秦港六公司综合管理体系的构建

赵岩

秦港六公司综合管理体系的构建

赵岩1，2

秦港六公司是从事港口货物装卸服务工作的专业化公司。1997年起，先后通过了质量、环境、职业健康安全管理体系认证，2014年开始质量、环境、职业健康安全、能源、信息安全、党建管理体系并行，全面提高了风险管控能力，确保公司不断提高各方面业绩。

多体系运行亦存在很多问题，除了多体系侧重面各有不同且过于独立，出现管理体系落地难度增加、运行效果不佳、执行力度不够等问题，各部门也会疲于多种体系运行工作，不易追根溯源体系精髓，难以真正理解这些体系的目的和意义，配合的积极性会受到一定影响 ；职责不清、多头领导、流程繁琐等弊端也将随之产生。在此背景下，根据公司管理的发展需要，体系的建设要朝着创新融合的方向发展，建立公司综合管理体系，以减少资源浪费，提升工作效率，促进子体系之间协同效应的发挥。

港口企业综合管理体系的基本内涵与主要内容

综合管理体系是指将两个或两个以上管理体系进行有机整合，通过对公共要素进行整合，对各自特性化的要素进行有针对性的保留，在不破坏管理子体系完整性的基础上，使多个管理体系可以并存，多个管理体系在统一的管理构架下进行有序的运行，可以减少管理子体系之间因为矛盾和重复，而带来的管理效率的降低、管理质量的下降。综合管理体系是涵盖质量管理体系、职业健康安全管理体系或环境管理体系等管理体系中的任意两种或以上内容，因此并不存在某种确定的综合管理体系的固定内容。公司的综合管理体系覆盖质量、环境、能源、职业健康安全、党建及信息安全管理的相关活动、部门及场所。

公司综合管理体系以现有的管理职能及规章制度为依托，本着提高运营效率的原则，将质量、环境、能源、职业健康安全、党建及信息安全管理体系标准融入公司各项主要业务过程及管理职能中，并考虑与信息化建设的并轨需求，建立以目标为导向、以流程控制为主线、以风险防范为目的的综合管理体系。

港口企业综合管理体系的构建过程

准备与计划

设立管理机构。

领导层高度重视：对于体系融合优化而言，领导推动是关键，相关领导特别是公司主要领导的高度重视和强有力的支持是提高质量管理体系运行有效性的关键。

成立管理体系融合工作小组：成立管理体系融合工作小组，赋予其充分的权力、资源，以保障其推进综合管理体系的建设融合工作。小组成员由最高管理者书面任命，由与综合管理体系运行有重要影响的职能部门相关管理人员构成；需要良好的团队合作精神和语言文字表达沟通能力，熟悉公司业务，理解综合管理体系标准。

组织培训

针对不同的层级、不同的范围、不同的内容，安排经验丰富、专业性强的授课人员，准备不同的授课内容，采用不同的培训方式。综合管理的培训内容是一个要求不断提高的纵向过程；对培训对象而言，是从高层领导到一般管理人员，再到一线操作人员的全员培训，形成覆盖面广的横向过程。

现有管理体系现状调研

现有管理体系现状调研是建立综合管理体系的根基,其目的是了解目前企业的管理现状,为建立综合管理体系搜集信息并提供相关依据和支持。通过初始状态的识别、评审来获取适用于企业综合管理体系的法律法规以及相关标准,辨识出主要的危险危害和环境因素。在调研的基础上，对原有体系基础框架、设计、运行及新标准内外部环境、流程系统要求、战略目标、内部资源能力、风险框架、管理现状等多个层面对公司的流程管理系统进行深入地分析，根据高层对各个业务单元的期望，评估公司目前存在的问题与差距，为体系的科学设计、职能的合理分配及体系文件编制做好准备。

建立综合管理体系文件

综合管理体系优化融合基本思路。按照PDCA管理理念,将六个体系的PDCA分阶段统一整合,将各个标准相互对应并将相同的条款放在一起运作,使文件一体化，使文件内容简单易懂、接口清楚、责权清晰，易于执行。

组织结构与职能梳理。根据新版管理体系标准要求，结合业务过程，对公司现在管理职能进行详细梳理，在职能梳理的基础上，进一步明确公司的组织机构设置、层次、职责分工和相互关系， 确定“管理体系职能分配表”。

确定体系文件的结构和编写原则。对应职能分配表，对各过程适用的法律法规清单及相关要求清单进行梳理，确认适用的法律法规清单；对应职能分配表，对现有管理体系文件进行梳理，结合法规及新版管理体系标准要求，确认综合管理体系文件清单。

明确综合管理体系方针目标及与覆盖范围。结合公司总体发展战略，确定质量、环境、职业健康安全管理方针；确定质量、环境、职业健康安全管理目标与指标；最终确认管理体系的覆盖范围，包括与质量、环境、职业健康安全、能源、信息安全及党建管理相关的活动、部门及场所。

综合管理体系文件的编写。根据工作经历、业务能力、文字表达能力、领导协调能力等因素选拔各文件的编制人员。按照GB/ T19001、GB/T24001、GB/T28001 、GB/ T2333、GB/T28080标准要求建立公司综合管理体系，并形成《综合管理手册》、《程序文件》和《作业文件》等文件，加以实施和保持，并持续改进其有效性。综合管理体系文件的目的是规定综合管理体系的运行方式和活动要求，是实施和保持综合管理体系的基础，是综合管理体系运行的依据。

文件评审。对编制完成的综合管理体系文件按部门分类进行评审，挑选承担相关职责任务的管理人员参加评审，评审人员由文件编制人员及管理者代表组成。对各评审人员提出的修改意见进行记录、汇总、分析，确定具体的修改意见，工作组根据修改意见进行修改，管理者代表进行审定，定稿。这样的文件评审会有可能进行几次，直至没有实质性意见为止。

综合管理体系运行与维护

企业发布的综合管理体系文件,应制定宣贯体系文件计划并实施,按照要求开始体系试运行约3至6个月,在运行中对各项管理工作进行调整,建立并保存记录。试运行阶段，企业应加强体系文件的宣贯力度，使全体员工熟知并掌握体系文件内容，了解如何按照体系的要求去做,并且通过体系文件的实施及时发现问题,找出问题的根源,并采取措施及时纠正,以使体系正式运行。综合管理体系将通过内部审核、管理评审等方式进行体系的日常维护，以促进体系的持续改进。

（作者单位：1.燕山大学经济管理学院；2.秦皇岛港股份有限公司第六港务分公司）