如何做好《设备管理体系 要求》的准备工作

如何做好《设备管理体系 要求》的准备工作

《设备管理体系 要求》(T/CAPE 10001-2017)的第三方评价工作由中国设备管理协会标准化工作办公室归口管理.在第三方评价的过程中,评价师既要走访现场,也要查阅文件,并以此为依据判断组织的管理是否符合《设备管理体系 要求》.建立完备的文件体系,对于组织的设备管理体系的推进和评价至关重要.

文件体系如何搭建

文件体系的完整性

文件体系首先是要素完备,设备管理体系的各要素均需要在文件体系中体现.体系的要素如下图所示.

文件体系的一致性

组织与设备相关的所有的管理体系都要与《设备管理体系 要求》对标.组织需要明确,设备管理要体现全员、全部门、全过程、全系统的特点.因此,有必要审核组织的各个管理体系,包括:财务管理体系、采购管理体系、质量管理体系、GMP体系、安全管理体系等,确保它们符合标准的要求.例如,如果组织的采购制度的原则是"低价中标",这就不符合标准中追求"设备全寿命周期价值最大化"的原则.

组织各管理体系之间的内容要保持一致.例如:设备管理体系中,关于设备盘点、资产价值管理等内容,要与财务管理体系中的相关内容保持一致.

设备管理体系内部的各文件也需要保持一致.例如:程序文件与作业指导书的要求不能互相矛盾.

文件体系的金字塔结构

要素完备的文件还需要以合理的结构组合在一起,形成互相支撑、有机联系的整体.金字塔结构是搭建文件体系中最常见的一种方式.设备管理体系文件的金字塔结构如下图所示:

组织须围绕着方针和目标制定管理手册,通过程序文件对手册的流程规范进行详细说明;通过作业文件来具体指导需要细化的专业化的操作;通过规范的管理记录,来记录设备管理的过程和结果.

实际上,文件体系的金字塔层级和组织的规模有关系.对于规模比较小、设备比较简单、设备数量比较少的组织,层级可以比较少;而对于大型的集团公司、设备复杂、资产密集的组织,层级可以适当增加.这样既可以明确各管理层级的设备管理权责,也有助于体系的有效落地执行.

各管理要素如何在文件体系中体现

设备管理方针

设备管理方针是设备管理体系顶层设计的核心,应该在组织的最高层级的设备管理文件中体现,如《设备管理手册》或同等层级的文件.设备管理方针应体现出持续改进的承诺,并把全员和规范的理念融入设备全寿命周期管理的过程.

设备管理目标

文件体系既要体现目标设定的标准,又要体现目标管理的过程.

在目标设定的标准方面,要确保选定的设备关键绩效指标适用于衡量设备管理水平进步的重要指针.目标的设定要有依据和针对性,既要体现具体、可度量的原则,又要符合组织实际,既具有可达性,又具有挑战性.

在目标管理的过程上,一是体现目标管理机制.有制度明确如何通过目标分解,把组织发展目标逐层分解落实到各个岗位,并展开到所涉及的相关职能机构和层次,逐层分解并受控.二是目标能有效沟通与展示.全员能关注、了解和熟悉指标设定的目的、达成的方式及相关要素.三是利用各种有效方式,展示指标的趋势变化和阶段性目标的达成状况,并定期更新,确保目标达成的状况能传递给相关人员.

体系推进计划

在《设备管理手册》或同层级的文件中,要明确体系推进的方向.

在管理记录中要体现:

一是组织策划了设备管理体系优化方案.

二是组织对策划的展开.

三是制定体系推进工作计划.组织应编制设备管理工作计划:涵盖工厂级的设备管理体系整体推进总计划(框架计划);车间级的体系模块推进或设备管理提升方案,班组级的体系落地及指标达成措施,并形成工作闭环.

完善设备管理组织机构并明确职责

在组织的相关文件中,要明确设备管理组织架构.例如:绘制组织机构图、制定配员标准.

在组织的相关文件中,要明确机构职责.分工明确,全面覆盖设备全寿命周期管理;组织应建立或优化有效的绩效评价和薪酬激励机制(例如:薪酬标准高于同级别的其他岗位),吸引有能力的员工从事设备管理工作.

制度文件

组织应建立或优化设备全寿命周期管理所需的制度,将主要工作纳入流程管理,流程业务的接口设计应合理,形成闭环.

设备管理体系文件包括如下:

一是公司级的设备管理手册,内容涵盖公司级的设备管理工作方针和目标,以及设备全寿命周期各阶段的管理要求,以及检查和绩效考核机制,体现管理闭环;

二是公司级(工厂级)的设备管理程序、制度(车间级视需要形成对应的实施细则);

三是组织为确保设备管理体系进行有效的策划、运行和控制,在基层建立所要求的记录表单;

四是依据设备类别和重要程度,编制各类技术标准和作业规程;

五是依照各岗位编制作业指导书.

支持

《设备管理体系 要求》强调设备管理需要全员支持.在组织的管理文件和管理记录中,要体现出所需要的各种支持,包括:发展支持、财务支持、配置支持、人才支持、技术支持、物流支持和信息支持等.

在多数企业中,体现上述支持的文件往往不是由设备管理部门牵头编写,因此需要对相关文件仔细研究,必要时进行修订和完善,使之符合《设备管理体系 要求》.重点包括:

一是知识管理机制:组织建立有效机制,创造、收集、整理和提炼内外部知识,通过在组织内传播和分享知识,支持组织目标的实现;

二是教育培训体系:设计多维度综合协调的员工培训和技能提升机制,不断强化设备运行和维修人员的能力,促进员工与组织的共成长;

三是现场6S管理:组织应积极开展以整理、整顿、清扫、清洁、安全、素养为中心的现场管理活动;

四是可视化和定置化管理:组织应在管理过程中有意识地应用可视化和定置化管理工具,强化管理的可视性和直观性;

五是清除六源活动:组织应建立清除六源活动的管理要求和流程闭环,以培养员工的问题意识和从分析源头到解决现场问题的能力;

六是全员改善活动:组织应建立全员改善活动的管理要求和流程,开展多种形式的全员改善活动.

检查和绩效评估

《设备管理体系 要求》强调设备的闭环管理原则,在《设备管理手册》中要明确该原则外,在管理记录中加以体现组织有计划地开展了如下管理活动,包括:绩效监测、内部检查、管理评审、纠正和预防措施等.

体系实施与运行的相关文件要求

设备的前期管理与基础管理

组织的《前期管理制度》或者类似文件,要充分体现追求"全寿命周期价值"最大化的原则,建立完善可操作的管理制度.内容包括设备规划、设备选型与技术交流、设备招标投标与合同签订、设备监造和监理、设备安装调试及验收(设备验证)、设备运行初期管理等.并建立机制,持续关注和优化设备资产的投资回报.

组织的《前期基础制度》或者类似文件要包括如下要素:

夯实设备基础管理,将设备基础数据、业务数据、设备运行数据等设备信息资源纳入管理;

根据重要程度对设备进行分级管理;

建立完整的固定资产管理制度,确保设备资产实物各环节的管理要求得到有效执行(包括:购置、验收、入账、使用、调拨、移转、出租、出售、托管、闲置、封存、报废等).

设备的运维管理

相关文件中,例如:在设备操作人员的岗位说明、《自主维护管理制度》以及《安全操作、清扫、点检、润滑作业指导书》中,要体现出标准对设备运维管理的要素.包括:

完善岗位责任制和交接班制度,确保设备的正确使用和操作;

建立设备的维护管理制度,明确设备维护工作分工,确保责任人能有效开展设备清洁、日常检查和基础保养等工作;

对设备润滑全过程进行管理,提升润滑管理的绩效;

制定设备点检管理办法,明确管理要求,定期总结和改进,建立持续改善的闭环机制;

制定设备状态监测与状态维修的管理制度和流程.

设备的维修和故障管理

在相关文件中,以《设备维修管理制度》为例,要体现出标准对设备维修管理的要素.包括:

维修模式和维修策略:确定符合组织需要的维修模式;依据维修模式、设备的重要程度、劣化特性等确定设备的维修策略,加强维修计划管理和过程控制,定期对维修记录进行统计和分析;

维修规程:组织应制定合理的维修工作流程和管理要求,编制维修规程(维修技术标准),指导维修作业有序进行;

维修费用管理:合理编制维修费用预算,控制预算达成.

在相关文件中,以《设备故障管理制度》为例,要体现出标准对设备故障管理的要素.包括:

故障等级分类:组织应建立设备故障等级的分类原则;

故障管理闭环:组织应通过统计分析故障(事故)数据,识别故障(事故)管理的重点,策划管理工作方向,形成故障管理闭环.

设备备件管理

设备备件的管理往往是一种跨部门的管理.例如:设备科提出备件计划,采购部负责购买,仓储部负责备件仓库的管理,所以要进行跨部门的合作,必要时修订和完善相关文件,使备件管理符合标准的要求.包括:建立备件管理制度,追求用最少的备件资金和合理的库存储备来保证设备维修的需要;优化备件计划管理、采购管理和库存管理表现,探索备件社会化协作模式,加强备件的循环利用和修旧利废,提升备件的经济管理水平.

设备更新与改造

设备更新与改造应符合标准追求"设备全寿命周期价值"最大化的原则,及"风险控制"原则,在相关文件中要体现:

在设备技术评价的基础上,开展设备的更新和技术改造工作.在进行相关决策时,要考虑设备的技术寿命和经济寿命;

推动设备节能降耗,开展再制造和绿色维修工作;

规范设备变更的闭环管理,包括风险评价、变更申请、变更实施、变更验收等过程;

强化特种设备及专用设备的管理.

设备管理信息化与智能维护

在管理文件和管理记录中,要体现组织重视设备管理信息化与积极探索智能维护.

设备服务社会化

在管理文件和管理记录中,要体现组织充分利用社会化资源,以及借助内外部专家资源,解决专项疑难杂症.

为了更好地帮助企业准备《设备管理体系 要求》所对应的文件资料,在《设备管理体系 应用指南》(T/CAPE 10002-2017)附件中,专门编制了一览表,以指导企业进行相应文件的优化和梳理.

准备《设备管理体系 要求》所对应的文件,并不复杂.只要我们认真把握标准要求的精神,开展深入细致的工作,就一定能做好.也一定能通过设备管理水平的提升,为"加快建设制造业强国,加快发展先进制造业"贡献力量!

(中国设备管理协会标准化工作办公室供稿)