大数据时代背景下的档案管理探讨

亓麟

摘 要：随着我国社会经济的飞速发展，我国现代社会已然进入到了一个大数据时代。国家各个方面的发展都离不开档案管理，档案管理牵扯着国家和人民的根本，做好档案的储存和管理工作是未来我国能否继续健康发展的重要依据。如何结合现阶段的大数据时代背景来促进档案管理的发展是眼下应解决的重要问题之一，本文就以一些大数据时代背景下档案管理的一些问题进行探究。

关键词：大数据；档案管理；信息资源

所谓的大数据时代，也就是指现代信息技术的飞速发展所带来的一种对各个数据进行整合处理的数据管理模式。而如今各个行业的发展都离不开对各种有效数据的整理利用，档案管理工作也是如此。而档案管理由于其本身具有任务多、数量大、种类广等特点，就更需要大数据来对其管理模式进行改革。下面来介绍一些大数据背景下档案管理所产生的影响及存在的问题。

一、大数据时代背景对档案管理的影响

1.对档案管理理念的影响。以前的档案管理工作是对各种档案进行整理总结，最终以书面的形式交由档案管理员进行管理，而档案管理员则根据档案的具体信息以及秘密等级对档案即兴归类整理，而传统的档案管理场所也是一个具体的像图书馆一样的建筑。在大数据时代的影响下，使得档案管理工作者最基本的工作内容载体发生了质的改变，由原本的实体档案卷变成了如今的电子数据，使得管理者们的体力劳动变成了现在的脑力劳动，对管理者的现代信息技术掌握程度有了新的要求，也使得档案管理者的管理理念发生改变。

2.对档案管理工作性质的影响。上面我们提到了大数据时代的档案储存的方式由传统的书面记载变成了现如今的电子信息储存。使得档案管理的基本工作性质发生了改变，可以说是颠覆了传统的档案管理者的工作方式，使得现如今档案管理者们基本不需要进行体力劳动，大大的从体力上减轻了管理者们的工作负担，但是，由于大量的数据信息的涌入，使得对档案管理工作者们的电子信息技术要求加大，对他们的电子信息辨识、分类、保管能力有了新的要求，大数据时代直接从本质上改变了档案管理工作的性质。

二、现阶段大数据档案管理存在的一些问题

1.大数据档案管理系统的安全和效率问题。现在的大数据档案管理系统还处在一个起步阶段，还存在一些不足，其中档案管理数据库的安全系数不达标和大数据档案管理的工作效率不能满足需求是最主要的两个问题。一些单位或企业在进行大数据档案管理过程中，没能对各个档案数据进行即是合理的分类储存，使得档案数据库杂乱分散，这就可能导致一些档案数据的丢失；而且由于我国大数据档案管理还没成熟，使得一些未知病毒入侵和发生一些不能解决的系统故障，或是一些单位不能定期进行数据库维护，是一些不法人员趁虚而入，导致档案数据库发生一系列的安全问题。由于档案数据库的信息量庞大，导致档案信息输入容易寻找难，造成了访问查询时间过长，不能满足其对应的使用效率，也是大数据档案管理的问题之一。2.管理人员的能力和素质有待提高。档案管理的工作性质改变对档案管理者的工作能力有了新的要求，在信息技术飞速发展的今天，各个行业的设备和技术的更新速度非常快，工作人员不能及时的提升自身的现代信息技术掌握能力就无法适应大数据档案管理工作。而一些档案管理工作人员思想跟不上发展，对新技术和新设备有着排斥心理，从而导致在档案管理工作中无法及时的完成工作要求，不能及时发现工作中的问题。一些年长管理工作人员的，不能以合理的眼光看待新技术，对新管理模式有着不接纳的态度，这些工作人员的素质有待提高。

三、提高大数据档案管理工作效率的措施

1.加强大数据档案管理数据库的防护能力。大数据时代对档案管理的发展是把双刃剑。一方面，现代网络技术已经十分发达，这对档案管理的数据库的防入侵能力有了更加嚴厉的要求，各个企业和单位需要加强自身档案数据库的地域入侵的能力，对档案数据库进行一些加密等处理，从而来减少档案数据库被入侵的风险。另一方面，也要增加档案管理中应对系统故障，和未知病毒的相关知识人员的储备，对企业或单位的档案数据库要定期的进行备份，避免在危急时刻档案数据的安全完整性，尽量减少损失。做好日常的系统维护工作，定期进行病毒排杀，做好档案管理人员的工作，能使其在工作中对档案进行合理科学的分类，减少因档案丢失而造成的损失。做好监督工作，严禁没杀毒的外接设备接入，严禁工作人员私自复杂档案数据。

2.制定完善的档案管理制度增强工作人员能力。在大数据时代，档案管理工作也需要相应的人员管理制度，才能使得档案管理工作顺利进行，而随着管理制度的完善，工作人员的能力也会相应提升来跟上管理制度的发展。在数据档案入库时要制定相应的标准，由于大数据的影响，档案的种类变的繁杂多样起来，不能制定相应的准入制度很可能使有害信息进入数据库，产生危害。制定相应的员工能力考核制度，对不能适应工作岗位的员工要进行培训或辞退，以免因员工能力不达标而死的整个档案数据库受影响。

四、结语

大数据时代对的档案管理工作来说是一把双刃剑，既能推动档案管理工作的发展，使其适应社会前进的脚步，又给档案管理带来了前所未有的挑战，使其面临各种各样的危机，我们能做的就是取其精华去其糟粕，使档案管理真正成为国家发展道路上的好助手。

参考文献：

[1]洪亮.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].办公室业务，2016，（05）：79.

[2]刘泓，刘冰欣.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].信息化建设，2016，（05）：277.