浅谈综合性医院设备档案管理问题与对策

文/福建三明市第一医院 邢晓玲

浅谈综合性医院设备档案管理问题与对策

文/福建三明市第一医院 邢晓玲

现代化综合性医院的发展，与医疗设备的投入有很大关系，而医疗设备的日常使用、保养和维护都需要以设备档案作为指导和依据。因此，加强医疗设备档案管理工作，对提升综合性医院的医疗服务水平，提高医院综合运营效益具有关键作用。基于此，本文对医疗设备档案管理相关问题进行探讨，并提出几点措施及对策，希望对改进、提高综合性医院设备管理水平有所裨益。

综合性医院设备档案；管理；问题；对策

医疗设备的先进程度是衡量综合性医院现代化水平的重要指标，如何做好医疗设备仪器的购置、维护与管理是医院管理工作的重点，而要想管理好、维护好医院医疗设备，就必须重视对设备档案的管理工作。因此，如何促进综合性医院医疗设备档案的管理，增强设备档案管理人员的意识，改进并有效地解决医院设备档案管理存在的不足，挖掘并利用设备档案资源，充分发挥设备档案在医院管理中的作用，正是本文所探讨的内容。

一、综合性医院医疗设备档案管理现状

（一）医疗设备档案管理的部门归属不明。医疗设备档案的管理涉及多个部门。如作者所在的医院，是三级甲等医院，目前正在使用的中大型医疗设备有1350台，其中2015年购置中大型医疗设备50台，2016年1至10月购置38台。形成的设备档案1264卷，其中万元以下335卷，1-5万元436卷，5-20万元265卷，20万元以上228卷。这些医疗设备前期的采购以及日常维护、保养属于医疗设备科，具体使用则是由使用科室进行操作，设备档案管理部门则负责档案的采集、照管和调用。但在实际的医疗设备档案管理过程中，各部门之间未明确分清职责，工作不协调，重点是未明确医疗设备档案管理权限的归属，没有一个具体的部门来统筹协调、负责档案的管理工作。在实际档案管理过程中，往往出现以下情形：管理科室仅仅关注设备的考察、议价和采购；使用科室仅仅关注设备的安装、调试和验收，而对于医疗设备相关资料的采集、保管则予以选择性忽视，从而未能形成完整的设备档案。

（二）医疗设备档案管理制度不健全。目前综合性医院医疗设备档案的管理工作重视不够，相当一部分医院未认识到医疗设备档案管理工作的重要性，导致设备档案管理活动混乱无序，缺乏一定的系统性和科学性，普遍未建立规范的、有效的规章制度，重视文书档案或人事档案的管理，形成管理规范，忽视了对医疗设备档案的管理，相关部门的职责分工不明确，互相推诿，医院管理部门缺乏行之有效的管理和监督手段，难以协调三者的关系，造成医疗设备档案管理混乱，不能及时、有效地提供给维修人员使用，不能很好地服务于临床、医技科室，甚至造成档案遗失的现象。比如未建立完整适用的医疗设备档案管理系统，设备档案管理混乱，借阅查询制度不健全，未能充分发挥设备档案的作用和深入挖掘设备档案的深层价值等。2015年笔者所在的医院新购进一台高新设备，因档案管理员未按要求登记借阅，造成购置合同遗失，给医院带来难以挽回的损失。因此应充分重视医疗设备档案的规范管理，医疗设备档案管理作为一项经常性、系统性的工作，是医院医疗设备稳定运转的重要技术支持和保障。

（三）设备档案管理人员专业培训未完善。医院对设备档案重视不足，认为设备档案是一项无关紧要的工作，常常由设备维修人员或其他行政管理人员兼任设备档案管理员，甚至没有经过专门的档案管理培训，更不可能选择档案专业技术人员来担任设备档案管理员。由于缺乏专业的档案管理技能与知识，对档案管理的具体内容不了解、不熟悉，导致出现档案文件保管分散、档案资料采集不完整等问题。同时，由于部分资料散布于使用科室或基层维修人员手中，收集起来比较困难，个别情况下还会出现资料残缺丢失的问题。此外，部分医院未制定完善的借阅制度，档案的借阅和归还手续不规范，加之档案管理人员更换频繁，移交手续不清，对于一些久借未归档的资料未能及时进行催还，最终导致设备档案的永久遗失。

二、提升医疗设备档案管理水平的途径

（一）提高医疗设备档案管理意识。首先必须从院领导到具体管理人员都要从思想上认识到医疗设备档案管理的重要性以及必需性。对于综合性医院来说，医疗设备是医院现代化水平的体现，更是保障其长期经营以及今后发展的重要因素。认识到设备档案的重要性才能最大程度提高设备的使用效率，提高医院的经营管理水平。在医疗设备的日常使用中，设备档案可以提供或记录设备各方面的信息，为医院管理层制定相关决策提供可靠依据，提高采购活动的科学性、有效性，防止贵重仪器的闲置浪费，实现医疗资源的科学配置。医疗设备从最初的论证、议价、采购，到设备的调试、使用、维修，再到最后的淘汰、更换，需要经历一个周期性的过程，整个过程与设备档案的管理密不可分。因此，作为医院的管理者，应该把设备档案的管理列为医院的重点工作之一。

（二）明确医疗设备档案收集的内容。要做好设备档案的收集工作，保证档案内容的完整性，首先要明确需要收集的内容，一般来说医疗设备档案内容主要源自两个方面：一是采购过程中产生的文件。二是使用过程中形成的各种资料。因此完整的医疗设备档案内容也应包括两大方面：一是院务会议上讨论同意采购立项的会议纪要，以及采购过程中签定的具有法律依据的合同书；与设备配套的相关证件、说明书、手册等。二是设备使用期间形成的一些记录性资料，包括使用记录、维护记录、合格证、设备使用的效益分析等，这些都可以为后续的售后服务、维修活动以及日后购买设备提供有效的参考和依据。其中，对于合同书的收集主要是为了保证各项合同条款的有效性，防止医院的合法权益遭到侵害；对于设备说明的收集则是为后续的检测和维护提供原始的技术资料支持，从而维护设备的安全、稳定运行。当医疗设备进入报废环节时，需要根据设备档案中记录的资料来进行报废审核，以评估设备的真实价值，确保资产的合理报废，杜绝资产的流失和浪费。由此可见，医疗设备档案与医院的各项管理活动息息相关，日常收集过程中应注意把医疗设备在论证立项采购、安装监测检查、故障维修、日常维护以及审核报废等过程中产生的相关档案资料及时、准确地收集到设备档案中。

（三）完善医疗设备档案管理制度。建立一套科学、完善的规章制度是医疗设备档案工作走向规范化、法制化的重要基础。根据综合性医院的实际工作情况，以《档案法》等法律法规为准绳，建立一套适用于本单位工作的医疗设备档案制度，使档案的采集、归档、审核、保管、交接、整理、调用、借阅等各个环节有章可循，使医院设备档案管理步入标准化、制度化的正轨，从而真正挖掘设备档案的潜在价值，确保医疗设备的正常使用，提高医疗设备的使用效率，为医院的医疗、教研工作奠定坚实保障。另外，要从当前的设备保养、维修人员以及档案管理工作人员中选出一批思想素质较高、专业能力过硬的人员来组建一支专门负责设备档案管理活动的档案工作小组，并由医院档案中心进行统筹管理，以充分协调医院的设备档案管理工作，并具体负责档案管理制度的编制和修订。

（四）加大医疗设备档案管理的硬件以及软件设施投入。

要做好设备档案的管理，提高医疗设备档案管理重要性是第一步，同时重视硬件和软件设施的投入，还应给档案管理工作提供必要的条件。应按要求严格选择设备档案管理场所和设备档案存放的库房。其次，应配备设备档案管理的工具，如空调、密集架（或文件柜）、防磁柜、除湿机、加湿器、温湿度计、打印机、扫描仪、二氧化碳灭火器等。第三，应引进先进的设备档案智能化管理系统，促进设备档案管理的信息化，信息化的基础硬件设施主要包括网络设备、服务器、存储设备、安全设备、档案数字化加工设备以及其他支撑设备等，同时做好软件建设，选择适用的设备档案管理软件，有条件的综合性医院可根据本院特点来自行研发一套功能全面、使用方便的设备档案管理系统，并设置相应的档案信息数据库，同时做好检索设计等配套工作，以满足医院的档案信息检索需求。此外，还要增加一套档案统计分析工具，为档案管理、数据分析提供详细、准确的统计信息，以更好地为医院工作提供便利。

（五）重视医疗设备档案管理人员的配备。作为医疗设备档案管理的具体执行者，档案管理人员可以选择档案专业毕业的人员，或是热爱档案管理工作，具有档案管理专业知识，熟悉档案工作流程的人员。医院应设置医疗设备档案专职岗位，负责档案管理的日常工作。根据单位的实际情况，规模较小、设备档案较少，可设置档案管理兼职人员，由医院档案中心统一管理，或规定在某时间段内由使用科室具体来负责设备档案的保管工作，做好档案的整理、核查工作，然后将信息汇总后移交到设备管理科，经管理科室审核无误后，再送至档案室进行保存。医院的设备档案管理人员要加强学习意识，积极了解《档案法》《保密法》等与自身工作密切相关的法律法规，在头脑中树立依法治档的思想观念，在工作中严格遵守各项法律规章，切实做好档案保密工作，加强档案借阅管理，确保医疗设备档案信息的可靠性、真实性，坚决杜绝档案作假、档案遗失等问题。

综上所述，医疗设备档案管理是确保医院设备仪器得到有效利用的重要手段。为了充分发挥医疗设备使用价值，提高医院医疗服务水平，必须加强医疗设备档案信息的采集、分析，挖掘设备档案的深层价值，提高医院医疗设备的管理利用水平，为医院实现健康持续发展提供有力保障。

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