论网络环境下我国档案利用工作的特点

文/安徽大学管理学院 孟璐

论网络环境下我国档案利用工作的特点

文/安徽大学管理学院 孟璐

档案利用工作的开展离不开档案利用和档案服务，网络环境下我国档案利用的特点主要体现在档案利用需求的立体化、档案利用主体的多元化，档案服务的特点主要体现在档案利用方式的便捷化、档案利用服务的社会化。

档案利用；档案服务；特点

自互联网兴起以来，整个社会发生了翻天覆地的变化，计算机技术、网络技术、通信技术的不断发展，构建了全球性的信息资源共享网络，整个社会已经步入了信息网络时代。在这种环境下，档案工作作为社会工作的一部分，其所承载的信息资源和潜在价值也得到了更充分的挖掘和利用。2015年7月4日，国务院印发了《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》，这标志着“互联网+”成为一项重要的国家战略，将深刻地促进各行各业的发展与变革。在这样的时代背景下，实现“互联网+档案”应成为我国档案界的战略目标。在新的战略指导下，如何实现“互联网+档案”即实现互联网与档案工作的深度融合，转型升级成为重中之重。而对于档案工作而言，其终极目标是利用，如何在网络环境下，利用互联网所带来的机遇和挑战，充分利用档案，发挥档案对社会主义事业的贡献，促进档案利用工作的发展，成为档案利用工作的目标。因此，研究网络化环境下我国档案利用工作的特点，对做好档案工作具有重大意义。档案利用工作是档案工作的重要环节和最终目标，其重点是利用，主题是服务。档案利用者想要利用档案，档案工作者需要提供档案服务。因此，档案利用工作包含两个方面的内容：一是档案利用者为了获得想要的信息，利用各种手段去获得档案；二是档案部门通过各种方式主动或被动地向利用者提供相应的档案服务。前者我们称之为“档案利用”，后者我们称之为“档案利用服务”。档案利用是档案利用服务存在的前提，而档案利用服务的开展又是档案利用得以实现的条件，若无档案利用服务，档案利用则不可能实现。网络环境下，我国档案利用和档案利用服务的特点呈现出以下特点。

一、档案利用需求的立体化

档案利用需求的立体化主要表现为两点：一是档案利用者数量的增加。国家相关政策的发布和调整增加了档案利用的刚性需求，人们在办理出国、买房、婚姻登记等生活事务上无一不需要档案，越来越多的人开始利用档案来解决社会生活中所遇到的各种问题，利用档案来捍卫自己的合法权益不受到伤害。同时，在网络环境下，档案宣传的手段更加多样，档案影响的范围更加广泛，通过网络，越来越多的人认识到档案的重要性，公民的档案意识得到增强，档案利用的需求也得到增加。二是档案利用者需求目的层次化。档案利用的目的不再局限于政务查考和编史修志，学术利用、实际利用、普遍利用和休闲利用的层次化需求表现得越来越明显。从整体上看，社会档案信息需求层次结构是一个金字塔形结构：社会科研与技术开发创新层面的档案信息需求；社会管理与生产层面的档案信息需求；社会文化普及与日常生活档案信息需求。人们除了利用档案来进科研教育、日常公务之外，更多地开始利用与个人工作生活息息相关的档案，如学历档案、人事档案、合同文件、房地产档案、户籍档案、婚姻档案等等。也有一些人们去档案馆并不是出于特定的目的，与人们节假日上博物馆、图书馆一样，都是文化休闲活动的一种选择。2013年，哈尔滨市档案局、哈尔滨市档案学会联合举办的《哈尔滨市档案馆馆藏重要历史档案资料展》自开展以来，接待社会各界参观者12万余人次，在社会上引起了相当大的反响和震动。

二、档案利用主体的多元化

目前，我国档案工作正处在一个转型期，从原来封闭性的、基本保存行政性文件、为少数人服务的国家档案模式，向开放的、亲民的、为大多数人服务的社会档案模式转换。在这种环境下，档案利用的主体呈现出多元化的特点。一方面，档案利用者已不再局限于党政机关、企事业单位和一些社会团体，还包括越来越多来自社会各阶层的社会公众。网络环境下，信息技术的高速发展，极大地提高了人们获取档案信息的效率。而有关档案制度的确立，更赋予了人们利用档案的合法权利。虽然社会公众这一大的群体构成十分复杂，不同社会背景、职业、年龄甚至信仰的人对于不同种类的档案都有着不同的需求，对同一种档案的需求也有着数量上的差异，但是从总体上看，档案利用的群体数量在不断扩大。另一方面，社会公众逐渐成为主要的档案需求者。与学术研究和政务查考之类的档案相比，和社会公众更密切相关的民生档案利用率迅速增加。利用档案办理入学登记、出国申请、户口变迁、婚姻登记、申请贷款、补办各类证件等事项的逐年增多。招工、知青、婚姻、宅基地、房产等各种档案的利用量同样也有大幅度上升。档案的个人利用率已经超过其他群体的利用率，以北京市档案馆为例，2007年，北京市朝阳区档案馆全年共接待利用者6751人，其中公民个人利用5996人次，占总利用人数的88.8%。

三、档案利用方式的便捷化

过去，人们利用档案的方式基本上是去档案馆实地查考，时常需要往返奔波于档案馆之间，办事流程也比较复杂，这种方式不仅费时费力、成本较高，而且因为馆藏档案数量种类繁多，档案馆的工作人员查找起来也很困难，许多人的档案利用诉求并没有得到及时处理。同时，很多来档案馆的人不能清楚描述出自己所需档案，目标没有明确性，因此档案利用的效率不高，人们也很难找到自己所需的档案。随着社会的发展，通信技术和计算机技术的广泛应用，人们利用档案的方式也出现了明显的变化。档案信息化建设的不断完善，档案网站和数字档案馆的建立、计算机通信设备的普及，除了向档案部门打电话、邮寄信函等传统方式来获得档案之外，档案利用者足不出户就可以使用联网的手机、电脑浏览档案网站和档案数据库等方式来远程查找自己所需的档案，有些档案甚至可以直接下载、拷贝。截至2012年11月21日，北京市档案馆网站累计访问量达1,553余万人次，上海市档案局（馆）网站累计访问量达1,962余万人次，档案网络利用率正不断增加。网络也使得人们在利用档案时的交互性增强，许多人可以通过发送电子邮件、在网上留言板留言等方式来与档案馆的人员进行沟通或提出建议，减少了档案查询的盲目性。这些方便快捷的利用方式使得一般的社会公民也更愿意接触档案、了解档案，提高了公民的档案意识，促进了档案事业的发展。

四、档案利用服务的社会化

档案作为社会记忆，是社会生活的记录，只有为社会服务才能体现出其价值。在信息时代，网络媒介突破了传统媒介的桎梏，各种不同平台的信息之间通过超链接组合在一起，只要借由网络就可以将信息传播到任何地方，在短时间内获得惊人的传播效果。档案馆依靠信息系统网络媒介架构的众多IT设施，在这个云计算时代，提供大范围、高质量的档案服务，成功将档案服务的触角延伸到工作的各个方面。档案服务不断面向公众，贴近群众，档案利用服务社会化已经成为一种普遍的趋势。档案服务的社会化包括两个方面的内容：一方面，档案工作者需要让社会公众了解档案、利用档案，营造一种档案利用的良好氛围，通过不断扩大档案开放范围，借助网络平台，深入地宣传档案，扩大档案的影响力，这就是所谓的档案大众化。档案大众化的目的在于让更多普通群众能够了解到档案的价值，产生更多的档案利用需求。大众化不要求对用户进行分类，全体社会公众都可以作为服务的对象。另一方面，档案工作者需要对不同用户群体的需求进行研究，再针对不同的用户，主动、及时地为他们提供专门信息，这就是所谓的档案小众化。档案小众化服务强调的是个性化，通过信息化手段对用户数据进行抽取并形成数据库，再依据用户的兴趣和访问记录，主动为用户推送信息。档案的大众化和小众化是相辅相成的关系，大众化为小众化提供了稳定的用户资源，小众化提高了用户满意度，带动其他潜在用户，又间接促进了大众化的发展，使档案利用服务更加的社会化。

在网络环境下，借助互联网所带来的高速便捷，档案利用与档案服务都呈现出蓬勃的发展趋势，未来随着档案利用方式的不断创新和档案利用服务的越来越人性化，档案利用工作也将更快更好地发挥作用。同时，由于网络环境自身的特点，档案利用工作也面临许多安全问题的挑战，档案部门和档案工作者需要深刻认识档案利用工作的特点，结合网络发展趋势，寻找档案利用和服务的发展与突破，努力解决档案利用工作中存在的问题，实现档案工作的转型升级，使档案事业更上一层楼。

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