浅谈如何发挥档案工作的服务职能

张素霞

浅谈如何发挥档案工作的服务职能

张素霞

本文将简要浅谈档案工作服务职能的发挥，并对档案管理工作的主要作用做一个简要的论述。针对目前我国事业单位、企业发展中存在的各项基本问题提出相应的解决措施，以期为其他研究人员提供更为丰富的参考资料。

如何 发挥 档案工作 服务职能

档案工作也称之为档案管理，其主要是要由档案馆直接对档案实体（文件资料）和档案信息进管理，并利用这些档案信息对机构和个人提供各项业务及服务。经济的快速发展使得人们对事业单位、行政机关以及企业的管理的要求越来越高。而档案管理工作作为企业、政府单位发展中的重要部分，其具有非常重要的价值和积极的作用。服务职能作为档案工作的重要职能，其主要目的是为社会、单位提供更为良好的服务，也对提升档案管理工作具有非常大的意义。因此，为了能为企业、事业单位的发展提供更好的档案管理服务。

一、档案工作的主要作用

档案工作的存在主要有两个作用，一个是客观的记录历史，一个是对其他研究者提供参考和解决的作用。历史是不断流逝的，如果不把它记录下来，后人是无法获悉当今社会发展的具体情况。因此，档案作为记载历史的一种方式，其对延续历史、记载历史具有非常大的积极作用。只有通过档案材料的记录才能够让历史重新展现出来。因此，客观记录是档案工作的首要功能。其次，档案在客观记录之外，还可以为单位及个人提供查阅的功能，使得他们能够知晓这些历史事件，以此在更好的汲取经验和教训，为今后的发展提供更为可靠的依据。因此，参考和借鉴是档案工作的第二个作用。

二、目前我国档案管理中普遍存在的问题

（一）未深刻意识到档案工作的重要性

在我国很多事业单位及企业管理过程当中，很多单位认为档案管理对自身的发展无法发挥出有效的推动作用，因而也就对档案工作不够重视，对档案管理工作的认识也不够全面，使得档案管理的客观记录功能和参考、借鉴无法充分发挥出来，档案工作也就无法为企业、事业单位的发展提供更良好的服务了。

（二）档案工作的管理较为混乱

档案工作作为一项系统性、工程性的工作，其始终贯穿于企业发展和社会发展的整个过程，每个单位也都离不开档案管理工作。但是，实际上，很多单位的档案工作由于缺乏科学、合理的管理制度而使得档案工作的管理较为混乱。

三、充分发挥出档案工作服务职能的有效策略

（一）树立深刻的档案工作意识

要想充分发挥出档案工作的服务职能，首先就得树立深刻的档案工作意识，充分认识到档案管理工作的重要性。首先，应不断提升档案管理人员的思想意识和专业能力，以此不断提升我国档案工作的规范化和科学化。其次，还应该针对目前我国档案管理中存在各项制度不健全、管理方法滞后等问题，采取行之有效的措施，以此有计划、有步骤的提升档案工作的管理水平。

（二）切实提高档案管理人员的综合素质

要想充分发挥出档案管理的服务智能，其还应该注重对档案管理人员的业务素养和技能水平的提高。首先，应该不断强化档案工作人员的思想责任。这主要是因为档案管理工作需要从业者具有超高的耐心、细心和责任心，才能将档案管理工作搞好。另外，由于档案管理的内容都是企业和事业单位的机密，也涉及的到企业和事业单位发展及个人的隐私，只有具有较强责任心的工作人员才能保证这些资料的安全性，才能保证人们的隐私。其次，还应该加强对档案管理人员的培训力度，积极开展各项档案管理培训活动和专题讲座活动，不断丰富档案管理工作人员的工作经验，帮助其汲取更多的成功经验打下基础。只有这样，档案工作人员才能为事业单位及企业提供更好的服务。

（三）不断规范档案管理的工作流程

档案工作作为企业和事业单位发展中的重要内容，其应该不断规范档案管理的工作流程，使得档案管理工作的超制度化和规范化的方向发展，在后期查阅过程中，就可以为他人提供更加规范化和科学化的档案服务。因此，档案管理部门首先应不断强化现有档案管理制度的建设，完善档案管理的办法，对档案的接收、管理和查阅都应该予以细化，通过这一系列规范化的措施来提高档管理的质量和工作水平，进而提升档案管理的服务水平。另一方面，单位还应该针对档案管理工作定期召开月度例会或者是周例会，主要是为了解决目前档案管理中存在的各项问题，目的是为了提升档案管理工作的质量，提升档案管理工作单位发展服务职能的发挥效益。

（四）积极构建良好的管理环境

为了充分发挥出档案管理工作的服务职能，保障各项管理措施的贯彻落实，单位还应该积极构建起一个良好的档案管理环境。首先应加强对档案管理工作重要性的宣传和普及，利用各项宣传工作帮助人们树立正确、深刻的档案工作意识，让全体员工意识的档案工作的重要性及价值，以此为后期档案管理工作的开展构建起良好的工作环境。

四、结语

总之，档案管理对单位的发展具有非常大的积极作用和价值，其不仅记录了单位现在所发生的一切事实，还为单位的正确发展提供了可靠的信息依据和参考资料。因此，单位应该充分重视到档案工作的重要性，并依据自身具体的情况予以相应的改良和革新，进而提高档案工作的质量，最终为单位的发展提供更好的服务。

［1］李月娇.浅谈如何发挥计生业务档案管理的服务职能［J］.办公室业务，2016（01）:89～90.

［2］刘艳.试析新形势下如何更好地发挥档案工作的服务职能［J］.黑龙江档案，2011（06）:91.

河南工业技师学院）