办公自动化时代文书档案归档整理问题研究

文/福建省食品药品质量检验研究院 张晓

办公自动化时代文书档案归档整理问题研究

文/福建省食品药品质量检验研究院 张晓

办公自动化时代，文书档案归档整理可以依靠计算机技术和设备实现，大大的提高了档案归档管理的工作效率，档案归档整理方式改变的同时也带来了很多安全问题和工作质量问题，要提高档案归档整理质量，须对这些问题提出合理化的解决措施，本文是对办公自动化条件下文书档案归档整理而展开的研究。

办公自动化；文书档案管理；管理原则；管理方式

办公自动化条件下，文书档案归档整理工作既有了更多的优势和便利，同时我们在实际工作中也会出现一些新的问题需要解决。为进一步提升文书档案归档整理的可靠性、真实性、有效性以及安全性，我们需要对文书档案归档整理当中出现的问题加以分析，从而有利于工作的顺利开展。

一、文件归档的历史变化

（一）文档载体的变化。传统的文书档案归档工作载体是纸张，办公自动化条件下，单一的纸质载体变成了纸质载体+电子载体。目前，国内对于电子文件的法律效应还没有做出明确规定，所以，纸质档案的重要性依旧不减当年，电子档案则主要起到一个优化档案查询、档案调取、档案传输的作用。

（二）工作含义的变化。由于电子文件归档存在着实物上的归档和概念上的归档，这样一来，归档的标志究竟是什么呢？办公自动化带来的真正意义上的文档一体化，使归档的含义需要重新解释。

（三）文档利用的优越性变化。自动化办公环境下，电子档案的利用更加便利、直接，传统的立卷归档被现在的计算机储存所代替，文书档案管理不再需要装订，管理程序更加简化。

二、自动化文书档案归档整理原则分析

（一）纸质档案和电子档案共同存在。电子档案的法律效应还没有被完全确认，所以当前电子档案也只适用于档案管理工作，并不适用于实际应用。因此，就目前的工作环境来看，自动化的档案整理还不能完全替代纸质档案整理，企业单位各种业务的开展，依旧需要依靠纸质档案管理来实现。那么，自动化文书档案归档整理背景下，必须坚持电子档案和纸质档案共存的原则。

（二）归档整理完整性原则。电子档案的归档整理始终处于开放网络这一大环境下，所以档案归档整理的安全性难以得到绝对保障。黑客或病毒攻击下，电子档案的完整性容易受到损害，加之国家对于保密级别较高的档案做出了不允许在互联网中传播的规定。所以，在将纸质档案整理成电子档案进行管理时，不能上传其内容，但又为了方便档案管理，所以可以上传其目录，方便文档对应，这样就可以保持归档管理的完整性。

（三）分散式排序原则。自动化系统的档案管理工作中，应采用个体文件分散式归档整理，这样既能方便以部门作为单位进行归档管理和档案调用，还能够摆脱原来较为死板固化的排序限制，档案可以按照需求或任何方式进行编号排序，也保证了档案的安全性。在进行集中归档时候，可不按照部门来作排列，只需在文件办理完毕后，作编号归档，达到文件的及时归档，实现文书档案自动化管理。

三、文书档案归档整理具体办法

（一）收文办理办法。首先对纸质文件进行扫描，将文档内容上传到电脑上，并以PDF格式储存，将文件命名为纸质文稿的标题。而后，进行登记上传，建立专门的收文模块，用于收文登记。第三，按照计算机设定的流程进行文件流转，逐级流传文档，并设定流传记录，必须明确文档的流传过程，方便以后对比。最后完成流传之后，将文档打印输出，与纸质文件、处理结果文件装订成册，单位领导盖章签字确认之后，进行归档。

（二）发文办理办法。拟定的文档定稿可通过办公系统传输到相关部门进行阅览，完成阅览、审核和复审之后，需要加盖电子公章，而后再由拟稿人进行分发。同样，计算机需记录全部流传过程，最后完成流传之后，将文档打印输出，与纸质文件、处理结果文件装订成册，单位领导盖章签字确认之后，进行归档。

（三）通用审批程序。自动化办公条件下文书归档的审批还需要保持原有的流程，但要增加附件、副本电子审批流程，相关的申报材料需由领导人员加盖电子公章，审批流程同样需要记录在计算机系统当中，方便以后漏有所差。

（四）办公自动化条件下的归档。1.高效化的文件归档流程。传统的文档归档整理流程非常繁琐复杂，而且耗时较长，因为需要各部门审核确认和签字盖章，由于工作协调问题，使得个体文档的归档整理极为繁琐。办公自动化条件下，文档的流传、审核确认和签字盖章都可以通过计算机来实现，而且可以对流程进行监督管理，一旦文档出现问题，可以通过核查流程记录，尽快确认出现问题的位置。高速运转的网络提高了文档归档工作的效率，减少了文档积压、延误和流失问题的出现，纸质文档严重损坏问题也可以得到有效解决。2.更具完整性的归档工作。现代的文档归档工作交由计算机系统来完成，管理人员只需要熟练掌握计算机系统操作方式即可，不论是对于日常文档归档整理来说，还是对于高保密级别的文档管理来说，计算机技术的使用可以确保归档工作的完整性。

四、结语

办公自动化时代，企业单位的文书档案归档整理方式发生了重大变化，从原来的纸质档案管理+人工归档演变成了今天的电子档案+自动化归档管理方式，电子档案+纸质档案的双重保障给予了档案管理更加可靠的安全防范基础，档案管理更具完整性、高效性。

[1]白松艳.办公自动化促进文书档案的收集、归档管理[J].陕西档案,2015(06):155-156.

[2]田真.文书整理归档的现实意义[J].中国管理信息化,2015(02):174-175.