文/娄底职业技术学院 曾娟
以数字化、信息化为背景探究高职院校档案管理的创新路径
文/娄底职业技术学院 曾娟
数字信息化已成为社会发展的整体趋势,在教育、建筑、医疗等领域都得到广泛应用,有效提高了该领域的服务水平和竞争力。在信息化背景发展下,高职院校也逐渐引进了信息化技术,其主要应用于高校档案管理工作。高校档案管理是学校工作的重要组成部分,是院校开展教研活动的历史凭证。运用数字信息化技术后提升了高校档案管理的效益和水平,将档案管理信息由传统模式转变为数字化模式。本文主要对数字信息化背景下高校档案管理的创新进行分析探讨。
数字信息化;高职院校;档案管理;创新
随着时代的发展和科技的进步,在当今人们的工作和生活中互联网得到普遍应用,逐渐向信息化时代发展。在信息化背景下,高校档案管理工作面临着新的挑战,档案管理的发展特点主要表现在两方面:一是智能化,档案管理受信息化科技的影响,不断开发新的检索工具,使信息的收集和检索更加便捷,使档案管理工作向智能化方向发展。二是信息化,信息化是档案管理中最显著的特点,当前,网络中的一些先进技术逐渐应用到档案管理中,使档案管理工作更加倾向于无纸化。
第一,电子档案实用性比较强。具有体积小、使用寿命长、传递速度快、便于储存等优点。通过数字化的应用完成档案管理由纸质档案向数字化档案的转变,具有较大影响力。
第二,数字化是高校档案信息工作发展到一定阶段的成果。高职院校既是应用先进科技的主要机构也是培养人才的重要基地,随着高职院校的不断改革发展,档案的类别逐渐多样化,内容也更加复杂化,运用数字化的管理方法正符合高职院校的发展需求。
第三,实现高职院校档案管理的信息化是档案工作人员适应时代发展的体现。传统的纸质档案管理方式显然无法满足新型档案管理的需要,只有不断更新档案管理工作的内容和调整档案工作人员的知识结构,才能更好地体现档案的价值。
第四,促进档案资源的共享。信息技术的应用不仅能快速准确地对档案信息进行收集整理,还能实现相关档案信息资源的共享,通过网络平台将高校的信息和档案信息提供给使用者,档案信息的共享给使用者带来更加便利的条件,极大提高了档案管理的服务质量。需要注意的是,在实现档案资源共享时必须加强对私密性信息的安全监管工作。
高校档案数字化建设是档案信息化建设的基础,是档案资源得以共享的前提,也是顺应国家信息化战略发展要求的体现。在数字信息化背景下,档案信息资源将更加方便准确地服务于学校科研活动和社会活动。
第一,引入高新数字化档案技术和手段。高职院校档案管理是一项繁琐复杂的工作,传统陈旧的管理方式已严重影响到档案管理的工作效益,而档案管理效率低下是当前很多高校基层档案管理工作中都存在的问题。在档案管理工作中需引进高新技术来完成档案的存储、记录和检索,既能提高档案信息的准确率也能节约大量的人力物力资源。可见,在数字信息化背景下,高新技术和手段的运用是档案管理发展的必然趋势,也是有效提高档案管理效率的有力措施。
引入数字化信息技术手段后,高校可通过信息技术建立电子档案库,针对具体内容进行选择性的公开,例如,对档案的完善和记录期,可对师生开放,由师生自主完善自身档案信息,再交由档案管理人员审核,审核合格后即可生效,最后再进行统一保存管理。该流程有效提高了档案管理的效率,减轻了档案工作者的工作量,由师生自主完善档案信息,保证了档案信息填写的准确度,对日后档案的使用起到促进作用。
对于临近毕业的学生来讲,档案的存放和提取都存在很大困难,而实行信息化管理方式后,可有效解决这一问题,简化整个过程。例如,利用二维码或条形码的形式对学生的毕业证或是学位证进行标注,在学生有需要时,只要轻轻一扫就可完成整个操作,提取个人信息。从档案管理安全角度考虑,可以适当增加一些环节,比如在信息入口页面设置密码等。数字信息化背景下,简化了高校档案管理的过程,为档案管理者和使用者提供了便利,更提高了档案信息的准确性。
第二,将档案管理的效力通过信息化手段进行提升。信息化时代,档案管理工作更具有智能化、信息化等优势,要求档案管理人员要充分掌握信息化的技术和手段,通过进行相关信息化技术的培训,能够充分展现档案管理工作的多样性。同时,还要结合本校的档案管理的实际情况,对管理过程中的成本、时间、效能等进行考虑,以充分发挥档案管理工作的效力,进而更好地为学校师生和社会提供服务。
数字信息化是高校档案管理发展的必然趋势,是利用计算机网络技术等载体将各种档案资料进行收集整理,转化成数字化的档案信息,以科技手段进行存储,通过网络形式进行传播,以达到资源共享的目标。在高校档案管理工作中应加大对高新技术的研究和探索,充分挖掘数字信息化技术在高校档案管理中的作用。
[1]冯曙光.基于数字信息化条件下的高校档案管理创新研究[J].科技经济导刊,2015(13):180+46.
[2]郭登权.浅谈数字信息化背景下高新档案管理的创新[J].时代教育,2016(2):103.