工程项目档案管理人员应具备的素质与能力

文/南京河西新城区开发建设管委会 唐俊

工程项目档案管理人员应具备的素质与能力

文/南京河西新城区开发建设管委会 唐俊

工程项目档案能够完整、准确、系统地反映工程建设全貌，而档案管理人员素质与能力的高低直接影响到工程项目档案管理的质量。本文结合南京河西新城区项目档案管理实际，提出工程项目档案管理人员应具备的素质与能力。

工程项目档案；管理人员；素质；能力

工程项目档案是指从建设项目提出、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、到竣工验收的全过程中形成，具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等应归档的各种载体的文件材料。一套完整的工程项目档案为今后项目的运行、维修、改扩建等活动提供重要依据。而工程项目档案管理人员素质的高低直接影响到工程项目档案管理的质量。因此，对从事工程项目档案管理人员的素质与能力提出了更高的要求。

一、工程项目档案管理人员的从业现状

工程建设项目建设工期紧、任务重，产生的档案数量多，但重建设、轻档案的现象仍然存在，造成专职档案员不能及时到位；有些单位甚至把无一技之长的人员，安排在档案室，扮演“仓库保管员”的角色；工程项目档案工作繁杂琐碎、个别档案员工作热情不高，疲于应付，缺乏工作的主动性，导致工程项目档案收集不全、分类混乱、材料缺失，达不到项目档案的归档要求，无法发挥档案应有作用。

二、工程项目档案管理人员应具备的素质和能力——以南京河西新城区工程档案管理为例

南京河西新城区自2002年启动建设，现已完成新城区道路、桥梁、泵站等市政基础设施；滨江公园等公益项目以及南京国际博览中心等重点项目建设，先后保障了第十届全运会、第二届夏季青年奥林匹克运动会等一系列重大国际国内活动。工程项目档案已在城市管理、改扩建等建设活动中发挥出不可替代的作用。做好工程项目档案管理需要档案员不断总结、尝试有效的管理措施，提高自身业务素质和综合管理能力。

（一）档案员要具备良好的职业道德。职业道德指的是档案员在管理、整理、应用档案时需要坚持的最基本的行为规范。档案工作繁琐、枯燥，良好的职业道德要求档案员甘于寂寞，乐于奉献。在档案管理中培养认真仔细、严谨的工作作风，提升个人品德修养是档案管理工作中积极性、主动性和创造性的力量源泉。

（二）档案员要有过硬的业务知识和较强的学习能力。档案管理是一门专业性、实践性很强的工作，档案员既要熟悉党和国家有关档案工作的各项法规政策，又要熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，同时还要学习并掌握与自己所从事的专业有联系的其他专业知识。一个合格的工程项目，档案管理人员只有熟悉工程建设等专业知识、工作流程，才能很好地实现项目档案管理与工程建设同步进行，确保工程项目档案如实地反映工程建设全过程。

（三）档案员要有良好的沟通宣传能力和培训技巧。在工程建设过程中，档案工作容易被忽视。作为档案员要学会结合工作实际，通过档案利用等手段适时宣传档案工作，加强与领导之间的沟通与联系，取得领导的支持。同时工程项目档案是一个系统工程，档案来源于各部门、各单位的工程建设活动，但归什么、怎么归档时常困扰着工程技术人员，档案员要锻炼自己的口才，通过培训授课、互动提问等方式实现档案专业知识与工程建设知识相融合，用言简意赅、通俗易懂的语言实现档案知识的普及。

（四）档案员要具备良好的心理素质和承受能力。在工程建设过程中，档案岗位相较于项目管理岗位不容易出成绩出成果，档案员通常扮演着幕后角色，为项目创优拿奖提供大量的工程档案，工作耗时费力。在档案收集过程中，有些人员将工程资料占为己有，认为档案员过于教条甚至在为难他们。档案员在各种困惑面前要学会在档案中寻找快乐、享受乐趣，通过档案学习与交流，提升自己的业务水平，营造积极进取的工作环境，学会以宽容坦诚的心微笑面对别人不友好的态度，始终将服务意识牢记在心。

（五）档案员要有创新能力和开拓能力。档案工作给人留下的印象是单调、刻板，年复一年，日复一日从事着相同、机械的档案整理归档工作，难显档案工作活力。要想改变这一现状，档案员必须在建设项目伊始提前介入，走出办公室，深入到工程建设的各个环节，放弃“你不找我，我就不管”的思想，变被动服务为主动服务。在信息时代，档案员要熟练使用计算机，掌握PPT等各种办公自动化软件，顺应网络数字化的发展趋势推进工程项目档案信息的数字化和网络化，实现档案工作的自我造血功能。

三、结束语

工程项目档案是整个工程项目建设的重要组成部分，是工程质量评定的依据。档案管理人员只有具备强烈的使命感和责任感，提高认识、更新观念，主动迎接挑战，在做好工程项目档案管理的同时实现人生职业生涯的目标。

[1]陈书华.试论档案员心理素质的造就与养成[J].宁波工程学院学报,2005(1).

[2]胡爱真.论档案管理人员在重大建设项目中的重要作用[J].山西档案,2015(1).