事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述

袁丽

摘 要：事业单位的档案管理信息化建设并不是一蹴而就的，是一项需要在长期发展过程中不断的利用现代科学技术对其进行完善的一个过程。随着社会发展力水平的不断提高，各个不同领域的企业及机构在其常规管理工作中的管理形式不尽相同，但是对于档案管理信息化建设的需求却大同小异。而事业单位作为部分国家机构的分支，其档案管理工作较企业单位来讲任务更加繁琐，并且在整个事业单位中扮演者不可或缺的作用，传统的档案管理形式已经不能满足现代化的需求，且在一定程度上降低了事业单位档案管理的效率，所以在事业单位的档案管理工作中融入信息化，不仅顺应时代的发展达到与时俱进的目标，同时还能提高档案管理的工作效益。

关键词：事业单位；档案管理；信息化架设；策略

1 前言

随着互联网技术的发展，很多行业都开始了信息化的改革与转型，信息化逐渐渗透到人们生产与生活的方方面面，因此，事业单位档案管理进行信息化建设也是社会发展的必然趋势。我国事业单位为了保障档案管理工作的规范化与科学化，逐渐开始实行无纸化办公，对档案管理进行信息化建设。但是建设过程中存在的很多问题严重影响了档案管理的时效性与管理效率，对事业单位档案管理的长远发展也产生了一定的负面影响。为了加快推进我国事业单位档案管理信息化建设的步伐，我们必须要找出事业单位档案管理信息化建设过程中存在的问题，并加以解决

2 我国事业单位进行档案管理信息化建设所面临的问题

2.1缺乏必要的资金投入

由于我国很多事业单位的档案管理信息化建设都是处于起步阶段，很多事业单位都向加快建设档案管理信息系统，但是又缺乏必要的资金投入，所以资金也成为很多事业单位进行档案管理信息化建设的瓶颈。这种情况严重阻碍了事业单位档案管理信息化建设的步伐，因此，只有有了稳定的资金来源，事业单位档案管理的信息化建设才能够获得有力的支持，实现信息化的稳定建设与发展。各事业单位要强化档案管理信息化建设的资金保障，这样才能够促进档案管理信息化系统的开发。

2.2我国事业单位缺乏专业的档案管理信息化人才

制约我国事业单位档案管理信息化建设的另一个重要问题就是缺乏专业的信息化人才，我国事业单位现有的档案管理人才一般年龄都比较大，在业务能力与技术方面的水平不够高，这对于档案管理的信息化建设十分不利。我国事业单位的档案管理人才也缺乏必要的学习与培训途径，没有办法及时更新自己的信息化专业知识，这对于档案管理的信息化建设也是一种很大的限制，阻碍了我国事业单位档案管理信息化的建设。在我国目前的事业单位档案管理人员考核方式中，仍然使用传统的考核办法，这既显示不出档案管理人员的信息化水平，也没有办法促进档案管理人员主动学习信息化管理知识，对于档案管理人员的信息化发展来说非常不利。

2.3我国事业单位的信息化档案管理缺少稳定的平台

目前，我国很多事业单位的信息化档案管理平台都是处于开发建设的初级阶段，不能够充分发挥信息化平台的特色服务和效率，我国的档案管理缺乏广泛兼容性的信息化管理平台，很多平台都只能够为单位内部人员提供服务，没有办法与上下级部门形成有效的数据连接。我国很多事业单位之间所建设的档案信息化管理平台标准也不够统一，不仅满足不了当前的档案管理工作，而且对未来的档案信息化管理也形成了非常大的阻碍。

3 提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略

3.1加大对事业单位档案管理的资金投入

不论是工程项目还是企业管理，之所以能够顺利进行下去是由于各个单位对其投入了大量的人力、物力以及资金等。在事业单位的档案管理工作也一样，为了能够及时的更新老旧设备，有足够的资金引入高新技术，必须要加大对档案管理的资金投入。首先，事业单位可以在相关部门的大力支持之下，积极的引进现代化的管理设备，将原有的计算机、扫描仪以及打印机等档案管理的必备物资进行更换。但是，需要注意的是在更换设备之后，工作人员要对原有的数据保存下来，并转移到新型的设备进行有效的分类整合。此外，为了能够保障所收集档案的安全保密性，事业单位应该建立一整套的安全防卫系统，保障档案信息不被丢失，从而保障信息的安全性、完整性以及有效性等。

3.2加强对于馆藏纸质档案的数字化建设

传统的档案管理形式主要是通过对所登记档案信息进行备案记录，整理为纸质档案并进行收藏管理。而如今，随着现代化技术在各个领域的应用，为人们的生活带来了极大的便利。事业单位的档案管理工作应当由纸质档案逐步转变为数字信息化的一种数据，而数字化处理不仅能够便于档案的整理及保存，同时还是进行档案信息化建设的主要因素。首先事业单位的档案管理人员要进一步對现有的纸质档案，根据不同种类及不同部门的资料信息进行分类，并对分类还的档案信息进行整理，其次将一些需要座永久性保留的档案信息进行数字化处理，避免日后由于时间及空间上的变化导致档案信息的丢失，从而不能保障档案信息的完整性。

3.3加强对于事业单位档案管理工作人员的培训力度

事业单位档案管理信息化建设工作并不是一蹴而就的一项工程，其所设计的范围较广，对事业单位的各项工作都具有一定的影响，是一项较为系统性的工作。但是，为了能够完全适应现代信息化建设的潮流，也为了能够保障档案管理信息化建设工作能够顺利的进行，就需要各个事业单位在加大资金投入以及转变管理形式的同时，不能忽视对管理人员相关专业培训等工作。相关部门要在单位内部定期进行先进技术及先进知识的培训教育工作，充分调动单位工作人员对于学习新技术与新知识的积极性。制定相关的考核机制，对参加培训的相关人员实行考核，检验工作人员的学习成果，以便尽快的将所学知识应用到实际的管理工作中。

4 结束语

综上所述，事业单位档案管理信息化建设既是社会发展对事业单位的必然要求，也是事业单位转变旧有管理理念，与时俱进，创新档案管理模式的重要手段。信息化时代，做好档案管理信息化建设对提高事业单位的档案管理水平、实现政务公开、促进事业单位良性发展均具有积极的意义。新时期，事业单位要充分利用互联网技术，从档案管理的管理制度、硬件设施、管理人员等方面入手，切实做好档案管理信息化建设。

参考文献：

[1]吕秀玲，黄隽.对事业单位档案管理信息化建设的探讨[J].赤子（上中旬），2015，（23）：229.

[2]孟爽.事业单位档案管理信息化建设困境及对策[J].办公室业务，2016，（15）：38.endprint