Excel函数在学生成绩录入和分析中的应用

摘 要： 高校课程考核方式是课程改革重要环节，它的变化带来了成绩处理复杂化的问题，而Excel函数在数据处理方面的强大功能，可以大大提高工作效率和准确性。

关键词： Excel；函数；成绩录入；成绩分析

1.引言

辽宁对外经贸学院的期末考试总评成绩是由两大部分构成，一是平时成绩，一个是期末卷面成绩。平时成绩又由三部分构成，分别是课堂出勤、课堂表现和作业成绩，这些成绩的录入是个很大的工程。同时，还要对期末卷面成绩相关数据进行统计和分析。这给绝大多数任课教师带来了不小的困难，如何准确快速的实现相关数据的生成、统计和分析是教师们迫切想解决的问题。

2. 成绩的录入

2.1 自动输入小数点

成绩在录入过程中，有的时候需要输入一批规则的带有小数点的数字。试卷中最常见的是带有小数点0.5，如果一个一个的输入小数点的话，工作量就会非常大，而且如果在没有小键盘的笔记本上输入的话，因为数字键和小数点键相隔较远，操作起来也不方便。那么我们可以预先设置好小数点的位置，然后直接输入数字就可以了。操作步骤为：

（1）在【文件】中选择“选项”-“高级”。（2）在“编辑选项”中，选中“自动插入小数点”项，然后在“位数”中输入小数点的位数。如图所示。

设置完后，再在单元格中输入数值，数值会自动带上小数点。如果选择的位数是“1”，输入35将显示3.5，输入125将显示12.5。但要注意，如果想显示整数4，我们需要输入40。

2.2 输入重复数据

在输入平时成绩的考勤一项时，由于学校管理严格，学生考勤结果大都良好，成绩基本相同。这时候如果一个一个的输入就太浪费时间了。

我们可以“Ctrl”或“Shift”键选择需要输入相同数字的单元格（或单元格区域），输入数值，同时按下“Ctrl+Enter”键。

2.3 自动换行输入数据

在一个单元格区域输入数据时，往往需要换行。在大批量输入数据时，无论是利用上下左右箭头键换行，还是利用鼠标换行，都会影响输入的效率。

我们可以先选中要输入数据的区域，输入完一个数据后，利用Tab键向右移动，移动到区域边界时，在按在Tab键，会自动换行。还要注意，如果某个数据输入错误，不要用鼠标返回，而是要利用“Tab+ Shift”键。

2.4 数据有效性设定

学生的各项成绩都在一定的范围之間 ，我们希望在输入错误范围数据时，系统能给予提示。设置错误提示功能的操作步骤为 ：

（1）选择需要输入数据的单元格区域（如果数据范围不同，我们就要分别设置规则）。

（2）选择“数据”-“数据有效性” –“设置”，在“允许”选项下，根据实际情况选择整数或小数和最大值与最小值。

进行设置后 ，只要在设置了的单元格内中输入不符合要求的数值，则会出现提示错误提示，提高了输入成绩的准确性。

3. 统计分析成绩

3.1 查找总成绩中的不及格成绩

在成绩分析时，需要找出不及格的成绩，还不想改变成绩所在的位置，可以采取以下方法。

方法一 圈识不及格成绩，操作步骤为：

（1）选中一个空白单元格。

（2）打开数据工具，选择数据有效性-选择数据有效性-设置-允许-整数，在最小值处输入60，在最大值处输入100，确定。

（3）复制这个单元格，选择性粘贴-有效性验证到需要查找的数据区域。

（4）打开数据工具，选择数据有效性-诠释无效数据。结果如图所示。

方法二 借助IF函数查找，操作步骤为：

（1）在空白单元格F2中输入函数“=IF（E2<60， "不及格"，""）”，确定。

（2）拖动填充控制柄，复制公式。结果如图所示。

方法三 突出显示不及格成绩， 操作步骤为：

（1） 选中数据所在的单元格区域，选择开始-条件格式-突出显示单元格规则-介于。

（2）在打开的对话框中，设置“单元格数据 ”介于0与59之间，格式设置中字体的颜色设置为红色，确定。结果如图所示。

3.2 统计各分数段人数及占总人数的比例，画出饼状图

3.2.1 统计各分数段人数， 操作步骤为：

（1）选择一个区域输入分数段的界值，要按升序排列。一般按：成绩<60（不及格）、60≤成绩<70（及格）、70≤成绩<80（中）、80≤成绩<90（良）、成绩≥90（优）划分成绩段，所以输入的界值分别是59，69，79，89，100.如图在单元格区域H1：H5中输入。

（2）选择单元格区域I1：I5，输入函数“=FREQUENCY（E2：E45，H1：H5）”。注：数据区域（E2：E45）是成绩数据区域，（H1：H5）是分数段的界值区域也叫数据分组区域。

（3）同时按 Ctrl+Shift+Enter，在 I1：I5区域看到统计结果。

（4）选择单元格区域I1：I5，插入饼状图。

3.2.2 各分数段人数占总人数的比例， 操作步骤为：

（1）在单元格G2中输入班级人数45，选择单元格区域J1，输入函数“=ROUND（I1/$G$2，3）”，确定。（也可以选择单元格区域J1，输入函数“=ROUND（I1/SUM（I$1：I$5），3）”）

（2）拖动填充控制柄，复制公式。得如图所示结果。

注：显示各分数段人数占总人数的比例也可以利用饼状图-添加数据标签，然后右键选择任意数据标签，在弹出的快捷菜单中选择设置数据标签格式-标签选项-百分比。

3.3 不改变顺序进行分数排名

分数排名有两种排名方式有，一种是用排序方式，但会改变成绩单原来的顺序。另一种是利用函数RANK， 操作步骤为：

（1）选择空白单元格G2，在单元格内输入函数“=RANK（E2，$E$2：$E$46，0）”。

（2）拖动填充控制柄，复制公式。得如图所示结果。

3.4 统计最高分 、最低分和平均分

统计最高分 ，最低分 ，平均分的方法有两个，方法一是利用工具栏的“自动求和”选项。另一个方法是利用函数：求最高分用函数“MAX”，最低分函数“MIN”，平均分用函数 “AVERAGE”。

4. 结束语

以上的方法是笔者多年总结的经验，希望能给老师们在成绩录入和分析的过程中提供一些帮助。

参考文献

[1] 魏雪萍 ，李岚.Excel应用大全 [Ml].北京 ：人 民邮 电出版社 ，2008.

[2] 龙建祥 ，张铁军.EXCEL函数与公式综合应用技巧[M].北京：人民邮电出版社，2010.

作者简介：梁海滨（1978-），女，辽宁人，辽宁对外经贸学院基础课教研部副教授，从事高等数学教学研究。endprint