事业单位档案管理信息化建设分析

金花

摘 要：目前，随着我国信息化技术的不断发展，以档案信息化建设为主的档案管理方法逐渐取代传统人工管理方法，成为当下事业单位档案管理工作的必然趋势。然而，介于我国事业单位档案信息化建设工作仍处于初步发展阶段，各方面存在较多不足。针对于此，建议事业单位必须及时解决档案信息化建设中存在的不足，采取切实可行的措施加以解決。文章主要以事业档案信息化建设与管理为研究对象，结合当下存在的管理不足，提出相关的解决措施，以供参考。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；解决措施；

前言：结合以往经验来看，传统纸质档案管理工作很容易受到天气以及储存环境的影响，而出现不同程度的管理问题。倘若档案存放环境存在潮湿问题的时候，纸质档案就很容易出现损坏现象，如发霉等现象。如此一来，重要的档案资料无法得到长久性保管，甚至会出现严重的损坏情况。而通过利用信息化管理方式，至少可以对档案资料进行备份处理，并将全部档案资料存放到电子磁盘当中，避免出现档案丢失问题。最重要的是，实现档案信息化管理基本上可以规避天气以及存储环境因素的干扰，难以出现上述损坏问题。因此可以说，事业单位实行档案信息化建设方式，具有重要的意义。

1事业单位档案管理信息化建设存在的主要问题

事业单位档案信息化建设主要以档案管理平台的建设与规划、内容的信息化处理与建设为主。介于多数事业单位对于档案信息化建设工作缺乏认知性，部分管理内容并未及时体现并落实到日常管理工作当中。长期以往，导致事业单位在档案信息化建设工作当中往往会出现匹配效率不高、平台建设速度缓慢以及管理意识亟待加强等问题[1]。具体如下：

1.1档案信息化建设的匹配程度亟待提高

现阶段，由于受到我国事业单位档案信息化建设力度不足的影响，信息化平台与相关软件在兼容效果方面，无法达到兼容所有文件的效果，工作效率难以得到保障。虽然从某种程度上来说，事业单位在应用局域网管理的过程当中，各人都具备阅读文件的权限，且电子文件都可以存储到对应的资料库当中。但是在实际的管理过程中，往往会因为管理不当等情况的影响，而出现大量电子文件丢失的问题，或者是电子文件的共享效果无法达到预期。

1.2档案信息化建设平台更新效果不佳

尽管多数事业单位已经开始全面实行档案信息化管理系统，但是在实际工作过程中，部分管理人员对于档案信息化建设工作缺乏关注度或者管理不当，导致档案信息化建设平台更新效果往往无法达到预期。如此一来，部分档案信息资料无法得到及时更新，进而会对事业单位整体的档案信息管理工作造成不利影响[2]。

1.3档案管理人员的职业素质亟待提高

档案信息管理工作始终是事业单位重要的工作内容，同时也始终是事业单位重要的组成部分，具备无可替代的作用。可以说，档案信息管理人员的职业素质极大程度上可以直接决定档案管理的最终效果。然而，结合实际情况来看，多数档案管理人员在职业素质方面多体现出信息化管理意识不足、管理方式不合理等问题，比较制约档案信息化管理的最终效果。针对于此，建议事业单位的领导人员应该及时强化相关人员的职业素质，做好各项管理工作，以确保档案信息化管理效果。

2事业单位档案管理信息化建设问题的解决措施

介于上述事业单位档案管理信息化建设工作存在的问题，本人认为事业单位可以从以下几个方面进行解决与优化，以确保事业单位档案管理信息化建设效果，仅供参考。

2.1加强档案信息化建设标准，夯实管理人员的职业素质

针对当前事业单位档案管理人员职业素质不高的问题，建议领导人员应该加强对现有档案管理人员的培训力度，切实夯实档案管理人员的职业素养，确保各项管理内容得以贯彻与落实。最好可以在事业单位内部开展相关培训活动，让职工之间明确自身的职责所在，全面掌握档案管理信息化的相关方法，促进事业档案管理信息化的发展进程[3]。

2.2加强档案信息化管理水平，确保平台的更新速度

事业单位若想达到预期的档案管理效果，就必须加强档案信息化平台建设力度，为人们提供更加优质的服务内容。针对于此，在实际管理过程中，事业单位应该不断加强对档案信息化的管理水平，尽可能地加强档案信息化管理的保密效果，确保各项管理内容得以有效贯彻与落实，以提升相关软件平台的更新速度。与此同时，为进一步确保档案信息化管理效果，建议事业单位应该组建内网，目的在于进一步夯实档案信息查询工作的安全性，避免黑客或者不法人员盗取单位信息，造成不必要的经济损失。

2.3加强专业设备与技术的支持，提升软件的兼容效果

事业单位档案信息化建设工作除了需要管理人员夯实自身职业素质之外，还需要加强相关专业设备与技术的支持力度，确保最终的管理效果。需要注意的是，不管是硬件还是软件，事业单位都应该根据实际情况进行信息化建设工作，如在开发功能以及权限设置方面，应该依附于事业单位的实际情况，进行优化建设，以便更好地提升软件的兼容性能。

结论：总而言之，事业单位的建设情况对于国家整体的经济发展具有至关重要的影响，必须加以重视。针对于此，建议事业单位的管理人员应该充分利用信息化技术及相关方式，切实加强对档案工作的管理力度，确保档案管理工作安全、合理。对于当前事业单位档案管理信息化建设存在的问题，事业单位应该立足于本单位的实际发展，不断实践与累积经验，确保事业单位档案管理工作得以贯彻与落实，促进事业单位的可持续发展。与此同时，相关管理人员应该及时强化自身的职业素质，确保档案信息化建设工作得以顺利开展。

参考文献：

[1]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014（05）：127-128.

[2]崔晓玲.事业单位档案信息化建设有关问题的思考[J].办公室业务，2016（05）：34-35.

[3]史向云.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].内蒙古师范大学学报（哲学社会科学版），2015，44（05）：166-168.