浅谈实施原始凭证电子化对提升企业财务管理水平的积极作用

陈佳音

摘 要：目前国内大型央企广泛应用ERP系统进行企业生产经营管理，随着财政部积极推进会计档案电子化管理工作，实施原始凭证电子化是新形势下企业会计档案保存形式及管理方式变革的发展方向和趋势。本文主要论述了实施原始凭证电子化的必要性，原始凭证电子化的实施方式以及实施原始凭证电子化对提升企业财务管理水平的积极作用。

关键词：原始凭证；电子化；管理提升

近年来，财政部积极推进会计档案电子化管理工作，各大央企在各集团内纷纷开展原始凭证电子化的试点工作，逐步实现无纸化办公。原始凭证电子化是会计档案电子化的基础，在新形势下，原始凭证电子化已经成为会计档案保存形式及管理方式变革的必然趋势，这将对提升企业财务管理水平起到积极作用。

一、原始凭证电子化工作的背景及必要性分析

1.背景

随着信息技术的不断发展，企业经营管理者思路的不断开拓，国内大型央企广泛应用ERP系统，实现企业财务管理及业务流程管理的一体化。从采购、出入库、生产制造、销售、服务到账务处理，形成了一套完成的生产经营链条。在账务处理过程中，账务信息充分体现在ERP系统中，而原始凭证作为会计核算的基础资料，仍然采用传统的纸质凭证，没未在系统中反映。将原始凭证信息电子化，上传到ERP财务系统中，不仅能够完善、完整账务信息，不断优化补充ERP系统业务、财务信息，也是未来企业财务管理的要求。

2.必要性分析

企业在传统的纸质原始凭证管理过程中，普遍存在以下几方面的问题：

（1）企业纸质原始凭证的安全性和完整性难以保证

原始凭证是反映经济业务的重要信息来源，在企业的日常工作中，原始凭证要经历审核、归档、借阅、查阅等多个环节，手工流转的过程极易造成原始凭证的损毁、丢失，难以保证原始凭证的完全和完整。而财务凭证一般要保存多年，传统的纸质原始凭证归档管理方式已经显得有些落后。

（2）查阅档案不便，效率低下

无论是企业内部审计、外部审计，还是企业管理，都需要查询账务和原始凭证的信息。当企业业务信息和账务信息都在ERP系统中反映，账务查询的过程变得更加深入细致，整个业务循环都能够在系统中展现。可以通过一张会计凭证在系统中查到对应的合同、发票金额及订单等信息，此时再去翻阅纸质的原始凭证信息检查、核对相关原始单据显得效率低下，不便于操作。

（3）纸质原始凭证无法准确展现经济业务发生的情况

经济业务发生真实性的证据已经从传统纸质发展为多媒体形式，如：车险理赔要提供事故现场录像，工程验收要提供工程现场图片、视频等。原始凭证的发展趋势将必然突破纸质材料，向影音、视频等介质拓展。

（4）纸质原始凭证无法满足财务信息化管理要求

随着企业财务信息化的深入发展，将纸质原始凭证的信息电子化，融入到财务系统中，与财务数据有机结合，能够满足企业经营管理的需要，也是会计档案管理的大势所趋。

二、原始凭证电子化的实施方式及应用

原始凭证电子化是运用财务信息化手段，将原始凭证影像处理后，将影像数据信息存储到财务系统中，以实现原始凭证电子化。实施原始凭证电子化的目标即通过原始凭证电子化达到对企业业务的事前引导、事中控制和事后查看的管理需求。

1.原始凭证电子化数据采集功能的实现

原始凭证的数据采集主要通过影像智能管理模块来实现。通过系统的集成结合，将影像智能管理模块的原始凭证电子信息传递至ERP系统财务模块，以实现原始凭证电子信息从采集到审核、审批、入账的全链条管理。

数据采集的方式多种多样，包括高拍仪、高扫仪、合并采集、本地导入多种格式电子文档（包括影像、录音等）。其中高拍仪适用于采集单张原始单据影像；高扫仪在处理原始单据较多的业务时，能够在很大程度上节省时间提高效率；合并采集功能支持将多页影像合并成一个文件，如合同等；本地导入功能支持将已经是电子形式的资料上传至ERP系统，挂接至业务中去。

采集模式分为三种：分散采集、集中采集、分散加集中采集模式。分散采集模式有助于便捷、高效的完成影像采集工作，适用于影像采集业务频繁、采集工作量大的岗位；集中采集模式需要搭建影像集中采集场所，采集设备投入量相对较小，适用于影像采集业务少的岗位；分散加集中的采集模式是为专岗配备采集设备，普通岗位共享集中采集场所的设备，使得设备资源与采集成效达到一个最优的配置。企业可以根据各部门、各岗位的工作特点，选择适用的数据采集模式。

实施原始凭证电子化后，可促进电子化流转与纸质流转分离，减少纸质文档流转环节，降低其破损、丢失的风险。同时电子化流转克服了时间、空间限制，提高企业审批效率。

2.电子化原始凭证的流转与审批

采购业务和销售业务一般而言是企业的核心业务。销售业务相比采购业务，流程比较简单，现以企业采购业务为例，分析电子化原始凭证的流转与审批过程。

采购业务原始凭证的流转。采购业务通常包含创建采购订单--收货入库--发票校验--会计入账--付款等几个环节。各环节需要提供上传的原始凭证和传统的纸质原始憑证要求一致。在采购订单创建时，需上传中标通知书、合同或协议以及其他原始凭证；在收货入库环节，需上传入库单、验货单以及其他原始凭证；在发票校验环节，需上传发票，以及发票验证真实的确认单；在会计入账环节，财务人员需将所有电子凭证逐一审核并完成账务处理；最后到付款环节，需上传付款申请单以及其他原始凭证，完成最终的付款流程。

采购业务各工作流程的审批。实施原始凭证电子化流程以后，和传统的纸质原始凭证报销审批的原理和要求一致，只是把各环节业务部门审批、财务部门审批流程从纸质签字转变为各审批人员在系统中操作审批。在完成采购订单创建、收货入库、发票校验及相关审批流程后，单据传递至财务人员，财务人员可以在系统中看到审批流程记录及所有电子凭证，审核无误后完成账务处理。在付款环节，也同样是由业务部门在系统中发起付款申请，完成各环节审批后，财务人员根据流程审批记录及电子凭证完成付款操作。endprint

通过影像智能管理模块实现原始凭证信息与业务信息的交互集成，通过记账凭证穿透查询对应原始凭证影像文件，能够实现业务流、信息流、票据流三流合一。

3.原始凭证电子化的会计处理

在原始凭证转变为电子化信息后，通过影像智能管理模块将数据信息传递至财务系统，财务人员完成审核和记账。从账务处理的角度来看，实施原始凭证电子化以后，账务处理规则以及账务处理流程没有变化。从工作方式角度来看，财务人员审核原始凭证单据的流程从线下转变为线上。原始凭证的在线可视化审批，提高了整体财务工作的智能化水平。

三、实施原始凭证电子化对提升企业财务管理水平的积极作用

1.保证原始凭证的安全完整，提高企业会计基础管理水平

企业通过实施原始凭证电子化，能够在系统中展现业务发生的全过程，提高原始凭证的流转速度和管理效率，强化了关键节点和重要业务的系统管控，解决了传统纸质财务原始凭证审批流程长、传递速度较慢的问题，有力地提高了企业会计基础管理水平。

通过实施原始凭证电子化，用原始凭证电子化流转替代传统的纸质原始凭证流转，能保护原始凭证的安全完整，最大程度地降低纸质原始凭证破损、丢失的风险。同时电子化流转能够提高各个环节的审批效率，促进企业会计基础管理全面加强。

2.精简业务财务流程，提高企业财务管理规范化水平

由于企业ERP系统功能已经比较成熟稳定，在以往的工作中，业务信息、财务信息体现在ERP系统的整个工作流中，在传统的纸质原始凭证流转过程中，往往会出现线上、线下重复审核、审批的情况，造成流程冗余繁杂。实施财务原始凭证电子化功能后，可以有效解决重复审批的问题。将原始凭证的电子文件上传到影像管理系统中，能够实现审核过程中的在线查看，各环节审核、审批人员只需完成系统中的在线审核即可，这样能够精简业务、财务工作流程，减少不必要的重复工作，从而提高企业财务管理的规范化水平。

3.规范原始凭证管理要求，强化业务规范执行

在纸质原始凭证模式下，往往会出现凭证附件不全、附件不规范、缺少审批流程等情况，完全需要依靠财务人员的审核判断来确定原始凭证的合规性，容易造成审核疏漏。通过系统实现原始凭证电子化功能后，按照财务管理要求，将各环节需要上传的电子信息固化到系统中，如有缺失，则无法传递至下一岗位审核人。这样，通过系统的监控和校验，可以使得原始凭证更加规范，强化了业务的规范执行。同时，通过系统校验在线审核的方式，提升了财务管控力度，能够帮助财务人员审核原始凭证的完整性与合规性，提升原始凭证的审核效率。

4.实施原始凭证电子化将促进企业会计档案管理的发展

实施原始凭证电子化有利于会计资料的保存。现代企业的会计档案管理形式多样，借助网络技术、云技术等方式，可以为会计档案的保存提供安全保障。同时，电子化的會计档案也更便于查找和应用。原始凭证电子化还有利于节约资源，节约纸张，低碳环保，是具有可持续发展意义的。

综上所述，实施原始凭证电子化，将对提升企业财务管理水平起到积极作用。

参考文献：

[1]马乃欣.略谈会计凭证电子化的趋势与意义[J].商场现代化，2014，28：186.

[2]肖玲.原始凭证的电子化与规范化探讨[J].财经界（学术版），2015，22：86+133.endprint