张璐
(内蒙古包头市中心医院工会,内蒙古 包头 014000)
浅谈事业单位档案数字化管理
张璐
(内蒙古包头市中心医院工会,内蒙古 包头 014000)
数字档案取代传统纸质档案是未来档案工作的发展方向,数字档案已被越来越多的行业纳入档案工作范畴。事业单位对档案管理的数字化特别重视。档案管理系统采用数字化来管理检索,是未来档案管理的发展趋势。在实现档案管理的飞跃发展中,数字化档案管理的核心是基础信息数字化建设。
数字档案;扫描;转换技术;数据结构
随着电子档案的产生和数字技术的出现,档案工作也发生着翻天覆地的变化,为档案工作的发展带来了新的机遇与挑战。新时期,做好档案管理工作是一项长远任务。
档案数字化就是把存储于传统载体上的档案信息进行数字化处理。它利用照相、扫描及其他数字转换技术,将纸质档案和其他载体中记录的传统档案信息转换成能被计算机存储的数字形式过程。数字化档案的最大特点是能够通过网络迅速保存,彻底改变档案的利用形式,促使档案管理从档案的利用、保管职能向信息采集、信息管理和信息服务的职能转变。而数字档案是档案馆对馆藏档案的管理方式,但实质没有改变,同样具有收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、编研等功能。现在“数字档案馆”就是“以数字资源为主要采集对象,实施档案的数字化存储、管理与维护,及时提供数字档案信息的网路传输、服务,并架构于一个完整的标准化体系基础之上的档案馆”,其便于统计,一目了然。
传统意义上的档案与数字化档案相比,数字化档案的功能特点有馆藏档案数字化、现代化档案管理、资源利用共享化、信息传递网络化和数据结构连结化。
2.1 馆藏档案数字化
运用多媒体技术和计算机技术把传统档案资料处理并转化为数字信息,让馆藏信息以数字化形式存储,实现纸质档案向数字化档案的过渡。这样既方便又快捷,不用异地检查就能实现管理。
2.2 现代化档案管理
数字化档案馆不仅包含了传统档案的一切功能,它还包括档案检索自动化和编目、检索自动化与档案全文储存、档案库房管理、保护技术现代化、建立档案数据库。这是实现档案数据化的基础,也体现了优于纸质档案的先进性。
2.3 资源利用共享化
各种档案馆的信息空间以认字形式存在,用户可通过网络方便、快捷地利用信息资源,达到资源共享的目的,从而实现网络安全、快捷查收档案。
2.4 信息传递网络化
通过以网络为主的信息化,实现网络的规范化和信息传递,虽然形式相同,但内容不同、传递速度快。
2.5 数据结构连结化
通过规范的数据结构,各部门可以实现标准、规范、统一规划的数据结构。
档案基础数据化建设是一个复杂的系统工程,由于技术问题、认识差异等问题存在,在档案数据库建设方面存在着以下难点。
3.1 数字档案的可行性、可靠性问题
由于档案具有可靠性高和原始性好的优势,所以起到了参考和凭证的作用,这是优于其他信息的特殊之处。信息的准确性确定了它的独特性。必须从技术上确定它的可行性和可靠性,这值得每位档案工作者探讨。注意采集的原始信息要准确,避免盲目采集。
3.2 数字档案馆建设的标准化问题
纸质档案具有易烧毁、长期存放易褪色等缺陷。而数字档案能将地区、全国档案连成一个整体,实现异地查阅,达到资源共享的目的。整体性的数字档案馆实际上是一种网络化环境下的资源共享的档案馆体系,是一个分布式的网状结构,由各个独立的又互相连接的档案馆实体组成。要对这分散在各地的数字档案信息资源进行组织控制,就必须要有彼此兼容的硬件环境,一致的文件格式,统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等。实际工作中,数字档案馆建设的标准化是整体体系、量化系统。对于工作人员而言,要结合我国档案的实际问题,建起适合我国数字档案馆建设的标准化体系,这是摆在我们面前的一个需要迫切解决的问题。目前,我们面临以下难题:①我国档案信息系统没有相应的具体标准可以遵循;②有些规范超出了档案工作的范畴,比如综合数据处理格式就需满足跨部门、跨行业的要求;③上下档案工作的标准要相互衔接;④计算机技术更新速度飞快,每次技术设备更新都会影响原标准,进而产生矛盾,因此,要不断地修改档案管理的规范和规则。
3.3 优选问题
自古以来,历史档案受“只字片纸不得销毁”思想左右。民国年间,档案在进馆过程中采取“有文必收,有档定馆”的做法,永久保管。因此,难免将一些零散性文件、事务性文件、复杂性文件与民国时期体现机关主要职能的业务性文件混杂在一起,这种鱼龙混杂的馆藏做法,造成了馆藏的庞大和内容的繁杂,影响着馆藏档案的优化和条理性。在当前档案数字化工作中,哪些需要优先数字化,哪些全宗优先数字化,哪些全宗暂缓数字化等,这些要弄清楚。最优化的做法是尽其所能把键盘、扫描设备及采集卡等内容全部数字化。
4.1 档案数字化,改善档案管理的环境
只有实现档案数字化,才能突破传统档案的障碍,使档案管理部门从纸质走向网络,实现档案的保管和利用。管理和服务职能的转变,实现档案信息资源的科学配置、创新管理,为大众提供优质服务。达到新时期下的高效、科学的管理模式。
4.2 加大经费投入
任何事业单位管理人员的管理工作非常重要,但档案管理往往被领导忽视,甚至有些档案没有收集,上级检查后才要求档案管理人员编排档案。只有充分发挥数字化档案的优势,分类信息,才能为领导决策提供有价值参考信息。应提高档案工作在人们心目中的地位,引起领导的高度重视,争取资金和政策上的支持。
4.3 建立保障档案数字化的制度
任何单位在进行档案数字化的进程中,必须建立完善的保障体制。对于归档工作中存在的问题,要制订合理的归档制度,基本内容应包括:由单位统一制订的归档日期,各部门领导进行的年终考核测评中加入针对各部门档案工作开展情况的测评等。这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极的推动作用。
此外,也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员,建立档案收缴督办制度,把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中,提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。
4.4 保证重点档案的数字化工作
单位的档案部门要为职工提供技术服务,将馆藏档案在短时间内迅速、全面地实现数字化,在这一过程中,要保证重点、突出特色,反映单位的发展历程,将单位获得的一些奖励和重大事情包含进去,要有利于对单位的长远发展产生积极性影响,还要便于查阅历史资料,便于参考以前的作法。
综上所述,档案的数字化建设是一个不断探索、不断发展的过程。同时,要遵循合理性原则,设立科学的目标,采取正确的方法,才能逐步做好此项工作,更好地发挥数字档案馆的优越性。随着计算机的普及和互联网的发展,我们要与时俱进,不断把纸质档案转化为数字化档案管理的模式,才能把基层档案保存好,不会出现丢失、销毁、褪色、虚假档案,更不会出现人员与档案分离的现象,便于领导管理,便于上级的监督和检查。
〔编辑:张思楠〕
G270.7
A
10.15913/j.cnki.kjycx.2017.13.090
2095-6835(2017)13-0090-02