论高职院校安全工作的档案管理

文/ 济南市技师学院 丁枚

论高职院校安全工作的档案管理

文/ 济南市技师学院 丁枚

随着我国高职教育事业的不断发展，高职院校的规模和开放程度也在不断扩大，各种矛盾和热点问题交织叠加，校园安全管理的难度加大。加强作为记录和承载高职院校安全保卫工作的档案管理，势必在学校安全管理工作中发挥越来越重要的作用。认真做好高职院校安全工作档案的管理，不仅能充分展示高职院校在服务人才培养、科学技能研究、文化传承及维护校园安全稳定等方面的保障作用，而且也是法治思维和法治方式在高职院校安全管理工作中的重要体现和具体应用，应得到充分认识。

档案管理；安全保障；管理机制

一、加强高职院校安全工作的档案管理势在必行

近年来，随着我国高职教育的快速发展，高职院校安全管理方面的工作越来越多，情况也越来越复杂，学校安全工作中的安全档案管理也占据了非常重要的位置。它不仅是提高整体工作效率和质量的一个必然条件，也是维护学校管理真实情况的一项重要工作。因此建立健全学校的安全工作档案势在必行。

（一）安全工作档案是高职院校安全工作真实可靠的原始记录。随着高职院校的快速发展，高职院校安全保卫工作遇到了新的挑战，要让安全工作档案为学校的安全稳定发展服务，就必须把安全工作档案作为高职院校安全管理的基础。完整齐全的安全工作档案资料真实地记录了学校安全工作开展的历史轨迹，它不仅是学校安全工作的第一手资料，而且具有重要的原始价值。它将繁杂琐碎的安保工作理顺，使其具有丰富的内涵，它既是学校安全工作的历史记载，又是一部光荣的工作历史，显示了安保工作的成绩和责任，提高了广大安保人员的积极性。

（二）安全工作档案是高职院校档案的重要组成部分。安全工作档案是学校档案中不可或缺的重要组成部分，围绕上级有关做好学校安全工作方面的文件精神开展学校安全工作，其形成的档案资料非常丰富，它不是可有可无的内容。没有安全工作档案，学校档案管理工作就称不上完整。因此，做好新时期高职院校学生安全管理档案工作，对于促进高职院校教育健康发展、维护学校的安全稳定具有重要意义。学校安全管理档案工作者应从增强安全档案意识、加强建章立制、丰富安全档案信息、实施网络化安全管理、加大开发利用等方面做好高职院校安全工作档案规范化管理，促进和谐校园的建设。

（三）学校安全工作档案是推进高职院校安全工作科学规范化的重要基础。学校管理有其自身的特点，即具有较强的连续性，又保持相对的稳定性，这是由学校工作性质所决定的。高职院校安全工作档案不仅真实记录了学校安全工作的工作经过和实践活动的事实，而且也蕴含了学校安全工作实践的知识经验。它可以提供给我们系统、广泛、可靠且相互联系可供参考的资料信息，为学校的安全稳定发展服务。总结以往高职院校安全工作实践经验，探寻安全工作客观规律，有利于提高校园安全服务质量。因此，安全工作管理档案是院校安全工作的得力助手；做好安全工作档案的管理，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是安全保卫管理工作和业务职能得以延续的重要手段，对于推进高职院校安全工作科学化、规范化将起到重要作用。

（四）安全工作档案为学校依法治校明确责任提供安全保障。党的十八大以来，党中央进一步强调要依法治国，把“全面依法治国”列为“四个全面”战略布局之一，体现了中央领导集体治国理政的总体框架。随着教育改革的不断深化，各级各类学校的发展环境、发展理念、发展方式正在发生深刻变化，迫切需要全面推进依法治校、加快建设现代学校制度。推进依法治校，是学校适应加快建设社会主义法治国家的要求，发挥法治在学校管理中的重要作用，提高学校治理法治化、科学化水平，是维护学校、教师、学生各方合法权益，全面提高人才培养质量，实现教育现代化的重要保障。安全工作管理档案，正是真实记录了各项安全工作活动的整个过程、所涉及的相关具体要求和制度规定。这些具体的制度和要求正是依法治校的具体内容和法规性依据，是维护校园安全稳定，推进教育发展的重要保障。

二、高职院校安全工作档案管理的主要内容

（一）安全工作档案管理主要包括两部分工作。安全工作档案管理的范围非常广泛，它主要包括安全基本情况和安全管理情况两部分。安全基本情况应包括以下内容：1.法规文件等与单位内部治安保卫工作相关、单位应当执行的各级法规及公安机关制定的规范性文件。2.年度安全工作计划、总结及考核的相关资料，各种安全文件资料。3.单位基本概况，保卫机构情况，重点部位情况。4.安全责任人、管理人、安全员岗位职责。5.各种安全制度、应急预案及预案演练资料等。6.技防物防等各种安全设施、器材的登记、建设、维护的相关资料。7.其他与安全有关的情况。安全管理情况应包括以下内容：（1）安全设施、器材定期检查记录，维护保养的记录。（2）安全隐患及其整改情况的记录。（3）安全检查、巡查记录。（4）安全宣传教育培训记录。（5）安全情况、事件、事故及处理记录。（6）奖惩情况记录。（7）其他有关安全管理的情况。

（二）安全工作档案的表现形式。学校安全保卫工作档案，有纸质档案和电子文件两种表现形式。平时工作中可根据纸质档案和电子文件各自不同的个性，采用两者并存的做法，是务实可靠的，这已经成为档案信息化建设的一项重要原则。纸质档案与电子文件同时归档，其两种表现形式兼具在日常的安全管理工作中的查考功能。

（三）安全工作档案资料的收集工作。安全工作档案资料的收集整理，要确保档案资料的真实性、连贯性和完整性。相关安全方面文件资料的收集工作是安全工作档案管理的第一环节。收集工作的质量直接决定和影响着其他环节的质量。在日常安全工作中收集文件资料应做到以下几点：1.收集的档案齐全完整，符合质量要求。能够全面真实地反映安全保卫部门的工作面貌，归档的安全工作资料在种类、内容上保持完整真实。2.收集的档案资料要鉴选准确，具有查考价值，保证将反映安全工作主要职能、重要事件、重大活动和基本历史面貌的档案材料全部立卷归档。另外，文件材料的收集要及时，在日常工作中要做到随时收集、查遗补漏，加强日常管理。

（四）安全工作档案资料的整理工作。保存档案的目的是为了利用。而档案整理则是发挥档案作用的前提条件，是整个档案管理工作的重要基础。在日常工作中，安全工作档案材料的整理要遵循以下几项基本原则：1.档案的整理必须保持文件的历史联系。比如，学校每年都要组织校园消防演练活动，从它的前期计划、部署，到活动举办过程中的组织与检查，再到活动最后阶段的总结、汇报，真实地反映出了安全工作活动的全过程。学校安全工作活动的这种规律，直接决定了文件材料的形成规律和文件材料之间的有机联系，体现了档案文件在形成过程中的固有联系，这样的整理组合才能合成一个有机整体。2.档案整理要充分利用原有的整理基础，保证整理质量，便于保管和利用。“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”是安全工作档案整理原则的基本指导思想。而整理档案的主要目的，则是便于档案的保管利用。它是档案整理原则的基本要求。一般说来，按照文件之间的历史联系整理出来的档案，也就能便于保管和利用，二者基本上是一致的。

三、建立完善的安全工作档案管理机制是做好安全档案管理的根本保证

高职院校安全保卫部门是保证学校师生安全的重要部门，加强和完善学校安全工作责任体系，建立健全安全工作管理档案，是保证学校安全的基础。认真细致地做好学校安全工作档案材料的收集、整理以及后期的深加工，加强安全工作档案管理，提高管理水平，不仅是新形势下高职院校安全保卫工作的重要组成部分，更是维护校园安全稳定，推进学校素质教育顺利实施的重要因素。因此，高职院校安全保卫部门必须站在整个学校的高度，认真研究、明确责任，进一步拓宽档案管理思路，不断总结实践经验，实施规范化管理，从人防建设、物防建设、技防建设、安全管理制度执行、防范效果、日常管理6个方面细化安全档案台账，使之更好地为学校的发展创造一个安全和谐稳定的工作局面，为不断推动学校事业的发展和进步、推进安全工作科学化、规范化提供更有利的支持。