试论高校电子档案管理途径

白立娟 / 商丘工学院

试论高校电子档案管理途径

白立娟 / 商丘工学院

人类社会已步入信息时代,计算机技术作为现代信息科技发展的主流,正迅速渗入到各个领域之中,并对人们的生活产生着深切的影响和改变,同时也产生了大量的电子档案,由此引发的电子档案管理问题已成为当今档案界关注的热点，文章着重分析了电子档案的含义、特点、管理原则及管理途径。

电子档案；管理；途径

随着科学技术的迅猛发展和信息技术的广泛应用，国家和社会对信息化的依赖程度越来越大，各单位出现了愈来愈多的电子档案。如何做好电子档案管理，已成为摆在我们面前的严峻问题。

一、电子档案含义

电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案。

随着计算机技术的广泛应用，机关、团体、企事业单位在管理、生产和科学技术等活动中形成了越来越多的电子文件，这种文件存储在特定介质上并加以命，需要时，只要指出其文件名，即可将文件调出来供阅读或打印用，将电子文件归档后即形成电子档案。在电子档案中，全部信息是以数字式代码加以存储的，信息的编码和解码过程都由计算机完成，利用时须借助计算机等机器设备转换成原有的文字或图像形态，因此人们亦将电子档案为“机读档案”或“数字式档案”。

目前电子文件所采用的存储介质主要有磁盘（硬磁盘、软磁盘）、磁带和光盘。电子文件归档主要使用磁带与光盘。

二、电子档案的特点

电子档案与以往各种载体的档案—样，都是人类社会活动的记录，但它在记录方式上有许多不同于其他载体档案的特点。

（一）信息的非人工识读性

从远古的泥板、羊皮纸、甲骨、竹简，到近代的纸质记录，从来都是采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是人工不可识读的数字式代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识读的记录

（二）信息存储的高密度性

无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储密度都大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有“海量存储”之称。随着技术的发展，这些介质的存储密度还将继续加大。这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放，另一方面，由于每一个“保管单位”内的文件数量比原来要大为增多，也给管理和调阅提出新的要求。

（三）信息与载体之间的可分离性

以往的档案，信息被固定在某—载体上，成为不可分离的一个“实体”，文件最初形成时的标记也被固定在这—实体上，使之具有明显的原始性特征。而电子档案中信息不一定具有固定的物理位置，可以以非实体形态进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息的易于更改，而且更改后可不留痕痕迹；易于复制，而且分不出原件和复制件；易于传输，在网络条件下可以通过通讯线路在异地调阅或形成文件。

（四）多种信息媒体的集成性

以往的档案一般只能记录—种或两种信息媒体，从而分别形成了文字档案、照片档案、录音档案、录像档案等。使用多媒体计算机，可将图文信息、音频信号、视频图像等不同媒体形式的信息记录在同一份文件上，使其达到声像并茂，真实地再现当时的活动情况。

(五)系统依赖性

以往的档案基本上靠人工管理，而电子档案从其前身---电子文件的制作与处理，到档案阶段的全部管理活动都必须借助于计算机应用系统才能实现，计算机硬件和软件的性能对文件处理、档案管理的质量和效率具有直接的影响。系统依赖性的另—个含义是，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。

三、电子档案的管理原则

我国档案工作的基本原则对于电子档案的管理同样具有宏观的指导作用，纸质档案管理的一些业务原则在电子档案管理中也具有生命力。根据电子档案的特点，在其管理活动中还应遵循以下原则。

（一）完整性原则

随着计算机技术的普及，机关电子文件的制作可由各部门甚至个人独立完成，从而使电子文件的分布呈分散化趋势。此外，在电子档案文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件实体”的概念将不再存在。这种分散化和非实体化特征，使得对电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观，因此，在电子档案管理各个环节要采取相应措施确保其完整齐全。不仅存储在电子文件介质上信息要完整，与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档和接收进馆。

（二）可读性原则

目前各机关使用的计算机硬件和软件不同，由此生成的电子文件的存储格式也不相同。计算机技术的迅速发展，造成了硬件、软件的不断更新换代，新设备对旧设备有时也不具有兼容性。由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性，脱离了赖以支持的软、硬件系统后，有些文件就会变成无法识读的“死文件”。因此在电子档案管理中要特别注意确保其可读性，如在收集范围中，除了反映机关工作活动的记录外，还必须包括这些记录的支持软件；在收集要求中，除了对信息内容方面的要求外，还包括对信息格式方面的要求；鉴定工作除了对其内容进行价值分析外，也要对其可读性进行技术分析等。总之，每一个管理环节都要对日后的档案利用负责，要保证档案长期的可识读性。

（三）可靠性原则

可靠性是档案的生命。由于电子文件易于修改并可不留痕，文件的签署以及进入网络后信息的控制需要专门技术等原因，人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存有很大的疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力，除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外，文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要的。在电子档案管理的全过程中要严格制度，堵塞漏洞，不仅要把住收集关，确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。

四、高校电子档案管理途径

电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系，由各级管理部门分别集中管理。目前，在对电子档案进行管理的起步阶段需要注意以下问题。

（一）集中统一管理电子档案

近年来，随着办公自动化（OA）和计算机辅助设计（CAD)、计算机辅助制造（CAM）技术的普及，使用计算机制作文件的机关越来越多，大部分机关将电子文件转换成纸质文件，经正式签署后归档保存，原电子文件保存在各形成部门。也就是说大部分电子文件没有归档，处于分散保存状态。从档案工作的发展看，各机关档案室应当积极创造条件将具有保存价值的电子文件归档，对电子档案的集中统一管理。档案馆也需要对接收电子档案的问题开展调查研究、前期论证和创造软硬件技术环境。电子档案的统一管理有利于对这部分数字化信息的检索、利用和共享，有利于各机关、各地区对于电子档案管理进行全面的统筹规划，有利于加速档案工作的现代化进程。

电子档案的集中管理应注重实质而不强求形式的划—，尤其是在现阶段应采用与本机关、本地区情况相适应的管理形式。如暂不具备集中保管电子档案条件的机关档案室，可先对各部门电子文件的归档范围、管理方法、有关标准做出规定，并定期进行监督检查，待条件具备再实行集中；有的机关设有专门的计算机站、信息中心等机构，有较好的电子文件保管条件和可行的管理办法，机关档案室可根据档案工作的要求与该机构共同研究制订电子档案的管理办法，亦可暂委托其代管该机构形成的电子档案。

（二）纸质文件和电子文件双套归档

目前大部分机关将电子文件转换成纸质文件归档保存，是因为在电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备，通讯设备等方面仍存在这样那样的问题，在这些问题没有得到有效地解决之前，这种纸质文件和电子文件“同时服役”的状况有存在的合理性和必要性。一方面，在没有充分的技术保障和科学的管理制度的条件下，档案人员不能轻易用电子文件取代纸质文件归档保存，另一方面，电子文件的归档也有其积极的意义，这样就形成了双套归档的局面。这是文件介质转换时期不可避免的一种现象，不应看做不必要的重复。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，但多种介质档案并存的状况将长期存在双套归档带来的直接影响是需要分别建立两个管理系统，二者既有联系，又各有特点，这给各级档案管理部门提出了许多新的课题。原则上电子档案的管理应纳入现行的档案管理体系，能够并轨的实行并轨，比如，电子文件的归档单位最好与纸质文件的立卷单位相—致，归档时间也可定位同时，价值鉴定、著录标引统一操作等；不能并轨的就分别操作，如分别保管、分别利用等。

（三）文书档案管理一体化

由于电子文件与档案的关系比起纸介质的更加密切，电子文件的大量出现并转化为档案可能使多年来预测和和提倡的文书档案的管理一体化进入实质性阶段。计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制方法等都需要从文件形成阶段开始统筹设计，大量的“档案管理性工作”也需要在文件阶段完成。如果档案管理的一切业务都在归档后才开始考虑和实施，可能在系统运行中造成很大重复和浪费，造成整个系统的混乱和低效。

[1]颜海.档案信息资源开发利用[M].武汉:武汉大学出版社,2004:89-90.

[2]邓 绍 兴 , 陈 智 为. 档 案 管 理 学 （ 修 订 本 ） [M]. 北 京: 中 国 人 民 大 学 出 版社,1996:416-417.

[3]王萍,宋雪雁.电子档案管理基础[M].北京:清华大学出版社,2006:10-12.

白立娟(1984-),女,商丘工学院教务处学籍科主任科员,本科学历，研究方向:档案管理。