事业单位档案管理信息化建设问题探析

文 捷

事业单位档案管理信息化建设问题探析

文 捷

随着信息化技术的不断发展，事业单位档案管理也需要加强信息化建设，以提高档案管理的效率和质量。但是就目前我国事业单位档案管理信息化建设的实际情况来看，其在诸多方面还存在较多的不足，因此严重影响了档案管理的实际效果。本文就事业单位档案管理信息化建设的问题和对策进行了简要的分析和探讨。

事业单位 档案管理 信息化建设

一、前言

档案管理信息化建设具有几个方面的特征：首先，档案管理信息化建设可以实现档案资料的永久保存；其次，档案管理信息化建设可以实现档案信息的快速查询，操作简单方便；最后，档案管理信息化建设可以提高档案管理的效率和质量［1］。但是我国事业单位在档案管理信息化建设中遇到了不少的问题，还有待进一步改进。

二、事业单位档案管理信息化建设问题分析

（一）平台使用率较低

事业单位档案管理信息化建设需要事业单位创建一定的信息化管理平台，然后由工作人员进行平台的利用［2］。但是从当前我国事业单位档案管理信息化建设的实际情况来看，虽然事业单位设立了有关信息化建设平台，但是平台的利用率却较低，导致事业单位档案管理信息化建设成为空谈，影响事业单位档案管理信息化建设的实际效果。

（二）人员专业素质有待提高

事业单位档案管理信息化建设效果的提高要求管理人员能够具备较强的综合素质，尤其是对信息技术的使用和操作方面素质。但是事业单位档案管理人员大部分为老员工，少数管理人员是依靠人脉而招聘来的，因此在信息化建设方面的专业素质还存在较多的不足，这一点严重制约了档案管理信息化建设的质量和效率，需要引起特别注意。

（三）重视程度有待提高

虽然大部分事业单位已经认识到了加强档案管理信息化建设的重要性的，但是单位对此的重视程度还存在较多的不足，如事业单位对人员素质的提高重视不足，也包括单位没有及时对档案管理信息化建设平台进行更新。少数事业单位虽然建立了相应的档案管理信息化建设平台以及管理系统，但是却没有及时进行更新，导致管理徐彤内部经常会出现模块设置落后，严重影响了档案管理信息化建设实际作用的发挥。

三、事业单位档案管理信息化建设对策探析

（一）加强对档案管理信息化建设的重视

事业单位需要进一步加强对档案管理信息化建设的重视。例如，事业单位需要加强对档案管理信息化建设的硬件设施投入和软件设施投入，要保证档案管理信息化建设的实际效果。其次，单位还需要定期对档案管理信息化管理系统进行检测和更新，以便跟上时代发展的步伐，加大技术投入力度。不少事业单位虽然建立了档案管理信息化建设专属平台和管理系统，但是却没有进行及时地更新，平台利用率也较差。新时期事业单位必须要从这些方面着手，不仅要定期更新档案信息管理平台，而且要重视档案信息管理平台的利用，提高其利用率，保证档案管理信息化建设的效果。此外，单位还需要从档案管理信息化建设制度和人才培养等方面进行改进，切实加强档案管理信息化建设，发挥其效用。

（二）制定完善的档案信息化管理制度

加强事业单位档案管理信息化建设还要求单位能够制定完善的档案信息化管理系统和规划，以便发挥信息化建设在事业单位档案管理中的重要作用。例如，单位需要加强档案管理信息化建设中网技术和管理人员双方之间的关系。从人员安排和岗位设置上来看，档案管理信息化建设必须要求人员相互之间能够进行友好地协调和沟通合作，但是同时也要求管理人员能够具有较强的综合素质，以便为客户提供更加优质的服务。因此单位需要对此信息合理地安排和规划。此外，在网络技术上，事业单位需要加强对技术人员的技术管理，要求技术人员能够定期对档案管理系统进行检测，保证档案管理信息化建设的安全和有效。

（三）提高管理人员的综合素质

就目前档案管理信息化建设的情况来看，如何提高档案管理人员的综合素质是其首先需要考虑的重要问题，也是单位在建设过程中面对的难点问题。档案管理信息化建设要求管理人员能够具有较强的专业素质，包括业务素质、专业技能以及服务意识等。而事业单位内部的管理人员在这些方面都存在不同程度的问题，因此单位需要加强对档案管理人员的专业培训，让管理人员能够学习到更多有关档案管理信息化建设的理论和实践知识，提高管理人员的信息技术操作能力、管理系统使用能力，培养管理人员较高的服务意识和素质，保证档案信息化管理的效率和质量，推动档案管理信息化建设。

四、结语

综上所述，信息化建设是新时期事业单位创新档案管理模式的主要方向，也是时代发展的趋势，要求各事业单位能够加强对档案管理信息化建设的重视，保证档案管理信息化建设的效果。目前已经有不少事业单位加强档案管理信息化建设工作，但是其中也出现了较多的问题，如人员素质问题以及单位投入力度问题等。因此，要推动档案管理信息化建设的更好发展要求单位能够从以上几个方面着手，提高人员的素质、创新管理机制，保证档案信息管理的效果。

［1］苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施［J］.理论观察，2014（05）:127～128.

［2］杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨［J］.科技创新与应用，2013（03）:290.

武汉市国土资源和规划信息中心网络部（武汉市国土资源和规划档案馆））