浅谈民办高校数字迎新系统建设与应用

公露华++林家钦

摘要：本文主要介绍了数字迎新系统在民办高校的建设与应用实例，可为其他同类高校建设数字迎新系统提供参考。

关键词：数字迎新系统；高校迎新

中图分类号：G434 文献标识码：A 论文编号：1674-2117（2017）23-0103-03

迎新工作是新生进入校园、近距离接触学校的第一步。如何提高迎新工作的效率，让新生在入校时就能感受到来自学校的人性化信息服务，一直是学校领导及广大教职工关注的焦点。

往年的迎新工作基本上是从新生现场报到开始的。由于学校每年安排的新生报到时间仅有一天，因此在报到当天，学生要经历财务缴费、院系报到、分配宿舍等环节，这就导致经常出现新生排队时间过长的情况。这不仅影响了新生的入学体验，而且存在一定的安全隐患。另外，在迎新现场，工作人员基本是手工记录新生报到信息，迎新相关的统计数据很难及时提供给学校领导查看。

建设数字迎新系统就是要改善传统迎新工作中存在的诸多问题，优化迎新流程，将部分迎新工作前移，简化迎新现场报到流程，为新生报到提供满意的信息化服务。

● 迎新流程优化

迎新工作是一项学校级的系统工作，涉及部门众多，除了各院系之外，招生办、财务处、教务处、学工处等部门都涉及到迎新业务。在项目建设初期，笔者通过走访、与工作人员面对面交流，发现有如下方面急需优化：

第一，分班级、分学号问题。作为具有文科特色的民办高校，存在专业报到率偏低、男女生人数偏差大等实际情况。在以往的迎新工作中，为了均衡班级人数及男女生比例，分班级、分学号工作是在新生报到之后进行的，这就导致需要使用班级学号数据的相关工作，如制作校园一卡通等，要延后进行或者使用其他替代方案。

第二，校园一卡通问题。制作校园一卡通，需要学生提供姓名、学号、照片等信息，但由于学号及照片都要等新生入学之后才能获取，为了保证新生使用校园卡就餐、出入宿舍等更加便捷，以往的操作方式是新生入学当天，发放无记名临时卡，一个月之后再拿临时卡换取正式卡。這种操作方式不仅给学生带来了不便，而且还造成了卡片的浪费。

第三，分宿舍问题。随着人们信息化应用水平的提高，越来越多的学生选择通过网络缴纳住宿费用，但是也有部分学生选择现场缴纳。目前的宿舍分配方式是：对于提前缴纳费用的学生，可以提前分配好宿舍，报到现场即可领取钥匙入住；对于现场缴纳费用的学生，须现场分配宿舍，但由于现场只有一位工作人员手工分配宿舍，所以学生排队时间偏长。

第四，在传统迎新过程中，各报到环节基本上是手工操作，迎新相关的统计数据无法实时呈现，后期手工整理数据非常繁琐而且容易出错。

通过多次讨论、各方协调、综合评估，笔者将图1所示的传统迎新流程进行优化，形成了如图2所示的数字迎新流程。

由图2可以看出，有了数字迎新系统，迎新流程最大的改变是部分环节可以提前进行。在新生现场报到之前，即可完成采集照片、预报到、分班级分学号、制作一卡通等事项；同时，现场分配宿舍环节由原来的一人手工操作改变为分散到各院系在系统里进行操作，从而缓解了排队时间长的问题。此外，在迎新之前及迎新现场，各环节操作都是在迎新网站上进行的，各环节的操作数据可以实时同步，有效保证了数据的准确性，也为实时统计数据提供了基础。

另外，在迎新网站上，管理员可以发布学校新闻、校园生活指南、报到注意事项等最新消息，以便学生提前熟悉并更好地适应全新的大学生活。

● 系统设计与部署

根据优化后的数字迎新流程，并结合学校信息化建设实际情况，笔者设计了如图3所示的系统部署方案及如下页图4所示的系统功能框图。

由图3可以看出：

（1）只需要准备两台服务器（物理机或虚拟机均可）即可搭建出数字迎新系统，无需更多的硬件资源。

（2）迎新网站与数据库物理分离，有效保证数据库的安全性。

（3）鉴于学院的数据平台已稳定运行，数字迎新系统可与数据平台对接，以便自动同步教职工数据，为后续分配迎新工作人员操作权限做准备。

由图4可以看出：

（1）迎新网站可以通过电脑网页、手机WAP登录，无需安装客户端，方便了新生及迎新工作人员的使用。

（2）在新生报到前及报到现场，系统可以通过录取通知书号码进行新生身份识别：新生通过录取通知书号码登录迎新网站进行网上预报到；在迎新现场，各报到环节使用扫描枪扫描录取通知书上的条形码，从而在系统里快速查询到新生的信息，加快了业务处理速度。

（3）学院领导通过电脑网页、手机WAP可以实时查看缴费情况、报到率等统计数据，了解最新情况，为科学决策提供量化依据。

（4）迎新流程在系统里是可以配置的，若迎新流程后续有变化，无需二次开发即可在系列里快速配置出新流程。

考虑到项目进度紧张、资金预算有限等实际情况，迎新系统采用了购买成熟产品加部分功能定制开发的模式，通过公开招标的方式进行。

● 上线使用情况

经过一个月左右的现场部署与测试，本迎新系统于2017年8月10日正式上线运行，同时开放给新生进行网上预报到。截止到现场报到前一天，网上预报到率约60%，同时迎新工作人员在系统里完成了分班级、分学号、分配宿舍等操作，为现场迎新打下了良好的基础。

在9月初的新生报到现场，迎新系统通过了现场多用户并发使用检验，运行平稳，为广大新生及迎新工作人员提供了良好的使用体验。

新生在现场报到时即可获知其所在班级、学号、辅导员信息，拿到校园一卡通；同时，在手机上可实时查看自己的已报到环节、待报到环节，这较之以往的传统迎新方式，大大提升了入学体验。

迎新工作人员使用扫描枪扫描录取通知书上的条码即可在系统里快速查找到新生信息，无需翻找纸质资料，加快了业务办理速度，也使得迎新现场的排队情况得到缓解。

学院领导在手机或电脑上可实时查看各环节的报到率、缴费情况等统计数据，这比之前第二天才能看到手工统计数据的情况，有了质的飞跃。

需要说明的是，有些新生没有进行网上预报到，或者预报到时上传的照片不符合要求，则现场拿到的一卡通卡片上是没有照片的，正式入学后可到一卡通中心补打照片。

● 完善后续工作

目前，本数字迎新系统已经基本满足了学院的迎新需求，笔者后续计划通过对信息服务进行整合处理，不断扩展服务性能、尝试创新应用，为师生的校园生活带来更丰富的信息化体验。

参考文献：

[1]李珊娜.北京交通大学迎新系统的建设与实践[J].中国教育信息化，2014（13）：71-72.

[2]陈松，王伟林.高职院校数字化迎新系统设计与应用[J].中国教育技术装备，2014（24）：51-52.