信息技术与办公自动化的融合及发展趋势

孙传飞

信息技术

信息技术与办公自动化的融合及发展趋势

孙传飞

信息技术和办公自动化的发展已经进入了互相促进、互相融合的新阶段，并且具有网络化、智能化等显著特点。同时随着智能手机、大数据技术等信息技术新元素的普及和成熟，信息技术和办公自动化的融合呈现出新的发展趋势。

信息技术；办公自动化；融合；发展趋势

一、办公自动化概述

办公自动化是办公与管理自动化的简称。早在 20 世纪 50年代，美国的部分企业开始用机器来处理办公业务，当时美国人就把这种手段叫做办公自动化 （即 Office Automation, 缩写为OA）。其后随着经济社会的发展，尤其是 Internet/Intranet等计算机和通讯手段的迅猛发展，办公自动化的系统化应用和研究也越来越成熟。如今办公自动化已经成为国际上飞速发展的一门综合性交叉型学科，它综合了计算机、电子通信、管理科学、行为科学、系统科学、行政文秘等多种技术手段和学科领域，成为国家和社会信息化程度的重要标志。

技术手段的发展不仅影响着办公自动化的实现，也使得办公自动化(OA)技术的内涵及外延也发生了改变。目前国外关于办公自动化的权威定义是美国麻省理工学院季斯曼教授提出的，他认为办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理、且量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。而我国学术界普遍认为，办公自动化就是利用先进的科技手段，不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中,并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。

完善的办公自动化系统是包含人机，硬软件，加工信息的综合系统。其中人的要素，即办公人员；物的要素，即办公工具和设备，比如纸笔、计算机设备、通讯设备、文件复印设备以及相关计算机软件等；信息要素，包括对各类信息、情报、数据、指令和知识进行加工处理。

显然，办公自动化的目的是尽可能利用各种技术手段、物质资源、硬件和软件提高办公业务的工作效率，减轻办公业务对人力资源的依赖，提高办公业务的工作质量，为管理和决策提供科学有效的参考。

二、信息技术与办公自动化的融合

众所周知，办公自动化离不开信息技术特别是计算机技术的支撑。而另一方面办公自动化带来的实际需求也有针对性的促进了信息技术的市场化发展。并且因此而产生了诸如二合一平板电脑、无线办公设备、惠普 A3 智能复合机等新型办公设备。因此可以说信息技术和办公自动化的发展已经进入了互相促进，互相融合的阶段。

传统意义上，信息技术的和办公自动化的融合表现在计算机硬件软件在办公自动化中的普遍应用。这些应用主要有文本文字处理、统计数据处理、多媒体技术的运用等方面。自动化办公借助 World、WPS 等办公工具，提高文本编辑、排版等办公效率和质量；数据处理技术则利用 Excel、SPSS 等数据处理软件，进行表格编制、数据采集输入、数据计算分析和处理，提高处理大规模统计数据的能力；多媒体技术则综合运用图像处理系统、多功能工作站、语音传真等技术使得办公业务更便捷、更人性化。

目前，信息技术和办公自动化的融合已经突破了上述传统范围，信息技术和办公自动化融合的内容在广度和深度上都发生了诸多变化，并且二者融合的网络化、智能化特点明显增强。在这些新变化、新融合中，值得关注的动向有以下几点：

（一）通过构建计算机网络共享平台，实现资源共享

得益于计算网络技术的日益成熟，办公自动化系统不仅能便捷得实现办公数据的传输和共享，还能有效的共享办公自动化软件和硬件设备。我们知道，许多办公自动化硬件设备，比如激光打印机、绘图仪，海量数据的存储设备等价格昂贵，通过计算机网络实现这些资源的共享能极大地提高办公效率，显著降低单位办公成本。此外，计算机网络的构建也为办公信息的发布和共享提供了有效实用的平台，这甚至引起了传统办公业务模式的改变。比如在网络发达的现代社会，依赖人才市场的传统招聘模式逐渐淡出视野，取而代之的是逐渐完善的网络人才招聘模式。功能完备的人才招聘系统涵盖了招聘信息的发布、应聘人员报名、应聘者遴选与考核（甚至包括面试）直至最后应聘结果公布等各个重要的招聘环节。新的招聘模式既提高了招聘工作的效率，又免去了办公人员的舟车劳顿，节约了人力资源成本，受到了越来越多的企事业单位认可。

（二）无线网络的发展优化了办公环境，丰富了办公从场所的外延

无线网络，尤其是近年出现的 WI-FI技术的有效应用一方面将传统的办公环境变得更加整洁舒适，另一方面还使得笔记本等移动设备用于办公更为便捷，从而促成了移动办公模式的产生和发展。在无线网络支持下，电子邮件、即时通讯工具、网络视频会议软件等通讯技术扩大了办公环境的外延，人们可以在休闲场所、家里甚至车上随时随地的开启办公业务，轻松完成办公工作。

（三）云计算等新技术促使现代化办公更加智能化、便捷化

云计算平台简单地说就是一种提供服务的平台，该平台只要求用户通过具备计算功能的计算设备和有效的互联网接入，就能够及时的获取云计算提供的各类服务。云计算的最大优势在于可以将信息全部连接存储于一个数据云团内，同时各方设备都能够对其进行及时有效的访问，从而实现资源共享的目标。我们常用的笔记本电脑，智能手机等接入网络后都可以享受云端服务，轻松地浏览办公文件文件，参与视频讨论、获得办公数据，并进行文件、数据的修改和上传等。常见的云盘、云同步等功能则为海量办公数据的存储、及时更新、保证信息安全等需求提供了巨大的便利。随着我国云计算技术的迅猛发展，诸如WPS等办公软件已谋求与与计算技术的深度融合，同时也有相当多的政府部门、企事业单位采用了基于云计算技术的办公自动化系统，极大地提升了单位的办公自动化水平和管理运营能力。

三、信息技术和办公自动化融合的发展趋势

最近，智能手机的普及带来了以微信（公众号）为代表的自媒体传播途径的蓬勃发展、以大数据为代表的计算机数据处理技术引起广泛关注。这些信息技术的新元素必将进一步赋予办公自动化更加现代化的新内涵，从中我们也可以看到信息技术和办公自动化融合发展的新趋势。

（一）移动办公理念成为更加普遍的共识和需求

随着智能手机等移动办公设备的普及、无线网络的普遍覆盖、云存储的广泛使用，以移动办公为核心的新理念在掀起办公模式的重大革命。UnwiredVenture 首席执行官 PhillipRoss 在一个调查报告中说：“现在，办公室的使用率通常只有 45%，保留空荡的办公桌并不明智”。而相关资料表明，越来越多的人更倾向于选择3A办公模式，即在任何时间（Anytime）、任何地点（Anywhere）处理相关办公业务的任何事情（Anything），这一模式将使得任何覆盖无线网络的场所成为真实的办公场景。这种不受时间、地点限制的移动办公模式必将受到更多办公人员，尤其是追求自由轻松的年轻办公人员的青睐，移动办公理念也将成为普遍的共识和需求。

（二）自媒体传播途径将对办公自动化产生深远影响

自媒体（WeMedia）是一个普通市民经过数字科技与全球知识体系相联，提供并分享他们真实看法、自身新闻的途径。现代社会的自媒体内容十分丰富，包括博客、微博、贴吧、论坛 /BBS 等网络社区

以及近年出现的影响最为广泛的微信。微信和办公自动化的结

合———微信企业公众号的横空出世为办公自动化提供了一种颇具“创意”的全新办公途径和手段。企事业单位通过在公众号上发布、分享、提醒、修改、管理相关办公信息，实现便捷，符合大众行为特点的办公目的。由于微信已经成为用户最为活跃的手机应用之一，因此微信企业公众号办公手段能十分顺利的为大众接受。使用微信企业公众号进行办公具有传播便捷、管理透明、增值服务多样等特点，必将成为实现办公自动化的新途径，进而对办公自动化产生深远影响。

（三）基于计算机的大数据处理技术和办公自动化的融合走向纵深

一般意义上，大数据是指无法在可容忍的时间内用传统 IT技术和软硬件工具对其进行感知、获取、管理、处理和服务的数据集合。实际上，大数据的计算机数据处理方法早已在办公中得到了有效应用。众所周知，沃尔玛在对消费者购物行为的庞大数据进行计算机分析时，意外得发现男性顾客在购买婴儿尿布时，常常会顺便购买“搭配”几瓶啤酒。于是沃尔玛推出了“啤酒 + 尿布”的捆绑销售手段。这种大数据分析给沃尔玛带来了巨大的成功。大数据的处理方法可以实现海量数据的数据分类、数据关联、数据整合，增加数据的使用效率，实现数据间“1+1＞2”的潜在价值。大数据既能为办公工作提供便捷准确的多维数据查询，又可以通过分析数据得到有价值的数据关联信息，为办公决策提供科学合理有效的依据。因此，具有海口量数据处理能力的大数据方法必然会和办公自动化进行更为广泛深入的融合。

四、结束语

纵观办公自动化的发展历程可以发现，每一次信息技术的升级和变革都对办公自动化的前进起到了巨大的推动作用。这种推动大到改变办公自动化的理念、模式和环境，小至提升办公软件、硬件等具体业务工具，可谓影响深远全面。随着社会的发展，企事业单位对办公自动化的要求越来越高，信息技术和办公自动化的联系只会越来越紧密，越来越深刻。因此办公人员要主动关注信息技术的发展新动态，学习办公自动化中的新理念、新模式和新技术，这样才能提高办公自动化的质量和效率，为提升我国办公自动化的发展水平和竞争力奠定基础。

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孙传飞，男，江苏南京人，中共江苏省委研究室秘书科科长，从事文秘方面的研究与实践。

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1008-4428（2017）06-134-02