“互联网+”背景下档案工作的问题和对策研究

文/浙江省湖州市疾病预防控制中心 潘青

“互联网+”背景下档案工作的问题和对策研究

文/浙江省湖州市疾病预防控制中心 潘青

档案管理属于传统的管理领域，档案管理范围十分广泛，可以包括财务档案、人力资源信息、项目资料等，这些资料和档案都或多或少关系到集体及个人的利益。不过传统的档案管理是有局限性的，那就是管理档案的效率很低，而且信息也容易丢失。我国现在的网络技术已经很成熟了，应用在信息管理上游刃有余，并取得了令人满意的效果。本文进一步分析“互联网+”的现状，并对档案管理进行研究，提出对应的改进方案。

互联网；档案工作；对策

一、“互联网+”背景下档案工作面临的挑战

近年来，我国将“互联网+”这一具有时代意义的理念列入国家发展战略中，并且越来越重视。各个行业都掀起了“互联网+”传统行业的热潮，在这样的背景下，档案工作也面临着巨大的挑战。

（一）管理模式变革。传统的档案管理会重点依靠管理人员的经验，没有重视科学系统的档案管理。由于互联网的信息技术是很新的技术，其所建立的管理系统也有别于过去的材料管理模式，传统的模式没有标准化流程，网络技术去建档也是需要标准化的模式，同时对管理人员也有专业要求，管理人员需要具备互联网技术，也要懂信息的背景知识，这样的话可以马上适应档案的管理工作。

（二）管理难度增加。新兴的网络信息技术对传统的档案管理冲击很大，互联网信息的优势是可以标准化管理信息，档案自身也是信息的一种，只是档案的动态差异性会更强一些。另外档案的数据也会增加，同时会加大管理的难度，互联网是新技术，对信息的建档管理会有帮助，仍会遵循记录编号、分类整理、审查修改等过程，虽然新的手段方便档案管理，但是网络数据也会存在安全隐患，保密性无法保证，无形中增加了信息的泄露风险，此外，如果没备份档案信息的话，会出现遗失档案无法补救的可能性。

（三）管理意识落后。建立信息技术的档案，需要同时配套管理系统，对管理操作人员也有很高的专业要求，一方面一些档案管理工作人员会存有传统的意识，不熟悉网络技术的相关流程，对互联网的理解也存在片面性，基于互联网信息技术的管理，档案也需要责任感。另一方面，整体的专业档案管理团队水平也是有限的，我国现在很多的档案管理者业务水平都不高，操作管理档案能力不强，而且也没有培训机构去针对培训。

二、“互联网+”背景下对档案工作的要求

（一）存储介质过去是纸，现在是电子多媒体和网络等多元化的方式，互补融合去发展。数字化是档案管理的必然，利用现代化工具可以使工作事半功倍。档案变成数字化就可以形成电子媒介，相比传统的档案管理会更加丰富。把文字图像和声音画面联系到一起，从而能够生动地去还原资料。数字化档案的优点还可以依托于强大的网络平台。来自不同地方的信息通过计算机网络系统就能够联系到一起，建立一个档案数据库，把数据资料统一管理保存。同时它也能给有需求的人提供方便，能够查到相关的数据资料，快捷去查阅修改，打破了传统的档案管理弊端，提升了管理效率，服务于社会。

（二）档案信息的特点在转变，由真实可靠性转向了完整综合性。档案网络化以后，对信息的管理系统也具有综合性。可以实现办公系统、人事系统、文件审批系统等多系统的结合，使得档案管理者从内部文件中去整理归档，单位间的人事变动文件审批，过程也可以在网络中清晰明了去进行处理。同时保存文件审批交换的过程，在系统中都可以追溯。在整体文档框架中对数据库分层管理，对各部门分开管理，最后再信息汇总，从而保存了资料，提高了完整性。

（三）档案管理与档案服务更有效率，成本更低。把档案和网络二者结合在一起，快速而又便利，对各方收集的信息进行归纳整理，整理到单位的局域网中，可以保证信息被共享，同时适应网络环境，简化了流程、节约人力和物力资源，也高度共享资源，加强了多部门间的沟通和交流，使档案的管理效率提高了，对企业单位的管理效率也有促进作用。

三、档案工作现存的问题

（一）档案工作被其思维惯性所影响，缺乏“与时俱进”的意识。在多年以往的一段社会实践经历中，档案管理工作被很多企业、事业单位当做一种档案储存和简单的使用方式，没有意识到在企业发展过程中，档案本身可以起到指导借鉴的作用。没有把综合档案内容的思想深入到企事业单位的管理思想当中，也没有将档案信息化建设作为一个综合系统工程来考虑建设，单纯存储方法的改进并不能适应“互联网+”时代对于档案综合利用深度挖掘的需求。企业、事业单位应该提升综合档案思想内容意识，在管理思想中并存，应该将档案信息化的建设视为一项建设——综合性系统工程。

（二）工作方式、职能单一。现今的网络化社会，档案工作的管理模式不是单一、封闭的。应实现资源实时共享。档案工作在互联网上需要单位所有员工以及领导参与其中并作出贡献。但是就现在情况而言，大部分企事业单位员工认为档案工作仅仅需要档案员来做，认为这仅仅是此管理部门的责任，把档案工作单纯看作档案归档、档案鉴定、档案统计、档案编研等步骤的循环，导致档案工作无法走在时代前端。

（三）落后的软件、硬件水平和技术手段。如果想要跟上“互联网+”时代对档案信息的管理要求，就必须具备相关的网络软件、硬件的配套设施和支撑条件。因当今社会整体工作的一个现代、智能发展智慧的源头是“互联网+档案”这种工作方式，所以我们需要严格考核档案管理的工作人员硬件、软件的相关素质。但就目前来看，由于受到各个方面的压力和限制，例如档案管理规模层次不高、经费不足，特别是每个基层单位对档案工作在信息化建设中没有给予重视，所以想要发展到同其他网络行业并列的标准是有着巨大困难的。

（四）提高档案管理人员素质。档案工作为跟上时代的步伐，必须提升档案管理人员的综合素质，在拥有“互联网+”平台之下，对档案管理人员的要求不仅要求在网络信息化管理中有较高的管理能力，而且要对其他部门工作的整个流程有着透彻的了解，并具备两种能力——管理计算机网络的能力、处理信息技术的能力。

四、“互联网+”背景下档案工作发展的对策

要创新就必须先分开传统的档案管理和“互联网+档案”的不同，网络化档案以服务向导作为目标，抛除传统的档案归档保管的方式。同时，在发展和创新的过程中，企业和事业单位要充分发挥档案的作用。在创新的方向上不允许借鉴经验的情况下，可以挖掘研究档案的深度，形成一个更科学、合理的行动计划。

在档案的实际工作中，要将档案工作看成一个有机的整体，档案工作的整个过程中每一个环节都不可以马虎，一定要做到分工明确，责任分明。传统的档案工作中各个部门是彼此依托相互独立的，而“互联网+档案”使档案工作各个环节密切相连，很难进行职责的区分。因此笔者认为，将“互联网+档案”工作中各个环节职责任务划分好是做好“互联网+档案”工作的前提。并且要从收集、整理、归档到流量、共享、分析等多个方面，都有严格明确的系统规划，使细分职能后的档案工作仍然可以做到细致且不乱，从而使源头——“互联网+档案”得到进一步的发展。

在解决软硬件落后的问题上，加大资金投入，切实展开网络基础设施建设，努力确保互联网与档案管理的整合。根据目前的现实情况，各部门应该需要制定出科学的促进档案工作的网络化建设预算和计划。虽然“互联网+”在各个行业中得到了广泛的应用，但在实际工作过程中都或多或少的存在一些问题，“互联网+档案”也应考虑到目前的档案部门的信息化程度，根据实际情况做到一步一个脚印稳步发展。此外，档案工作人员的素质也需要得到一定的提升，一方面要提高工作人员的自身认识，另一方面则是要提高工作人员的业务能力和技术水平。只有多方面共同努力，在互联网时代中要树立与时俱进的意识，做到传统档案管理和互联网的有机整合，才能真正使“互联网+档案”得到真正的发展。

【参考资料】

[1]张艳红.互联网+背景下高职院校学生管理工作面临的问题和对策分析[J].现代职业教育,2016(12):20-21.

[2]杨珍.信息化背景下企业档案管理工作存在的问题与对策[J].经营管理者,2011(19):91.

[3]徐华江.信息化背景下档案工作者的素质培养[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2014(03):69-70.

[4]李菁.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].人才资源开发,2016(12):173.