人员档案做到及时更新，定时更新，定能将人才资源利用达到最大化。

（二）管理断档，人档分离

我国现在对人事档案的管理方法为“档随人走”，然而，“档随人走”的管理方法，使档案无法得到足够的安全保障，严重的更会造成档案的破坏。由于“档随人走”，人事档案会随人员变动从一家单位迁到另一单位。然而，不同的企事业单位对档案的管理模式不尽相同，重视程度普遍存在差异，这样就会造成档案受到的待遇不同。例如，党政机关及大规模的企事业单位对档案的重视程度往往较高，但中小型企业及私营企业往往重视程度不够甚至忽视档案管理的重要性。此外，“档随人走”引生出的“多头管理”也是亟待解决的一个重要问题，它成为了人事档案的管理利用等诸多方面的一个障碍。“多头管理”主要表现为有的档案由部门经理管理，有的由人才公司管理，或是有的是本人管理，这就会给国家对人才档案的整理造成很大的困扰。再者，不同管理者有着不同的管理模式，这就会使档案出现标准不统一的情况。同时，各管理部门的分工职责尚不明确，从而使档案内容得不到及时的更新，再次导致了档案的滞后性。类似“档案丢失”“人档分离”“无头档案”等词汇的出现，从各个方面体现了我国目前档案管理机制还存在着很大的空缺。想要解决这一问题，就要从根本上改变管理机制，从而实现档案的合理化管理。此外，大多人事档案无法随人员变动一起从原公司迁出，造成了“人走档留”的现象。这也是人事档案面对的一个重要问题。

（三）标准规范制定尚不明确

国家档案局于1991年4月颁布的《干部档案工作条例》早已不适应当代人才管理的需要。近三十年来，中国在各个方面都发生了天翻地覆的变化。正因如此，各省市，各单位都在逐步构建自己的人才人事管理体制以追求局部统一。然而，局部统一并不能实现人事档案合理化管理的需要。由于国家尚未出台统一的政策标准，导致了各省市及各公司的标准存在了较大的差异。只有当国家出台并推广统一标准，人才市场才能逐步走向我们的理想化目标，而这段档案改革之路对于市场来说，仍是一个较大的挑战。

（四）信息化程度和共享程度低

目前我国对人才档案管理缺乏系统的培训，大多数管理人员对该方向深入的研究显得有些力不从心。此外，人事档案的管理模式为各司其职，管理较为封闭，即使在同一公司内，档案也不能完全共享。这就造成了人才利用率不高，资源共享度不够。而且由于人事档案管理尚未明确化系统化，造成数据通用性低下，劳动重复率增加等弊端。

（五）档案安全性无法保证

近年来，人事档案信息化管理彰显了我国档案信息化改革的脚步，我国已经在局域网，运行网等多个领域取得了长足的进步。然而，在计算机内部网络录入的档案也同样存在着安全隐患。

1、物理安全问题

火灾，水灾，地震等灾害，断电，温度不适等因素都极有可能造成系统瘫痪以致档案消失或泄露。

2、网络结构安全问题

黑客的存在，病毒的攻击都会给内部网络造成威胁。目前我国仍缺乏信息化产业的懂行者，缺乏一只适应时代发展的专业化队伍。国家应着重培养一批适应时代发展需要，具有较高思想素质，兼备专业水准的人才，企业在招聘时也应有选择性的招收精明的决策者，以加速档案改革的进程。

四、人才档案管理问题的具体解决方法

（一）提高档案的质量

1、提高档案管理人员的质量

档案质量不高的主要原因是部分部门领导主管并未对人才档案引起足够的重视，使得档案质量参差不齐。此外，档案管理人员的水平有限，没有完全跟上时代发展的脚步。管理人员必须及时更新自己的观念，对国家最新的人才培养，招收计划等各方面政策有一个系统全面的了解。公司应着重招聘具有决策力，知识面广泛，同时具有创新意识的档案管理人员，以突破传统的管理模式，同时在关键时刻做出正确的决断。

2、提高档案内容的质量

新时代的人事档案应避免出现“千人一面”的情况。用人单位应要求求职本人在档案中附上除能体现个人身份，学历之外的，能证明个性能力和各方面素质的材料，例如登记表，科研活动资料等。

（二）促进信息化管理模式

单位人事管理应注重人机结合的管理模式与传统模式的融合，即在推动信息化进程的过程中，加强对纸质档案的保护。注意防火防潮，通风换气等。而同时也应招聘技术人员对内部网络实行监控保护，防止因为物理安全问题或网络结构安全问题对档案产生威胁，使得档案丢失或者泄露，从而产生难以解决的危害。

（三）统一管理体制

国家应尽早出台人事档案的标准，以统一人事档案管理。同时，各公司部门之间应增强人事档案的应用性，避免管理封闭化，增强人事档案的流通性与开放性。同时，在人事调动的过程中，我们也应尽早探索出一条正确的道路，避免出现管理断档，档案丢失，空头档案增加的状况。

（四）加强对人事档案知识的培训

人事档案没有受到充分重视的主要原因之一是档案所有人并没有对自己的档案引起足够的重视。部分单位从领导到员工都没有认识到人事档案的重要性，那么档案内容的更新以及档案的安全性都无法达到标准。培训应使本人了解到哪些材料应该收集到档案中，哪些材料应该分到同一类。不仅可以减少档案管理人员的工作，更会对档案管理增加一层保障。

五、结论

总而言之，人事档案是人才被发现，被利用的主要信息来源。只有从国家到个人，都对档案起到足够的重视，才能使档案管理走向正确的道路。 随着我国人才市场的日益扩张，解决人事档案问题显得刻不容缓。只有建立系统的管理模式，才能让人事档案达到利用最大化，更好的为社会服务。（作者单位为辽宁凌海市劳动就业管理局）