做好“三工作”，促进档案管理上台阶

陈吉良

(隆昌市公共资源交易服务中心 四川 内江 642150)

做好“三工作”，促进档案管理上台阶

陈吉良

(隆昌市公共资源交易服务中心 四川 内江 642150)

随着执政为民理念的深入人心，档案管理工作也体现出新的形态，要求有全新的观念、理论和思维。本文以此切入，从“畅通收集渠道，认真把好收集关口”“拓宽知识层面，尽快实现管理现代化”和“创新工作思路，有效利用存贮档案”三项工作进行阐述，对促进档案工作迈上新台阶有一定是借鉴作用。

档案管理;畅通渠道;拓宽知识;创新思路

当前，是执政为民理念指导下的服务型社会，作为档案管理工作，怎样科学有效地开发和利用档案资源，最大限度地服务于工作实际，是不可回避的新课题。从现实需要和未来发展角度去考量，我们应该从以下三方面去努力：

一是畅通收集渠道，认真把好收集关口。档案的名目和种类繁多，形式纷呈。作为管理者，要正确处理“有文不归”和“有文必档”的关系，厘订文件材料的归档范围和收集重点，严格做到把有价值的文件收集齐全。健全管理体制，发挥网络作用，可以更好地促进工作。档案管理，要结合单位管理体制、组织机构的设置、档案材料的形成规律，建立立体的网络管理体系，协调各部门配备兼职档案信息员，从而做到从上而下、层层负责、上下配合、左右协作的档案传递网络，这是做好档案收集工作的基础。专职档案管理人员应与各部门信息员经常联系，加强对平时收集工作的督查和指导，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能防止和减少文件资料的流失。这样做，不仅拓宽了档案的收集范围，还丰富了室藏，促进了收集工作的开展。文件材料的收集工作，除了建立健全文件资料的收集归档制度、取得领导重视和各部门配合外，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”——脑勤、手勤和腿勤，爱岗敬业，尽职尽责。档案管理人员应根据档案材料来源广、范围大的特点，主动上门，跟踪收集。首先根据文件材料形成时间的规律主动收集，把握文件收集的主动权，把反映主要职能活动和历史面貌的重要材料都收集起来。要加强与各部门的沟通，避免归档过程中的遗漏。阶段工作结束或年度工作完结，专职档案管理人员应主动上门将所形成的文件材料收集归档，把大量分散的档案资料进行加工、分析鉴别和归档集中，从中找出规律性的材料和数据，变死材料为活信息，为有序管理服务，为各项管理工作提供齐全、完整、准确和可靠的档案信息资源。同时，加强档案管理宣传，通过多种渠道、多种形式、多种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强全员的档案管理意识，使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作，以有利于档案工作的顺利开展。

二是拓宽知识层面，尽快实现管理现代化。档案数量越来越大，档案的种类越来越多。因此，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。档案管理是一门专业性很强的工作，其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，拓宽知识层面，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。 掌握现代化管理技能，提高综合素质。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。所以，档案管理工作者要结合岗位实际，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才，使整理档案收集管理工作收达到事半功倍之效。利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。

三是创新工作思路，有效利用存贮档案。档案保管，是为了利用，因此，档案管理工作者在处理好利用和保密关系前提下，要不断完善利用工作制度和查找工具。要搞好档案编研就要主动了解社会需要及素材状况，采取征编结合的方法，通过对档案的分析研究，按照一定的主体对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合和摘编等步骤编印成各种档案参考资料，从而使档案信息资源更准确、更系统、更精练。因此，要从实际出发，有针对性的编制必要的检索工具，使检索多样化，从而提高查找利用档案的效率。积极主动提供服务，改变以往被动服务的局面。作为档案管理人员，要从思想上树立服务观念，克服“守摊式”被动服务观念，充分发挥助手作用，利用现代信息化技术提供远程服务，利用网上信息量大、传递速度快的优势，实现档案信息资源共享。档案管理工作者要努力练好基本功，熟悉业务，当好活字典。档案管理工作者要把熟悉“家底”当成自己的天职。建立健全档案管理制度，配置适宜档案保存的设施，利用先进技术设备和现代化管理手段，按照国家的有关规定整理、保管档案，防止档案的破损、腿色、霉变和散失，确保档案的完整和安全，并对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施。严格执行国家的保密政策，严防泄密。建立科学的管理制度，为和谐社会建设提供及时、准确、周到的服务。

观念的改变，催生工作方式的改变。对于档案管理，我们只要能够在自身重视基础上，适时适宜地创新思维，不断提升科技含量，就一定能够开创档案工作新局面！

[1] 李新梅.试论档案工作中的保密.榆林科技.2014.3；

[2] 张梦源.对远程教育学籍档案网络化管理的探索.信息通信.2014.6。

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1672-5832(2017)11-0263-01