探究如何建立数字化档案管理体系

宋伟 南京市六合区人才服务中心

探究如何建立数字化档案管理体系

宋伟 南京市六合区人才服务中心

目前的档案管理系统当中广泛的使用了互联网和多媒体技术，逐步产生了当代资讯管理的技术及理论相互融合的现代化的管理档案系统，即所谓的档案管理系统的数字化。这一体系立足于现代信息技术之上，其重点针对的就是档案信息，凭借高速、方便、先进的开发技术力量，针对多标准、多层次的用户开发出安全、有效、标准化的档案资讯管理体系。如下就如何建立数字化档案管理体系进行探究。

数字化 档案管理 体系

综合性的档案资讯管理，以及互联网资讯共享这两方面内容构成了数字形式的档案管理系统。综合性的档案资讯管理体系包括了数据库管理、档案信息管理、数字化处理和信息服务等子管理体系；互联网资讯共享体系则包括了Web网页管理系统以及资讯信息发布系统这两个子系统。

1 档案管理系统进行数字化建设的原因

原因之一，是为了适应当前档案管理工作的信息化发展方向的需要。在档案管理工作中采用了数字化方式之后，能够允许所有使用人员自由选择时间和地点来访问档案管理程序，翻阅感兴趣的档案资料，从而摆脱了过去空间及时间上的限制，能够有效增强管理档案的效率，促使管理档案的工作环境快速步入一个全新状态，使得档案管理的工作内容变得更加简单、高效，资料信息归档及时、整理档案快速、便捷。

原因之二，想要改善档案管理工作、共享资源就需要进行档案管理的数字化改造。档案管理系统进行数字化之后能够大幅提升管理档案的工作效率，能够更好的共享档案信息资源。所以，各机构构建起自动化的办公体系，开展档案资讯管理系统数字化的工作成为重点工作内容。

原因之三，当前档案管理部门要求强化档案管理的数字化建设。国内大量的管理档案的机构都组建了网络，并把所建的网络同相关的其他部门网络以及互联网进行了对接，使得档案管理系统有了极其广阔的发展和使用空间。例如：南京市通过专用网络使得各区县人才档案管理系统和市里系统无缝对接，信息资源实时共享，用户可以网上申请异地调档、异地阅档，极大地方便了管理者和用户。

2 目前数字化档案管理系统存在的问题

中国的数字化管理档案系统因为发展时间短，现在还属于初级水平，还广泛的具有下列问题：第一方面，有效的领导不足。今天的科技水平快速进步，但在有效管理数字化的手段上依旧摆脱不了初级阶段的水平限制，众多的知识技术还需要尝试摸索，不能有效的、系统的领导数字化管理档案系统的建设和发展，在档案管理上缺乏规范化、科学化、数字化的工作体系。第二方面，保障性不足。其一是实行管理档案工作的数字化，必需有懂得数字化管理的人才参与其中，但是目前这方面的人才严重缺乏，专业人才的数量少、知识结构缺乏合理性的问题非常明显，尤其是专业素质高、专业技能高、掌握知识广泛、具有创新意识的综合能力强的人才非常缺乏，同时吸纳及培养专业的数字化管理人才的水平也严重不足。这些问题都严重的影响了数字化管理档案系统的科学性和有效性。其二，软件和硬件建设条件不充分。档案存放处缺乏先进的软硬件设施，常常无法适应时代发展需求以及档案管理发展的需求，使用的软件不够健全、功能简单，无法满足管理档案系统的数字化发展要求。第三方面，网络依旧具有很高的风险。科技在进步，同时网络上各种病毒等风险也在加剧，各种网络安全问题层出不穷，严重地威胁到用户的安全，许多用户受到过病毒攻击，导致严重的损失。所以，建设数字化档案管理系统必须加强互联网安全问题的管理。

3 提高管理档案系统的数字化建设的措施

3.1 构建起科学的领导管理形式

领导必须对自身所承担的责任明确，有效地领导档案管理系统的数字化建设工作，构建起科学有效的管理档案的规章制度，将档案采取数字化综合管理作为前提，构建起管理档案的数字化信息网，促使全部体系环环相扣、紧密联系，使领导作用得到实质性的加强。

3.2 构建起管理档案系统数字化建设的保障制度

这就要求加强参加档案数字化管理人员的工作能力和专业素质，要求适当地加大资金投入，从而促使管理档案的服务性作用得到很好地体现和发挥。要做好管理档案人员专业知识的培训，使管理档案的力量得到充实。在组织培训时，人员不同需求也会有差异，素质层次也不同，培训要有针对性，要组建起专业的培训部门。不定期进行有关管理档案系统数字化的讲座，对相关人员进行专业培训，使他们学习到真正实用的档案管理数字化知识。

3.3 在互联网安全性方面要强化管理

有关网络的安全问题主要包括资料保存及传送的安全问题、提高操作系统的安全性及可靠性、病毒处理、阻止恶意攻击、电脑故障时的数据恢复及备份等。在防治病毒方面上，需要根据档案机构的实际状况，在网站上、文件服务器、工作站等方面安装防火墙及杀毒程序，实施多道拦截层层防御。

3.4 政府的档案管理部门可以合理引入第三方软件服务机构

根据部门实际情况开发更合理更符合区域实际情况的档案管理系统，用专业化的技术和服务让工作更高效、便捷。

4 结束语

随着科技水平的发展和进步，管理档案的工作方式从传统模式转变成电脑网络化管理，从人为经验管理方式转化成了程序自动的科学化管理方式，数字化档案管理体系的建立能够更好地满足现代档案管理工作的实际需求。

[1]李慧权;运用数字多媒体技术促进干部档案管理工作[J];黑龙江档案;2015年04期

[2]吴国君;浅谈电子文件的管理[J];中小企业管理与科技(下旬刊);2015年01期

[3]田晓海;浅谈档案信息化及档案信息化建设[J];现代农业;2014年02期