新形势下档案管理工作的规范化探究

文/福建省长汀县统计局科技与服务业统计中心 王桂芳

新形势下档案管理工作的规范化探究

文/福建省长汀县统计局科技与服务业统计中心 王桂芳

本文以档案管理为核心，站在县统计局科技与服务业统计中心的角度上，探究新形势下档案管理工作的规范化，完善县统计局档案管理结构体系，进而为相关研究人员提供一定的借鉴和帮助。

新形势；档案管理；规范化；途径

档案管理作为县统计局的重要工作内容，其管理水平直接关系到各方面统计数据价值和利用效果，影响当地的经济建设和社会发展。从本质而言，统计档案作为社会发展史的数据记录，承载着历代统计人员的辛劳和智慧，使得统计档案历史性信息价值得以发挥，服务于社会建设和经济发展。特别是在新形势背景下，要给予档案管理工作足够的重视和关注，积极转变管理理念，引入现代化技术手段，丰富档案管理形式，实现档案管理工作的创新，进而实现档案管理的规范化和高效化。

一、制定管理目标，实现档案制度规范化

在进行档案管理的过程中，县统计局相关管理人员要按照管理要求制定档案管理目标，完善文书档案管理机制，其中包括立卷归档制度、保管制度、保密制度以及档案利用制度，推动档案管理工作的规范化建设。其具体措施为以下几点内容：第一，要从思想认识入手，领导层要重视档案管理工作，将档案管理纳入到一级管理方案中，成立档案管理领导小组，强化基层档案管理意识，动员全体职工，明确档案管理工作的重要性，为档案管理工作的规范化建设打下坚实基础。第二，要从人员素质入手，强化档案管理理论学习，使得管理人员掌握档案管理相关法律法规，严格根据管理条例开展管理工作，并在新形势下，鼓励管理人员学习网络技术和计算机技术，与时俱进，提高管理人员专业能力，为档案管理工作的革新与突破寻求可能。第三，要从工作考核入手，受档案文件数量性和综合性的影响，给档案管理工作带来一定的难度。对此，县统计局要将档案管理工作纳入到机关工作计划中，统一规划，与各个统计专业工作平齐，加大考核力度，保证档案文件的完整性，促进县统计局档案管理的规范化建设。

二、做好基础工作，提高档案立卷的标准化

（一）完善文书档案。为了提高县统计局档案管理工作效率，实现规范化管理，结合新形势下档案发展要求，管理人员要加强文书档案的管理工作，组建文书档案鉴定组织，办公室主任担任组长，主要鉴别和监控档案资源的移交和销毁等关键管理活动，避免出现管理过失和管理漏洞，进而提高县统计局档案管理工作的综合质量水平。

（二）清理业务档案。县统计局的档案文件数量多、内容杂，其涉猎范围较广，不仅包括当地工业、农业等生产发展资料，还包括固定资产投资、劳动工资、商业贸易以及居民调查等资料，为了提高县统计局档案管理工作效率，负责人要组织管理人员定期对这些业务档案进行清理，根据一级管理标准开展档案整改工作，定期清查县统计局业务档案阶段性资料文件，进而减轻档案管理人员的日常工作量，提高档案管理工作效率，进而推进县统计局档案管理工作的规范化建设。

（三）重整普查档案。普查档案主要涉及当地各个产业、人口以及企业单位的调查信息，虽然这些档案文件在实际普查工作中已经进行整理归档，但在新形势下，对照一级档案标准，这些普查档案的管理水平稍显不足。对此，县统计局要给予重视，对普查档案进行重新分类整理，并装订归档，凸显县统计局档案管理工作的高效性和规范性，达到档案管理的最终目的。

三、引进管理手段，提高档案信息的自动化

（一）建立电子服务系统。在新形势下，为了提高档案管理工作效率，县统计局要引入互联网技术，构建电子服务系统，将档案文件进行备注，录入到电子系统中，实现电子保存，有利于档案文件查询和使用。同时，以局域网为核心，构建各乡镇网络统计平台，实现档案资源的共享，提高档案资源的利用率，强化档案资源的服务属性，进而促进县统计局档案管理服务的现代化和规范化。

（二）编制查询工具。在进行档案管理工作中，县统计局要以一级档案标准，编制全宗简介、立卷方案、分类方案、组织沿革以及大事记等档案类别目录，丰富管理类别，提高档案管理结构的层次性，完善县统计局档案管理体系。同时，管理人员要建立工作台账，提高档案资源查找的便利性和效率性，实现县统计局档案管理综合质量水平的提升，推进县统计局档案管理工作的规范化建设。

（三）应用档案管理软件。为了提高县统计局档案管理水平，管理人员可以适当引入档案管理软件，将人工管理和智能管理有效结合在一起，形成档案管理联动机制，进而提高县统计局档案管理的综合质量水平。在界面操作方面，应用windows界面平台，形成windows Explorer集成系统，文档库以虚拟盘的形式出现，通过拖拽的方式对文档进行操作；在文档控制方面，迁出、迁入消除文档操作时的常见问题，更改了日志过程中自动记录了用户名、时间和注释，提高文档管理工作的便利性，减少管理人员的工作量。

四、结束语

本文通过对新形势下档案管理工作规范化研究，从管理目标、管理内容以及管理手段等方面入手，提出“制定管理目标，实现档案制度规范化”“做好基础工作，提高档案立卷的标准化”“引进管理手段，提高档案信息的自动化”等有效措施，完善县统计局档案管理体系，进而实现档案管理工作的规范化。

[1]王振利.尚义县统计局对档案业务考核常态管理[J].档案天地,2015(04):4-5.

[2]邹海燕.北京市统计局档案管理工作顺利通过市一级验收[J].北京统计,2016(12):5.

[3]梁晓龙,裴向前,魏励.新形势下档案管理工作的规范化探索[J].科技展望,2016(22):246.

[4]刘宇.新形势下档案管理工作的规范化探讨[J].办公室业务,2015(07):67.

[5]王静伦.新形势下档案管理工作的规范化探讨[J].黑龙江史志,2015(09):154.