让你在同事中脱颖而出

周文+魔之左手

在我们之前的文章中，曾经介绍过让职场新人能够快速充分发挥能力的IT数码硬件。在这些平台上，我们还需要善用各种通用办公或专业处理软件，也就是所谓的“生产力工具”类软件，才能提升工作效率，产出各种工作成果。

“生产力工具”是一个从Productivity翻译过来的舶来词，翻译成中文后明显造成了认知上的偏差。我们从GooglePlay、App Store、Windows Store中Productivity及Developers Tools分类下的APP可以看出，生产力工具并非特指程序员常用的Visual Studio等软件，而是指Microsoft Office等软件。

随着这个词在国内逐渐扩散开来，很多人将其误解为程序员专用名词，且因为程序员为了原生Unix环境常常使用搭载OSX系统的Mac电脑，便又传出“生产力工具”是Mac专属名词的误解。

时至今日，无论是Office软件带来的办公高效率，还是程序员便捷的环境调用，甚至是平面设计等快速产出内容都已经可以算作“提高生产力”。而如何在日常工作中提高自己的生产力，关系着能否在同事中脱颖而出赢得BOSS青睐，因而便成了职场新人不得不学习的一课。

善用办公软件 提高生产效率

系统自带文本编辑器

在我们常用的Windows系统中，其实存在着两个可以用来生产的工具：写字板和记事本。其中记事本是自1985年Windows 1.0便存在的文本编辑器，格式为“.txt”且支持ANSI、Unicode、Unicodebigendian及UFT-8编码，但其不存在排版格式等内容，是一种纯文本格式。其实记事本中附带一个日志功能，只要在文档开头第一行打出“.LOG”（不含引号），便会在每打开一次文件都记下一个新的时间标签。而写字板则是一个简化版的Word，默认格式为“.rtf”，但可以保存成为“.docx”、“.odt”、“.txt”等格式（Windows 10新版本中已不支持保存为“.doc”）。写字板的容量比较大，对于大点的文件记事本打开比较慢或者打不开，可以用写字板程序打开。同时，写字板支持多种字体格式，使用操作比较简单方便。

这两者虽然可以满足简单的生产需求，却不足以招架高生产力下的生产模式。

Markdown

Mac用户一定知道一个叫做Markdown的标记语言，可以使用普通文本编辑器编写，通过简单的标记语法，可以使普通文本内容具有一定的格式，进而保证创作生产时的思路不产生断裂。

Markdown的语法简洁明了、学习容易，而且功能比纯文本更强，它可以让人简化排版工作，专注于写作。Markdown具有一系列衍生版本，用于扩展Markdown的功能（如表格、脚注、内嵌HTML等等），这些功能原初的Markdown尚不具备，它们能让Markdown转换成更多的格式。

日常工作的文本处理无非就是标题、引用、强调（加粗、斜体、下划线）、插入链接、插入图片、列表（有序和无序列表），甚至连表格都很少用。Markdown一共支持6个级别大小的标题（对应于HTML语法里的h1～h6），写法很简单，就是在文字前空一格加上#号就行，几个#号就是几级标题，大小由大到小。

Markdown并不是OSX系统的专属，在Windows和Linux平台也有许多支持Markdown的软件可以帮助我们提高生产力。

锤子便签

在此我们推荐一款可以跨平台使用的软件——锤子便签，老罗虽然做手机中规中矩，软件却是做得十分出色。锤子便签的UI设计十分精美，拟物化非常到位，把便签设计成小卡片（或者说小便签）的形状，用回形针夹在左边，用木纹做背景图，给人实物便签一样的体验。

锤子便签支持Markdown模式和RTF富文本模式（多信息文本格式）。“锤子便签”可以把排好版的文字以图片分享出来，即使在没有生成图片时的编辑过程，也可以体会到老罗所要表现的优雅，同时锤子便签可以方便地插入图片并能十分协调，不需要额外费力进行调整。

在手机打开Markdown模式后码字，输入标记符号并不方便，锤子便签做了一个轻量级的排版操作工具条，通过工具条上的按钮来实现排版，更加简单易学，也更加便于操作，可以实现轻量级的排版。其对于Markdown语法的精简，以及“居中”功能的加入，可以帮助用户尽快找到自己想要的表达效果。

目前锤子便签除iOS和Android版本外还有网页版本，在安装“欢喜云同步”的情况下可以轻松实现多平台同步的效果，非常适合用户用来提升生产力。

OneNote

Microsoft OneNote是一套信息获取以及多用户协作工具，它更适合用于支持手写笔操作的平板电脑，使用触控笔、声音或视频来创建文本记录。在Windows Ink的支持下，OneNote支持手写识别转文本，甚至可以识别手写数学公式，如果用户的工作中对这方面有所涉及，一定可以带来极大的助力。比较遗憾的是OneNote不支持Markdown。

OneNote有着强大的索引的图形和音频仓库，例如可在图像文件（例如屏幕截图、扫描的嵌入式文档，或照片）中搜索内嵌的文本内容、可搜索电子墨水注释中的文字、可对音频内容进行语义搜索。该软件的多用户功能可实现脱机编辑并且在上线后以段落为基础进行同步合并，这使其多人协作功能更加灵活，对全体人员的时时在线能力要求比较低。

快速识别与转换 保证生产力

在面对需要大量的数据识别的工作时，我们可能接触最多的工具便是扫描机和各种识别软件。受制于扫描机的效率问题，它很难帮助我们快速整理数据以便安心生产。其实，在智能手机对焦速度飞速发展的今天，我们完全可以用一些支持OCR的软件来达到大量识别数据的效果。

OCR是提取图片中文字的工具和方法，这种文字识别技术称为OCR（Optical Character Recognition）。OCR技术的出现，实现了将印刷文字扫描得到的图片转换为文本文字的功能，提供了一种全新的文字输入手段，大大提高了用户工作的效率。

扫描全能王

CamScanner扫描全能王可以将智能手机变成随身携带的扫描仪，方便快捷地记录和管理各种文档、收据、笔记和白板讨论等。通过图像裁剪和图像增强演算法，它可以提升扫描质量，让内容更加清晰可读。

扫描全能王应用不仅可以修改文档名称、添加标签、智能管理文档，还能给文档添加自定义水印、手写批注。对文档全篇OCR后，只需输入图片或文档内的关键字，即可快速查找到含有此关键字的文档。付费高级账户还能把图片上的文字直接变成文本导出。

扫描全能王支持手机、平板、电脑多终端同步，并且支持Box、Google Drive、Dropbox、Evernote、OneDrive等第三方云端存储。

Office Lens

Office Lens是微软发布的一款办公软件，需要使用Microsoft账号登录，不过应用和里面的功能是完全免费的。该软件主要用于修正、增强白板和文档的图片，并将它们发送到OneNote。

Office Lens能配合Microsoft Office系软件输出扫描内容，实现无缝办公，虽然它自身并不支持OCR，但可以实现精度很高的识别，将扫描识别好的文件导出到Word文件，且不需要如扫描全能王一样购买昂贵的高级账户。

该软件为Windows 10 UWP程序，可在多平台进行使用，搭配OneDrive可以实现自动同步功能，如果不想掏出手机，也可以直接使用电脑摄像头达到不俗的OCR效果。

多终端同步 云盘保证连续生产

如今国内的上网速度，特别是移动互联网速度虽然不是全球最快，却也足以傲视世界上大部分国家和地区，满足日常使用需求更不在话下，也正因为如此，多终端办公才成为了很多用户的选择。通过选择使用合适的云盘，我们可以将特定工作文件夹的内容自动同步，甚至可以通过在线平台进行生产，利用一切碎片化时间提高生产力。

目前国内市场比较出色的同步网盘有很多，但可以在线完美预览编辑Office文件的网盘只有OneDrive和微云。我们建议正版Windows 10用户采用OneDrive作为同步盘使用，而Windows 7及其他用户则可以考虑购买百度网盘的普通会员。虽然百度网盘的定位属于“备份网盘”，对办公工作的助益比较小，但只要设置好备份间隔，也可以达到同步的效果。作为同步、备份网盘时，它低廉的价格和超高的容量也让我们使用起来更加没有顾忌，保留数年的工作数据都没有问题。

在多终端适配方面，很多网盘的体验都差不多，相对来说Windows 10用户使用OneDrive可能会更加方便。如果是Mac用户，则需要考虑如果没有应用适配，网页端是否足够满足日常使用的要求。

百度网盘

百度网盘（原百度云）是百度推出的一项云存储服务，首次注册即有机会获得2TB的空间，已覆盖主流PC和手机操作系统，包含Web版、Windows版、Android版、iPhone版。用户可以轻松将自己的文件上传到网盘上，并可跨终端随时随地查看和分享。

在网盘大战已经落幕的今天，百度网盘仍旧是众多网民的常用选择，虽然现在免费用户的体验可能有所欠缺，但付费用户的功能确实一点不少。百度网盘普通会员即可以享受2TB空间及云解压和多终端自动备份的功能，可以将我们办公电脑、手机、家用机上的不涉密文件夹进行同步，进而实现多终端办公的效果。

百度网盘有着丰富的资源储备，如果MD5相同还可以实现秒上传的效果。

OneDrive

微软的OneDrive云存储服务即原先的SkyDrive，为了解决与英国天空广播公司的商标雷同案件而改名，SkyDrive的服务细节和品质并不受此次更名影响。在更名后，微软还特别将付费用户的SkyDrive服务更名为OneDrive for Business，以方便商务用户识别。

OneDrive提供的功能包括相册自动备份、在线Office、分享指定文件或整个文件夹。OneDrive采取的是云存储产品通用的有限免费商业模式：用户使用Microsoft账户注册OneDrive后就可以获得5GB免费存储空间，如果需要更多空间则需要额外付费。对日常工作来说，5GB的免费存储空间绰绰有余，只是不能如同百度网盘那般进行大容量存储。

OneDrive的额外空间可通过订阅Office365享受，即在购买Office365这个生产工具的时候我们便也享受了额外的存储空间加成，这一点还是十分不错的。

iCloud Drive

对使用OSX系统的Mac用户来说，无论是百度网盘或OneDrive都显得有些遥远。这时，iCloud Drive便成为了最佳选择。iCloud Drive是苹果旗下的一个产品，可以随心所欲地在选定的设备上处理选择的文件，并且支持Windows 7或更新版本的Windows操作系统。苹果注册账户可以免费获得5GB的iCloud存储空间，更大存储空间方案则需要额外付费。

在OS X Yosemite/Windows 7以上版本操作系统上，用户只需将文件拖放到iCloud Drive即可上传到云端，当然也可以从iOS设备上支持iCloud的APP创建新文档，然后就能从其他联网设备上随时随地访问这些文档。