提升档案管理科学化 开创档案工作新局面

文/山东省滨州市优抚医院 孙红方

提升档案管理科学化 开创档案工作新局面

文/山东省滨州市优抚医院 孙红方

面对全新的形势，提升档案管理科学化水平的要求显得日益紧迫。本文分析了档案管理科学化的内涵及重要意义，探讨当前档案管理工作存在的问题，就怎样提高档案管理科学化提出几点具体措施。

档案管理；科学化；创新发展

随着社会主义现代化建设的不断推进，科学技术的不断突破，档案作为一种信息资源，已经渗透到各行各业，融入社会生活的方方面面，成为单位工作和人们日常生产生活不可缺少的重要内容。如何主动顺应发展要求，更新档案管理内容，提升档案管理水平，全面实现档案科学化管理，是档案管理工作者需要面对和认真思考的重要问题。

一、提高档案管理科学化水平的内涵及意义

提高档案管理科学化水平，其内涵就是以科学理论指导档案管理，以科学方法推进档案管理，以科学制度保障档案管理，推动档案管理规范化、制度化、信息化，最大限度地提高档案管理的质量和效益。档案管理作为一项基础性工作，集管理性、服务性、政治性于一体。随着社会信息化进程的加快，档案管理在各个领域的地位越来越高，作用越来越大，与人们的生活和机关、企事业单位联系紧密。因此，如何提高档案管理科学化水平，保证生产生活以及各项工作高效、有序、协调地运行已经成为迫在眉睫的事情，其重要意义主要体现在以下几个方面：

（一）提升档案管理科学化是顺应科学发展观的必然要求。新时期档案工作体现出了更强的社会性、全民性和公益性，档案利用不再局限于工作查考和学术研究，越来越多的普通公民为掌握信息或维护自身合法权益走进档案馆，登录互联网。因此，档案事业只有走出神秘的象牙塔，联系于社会、根植于大众、服务于现实，才能有广阔的发展空间，才能实现可持续发展。

（二）提升档案管理科学化是推进信息化社会发展的前提条件。随着媒体设备和网络技术的发展，信息技术被广泛运用到多个领域中，人们的生活方式发生了翻天覆地的变化。如果仍然沿用传统的档案管理模式和方法，难免会造成一定的信息滞后，也不利于档案管理工作适应性的提升。为此，我们必须不断关注社会和科技发展趋势，努力创新，不断提高档案管理的科学化水平。

（三）提升档案管理科学化是促进档案事业健康良好发展的重要保证。经过长期努力，我国档案管理工作日益完善，其范围由小到大，门类由简单到齐全，技术由旧到新，取得了长足发展和进步。但与新的形势和任务相比，档案管理工作依然任重道远，面临许多亟待解决的矛盾和问题，比如整理不规范，分类不科学，利用率低等等。因此，要在新起点上推动档案事业健康良好地发展，必须在提高档案管理科学化水平上下功夫。

二、当前档案管理存在的问题

在新时期的时代背景下，档案管理工作面临着巨大变革，而我国在档案管理科学化水平程度上还存在很大差距，一系列问题的出现制约了档案管理的进一步发展。

（一）档案管理的观念相对滞后。结合当前档案管理的实际现状来看，很多人对于档案管理工作并没有真正的理解，甚至存在很多偏见，大部分人认为档案管理工作不需要太强的专业性，就是档案的收集、整理、归档，缺乏对档案管理工作真正的理解与重视，从而导致档案管理工作的质量不理想，甚至敷衍了事；此外，在现在的档案管理工作中，大多只是保存，而疏于利用，很多档案馆不对公众开放，即使开放，也只是小范围开放，公众想要查询利用档案资料比较困难，档案成为一种死的资源，不能发挥其应有的价值和作用，直接影响档案管理科学化水平的提高。

（二）档案管理的模式陈旧落后。在很多地方，档案管理虽有一定规模，但内部管理与实际发展脱节，档案分散保存在各个职能部门：如有的单位文书档案保存在办公室，财务档案保存在财务科，科技档案零散保存在其它业务性科室。各部门之间互相封闭，整体上处于零散无序状态，而大多数档案管理人员没有经过系统正规的培训，档案管理知识有限，不懂分类整理，影响档案的查阅利用；除此之外，不少地方，档案管理工作只是一种形式，没有相应的制度进行保障，缺乏统一管理，难以保证工作质量和效率；即使制定了相关的规章制度，却没有明确档案管理的方案和手段，导致很多档案资源的使用价值难以得到有效发挥。

（三）档案管理的信息化程度不高。伴随着计算机技术的普及，档案管理网络化成了信息时代的必然趋势。尽管如此，一些档案管理部门依然没有属于自己的档案管理系统，有些地方尽管有了类似的系统，但却没有配备相应的管理人员，还是习惯于纯手工操作，档案的利用依旧依赖于纸质查询。虽然相对于电子档案的易损坏等缺点，纸质档案相对要安全稳定很多，但是这样并不利于纸质档案的长期保存，也让工作效率大打折扣。因此，要运用现代化管理手段解决电子文件中原始信息的长期保存问题，任重而道远。

三、提高档案管理科学化水平的途径

（一）进一步建立科学的档案管理理念。要提高档案管理科学化水平，首先需要转变以往落后的管理思路，从思想观念意识上打破传统管理理念的束缚，从更高更长远的角度去认识档案管理工作的性质，并结合时代及社会发展需要，树立科学全面且紧跟时代发展的全新档案管理理念。其次要提高对档案管理工作的重视程度，正确认识传统理念的错误之处，深入了解新时期档案管理工作的目标、任务和意义，分析传统管理工作中的不足，从根本上提高档案管理科学化水平。

（二）进一步健全科学化的档案管理机制。档案的管理机制，最重要的是要保证档案及时和完整收集，档案管理要满足时代及社会发展的需要，要利于档案管理工作的可持续发展。在具体的工作中，要通过有关的规章制度和法律法规来通过立法完善管理机制，并在此基础上推动档案管理的自主创新。此外，还要加强对管理者思想上的重视，从根本上提高管理工作者对档案重要性的认识，设立相应工作机构配备合格的档案管理工作人员，并通过对档案管理工作不同环节管理制度的监督以及责任追究、业务考核和表彰奖励等来深化内部体制改革。

（三）进一步加强档案管理的现代化建设。提高档案管理科学化水平的一个重要手段就是实现档案管理现代化。因此，我们要加强档案管理的现代化建设，首先要加大信息技术与设备的投入，构建综合性较强的信息化档案室，特别是强化纸质档案向电子档案的过渡，逐步实现自动化管理。其次，要加大信息安全的维护，将网络技术、通信技术等与档案管理有机结合起来，在提升档案信息共享传递效率的同时，利用有效的技术手段保障网络档案的信息安全。最后，结合档案管理现代化技术的发展转变工作服务模式，利用信息化手段所带来的便利，更好地为用户提供档案利用查询等服务。

（四）进一步提高档案管理的利用程度。档案管理工作的最终目的在于利用，对于很多档案资料，能够使其发挥作用是档案管理工作的目的和核心所在。因此，要进一步提高档案管理的利用度，让档案能够最大限度地发挥其应有的价值，产生相应的社会效益和经济效益。首先，要推动档案管理在服务上由封闭型转向开放型，在新的历史时期与时俱进，适应社会不同群体的需求。其次，要推动档案管理在资源上有数量型向质量型转变，并不断转变服务观念改进服务方式，为用户提供更全面细致的服务。最后，在收集档案资料时要进行系统的整理、科学的分类，深入挖掘档案价值的同时还要促进各档案管理机构之间的横向联合，建立互动交流机制，更加系统全面便捷地为用户提供服务。

【参考资料】

[1]李国兰.提高档案管理科学化水平的路径选择.山东社会科学,2011(1):174-176.

[2]谈亚芳.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考,2015(3):88-89.