高校档案大数据研究评述

刘艳

摘要：大数据时代来临，高校档案管理工作面临严峻的挑战，同时也迎来了难得的发展机遇。基于此，分析大数据的概念，以及高校档案管理的基本内容，进而论述高校档案大数据化后的优点，最后给出高校档案管理实现大数据化的途径，以期促进高校档案实现跨越式发展。

关键词：大数据；高校档案；档案管理；创新

中图分类号：G278.6文献标志码：A文章编号：1001-7836（2017）10-0151-03

随着社会数字化、信息化的进一步提升，科技水平与电子存储技术的发展，“大数据”已经成为现在生活不可或缺的组成部分。近年来，互联网的日益普及、物联网不断开发，以及云计算技术的广泛使用，在人们日常生活中，海量的数据在包括智能终端、社交网络、网络行为中不断产生，而且其增长方式为爆炸式的。全世界的数据量进入高速度增长模式，将从EB进入ZB时代，大数据的时代已经到来。

一、高校档案管理大数据化的研究状况

目前我国大学档案管理基本实现了档案管理的信息化。其中清华大学、上海复旦大学、南京大学、四川大学等高校的档案信息化、数字化建设程度高，服务管理较好。不过由于目前所有高校档案管理，都是立足于本校的基础上进行档案数字化、信息化，具有一定的局限性，表现在数据的覆盖面较小，资源共享程度不高，所使用的档案管理系统智能化程度也不高。为了进一步地运用大数据思维理念，大数据的分析、挖掘服务，为更多需要的人提供个性化的服务，要求实现全国各大高校实现档案管理资源信息的全网联通，档案信息的资源共享，档案信息的集成化，是目前高校档案管理面临的最新发展机遇。

二、大数据的基本概念

什么是大数据，大数据又称之为巨量资料，就是根植于现代计算机技术，数据存储技术的发展，将庞大的信息通过各种数据收集方法汇总在一起，其所收集的数据种类繁多，隐藏的有价值信息获取难度增大，且数据呈现流动性、持续性。一般体现出4V的基本特性[1]，即Volume（规模）、Velocity（快速）、Variety（多样）、Value（价值），表现为种类多、流量大、容量大、价值高的数据称为大数据。“大数据”的大的概念，除了其“容量大”之外，更大的意义在于经过对各种类型的巨量数据的收集、整理和深层的挖掘的过程，找到具有从未被发现的新的认识，从而能够促进科技发展、知识创新、价值增值、经济发展。数据的分析，检索难度将更加复杂，更加要求数据的速度与时效性。大数据的出现是信息时代发展的现象，是一种新的理念，包含新的数据处理技术。大数据的最核心的问题，就是在于通过各种方法从大量的无用的数据信息中挖取到有价值的部分，只有最真实的信息才具有价值。

三、高校档案管理的基本内容

高校档案[2]是指高等学校从事教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的历史记录，具有原始性、凭证性和权威性，是最真实、最可靠、最具权威的信息资源。高校档案的类型多样，除传统的纸张档案外，还有照片的微缩档案；以磁性材料為载体的录音、录像、幻灯片档案；以计算机等设备存储的电子文档、光盘数据库等；以服务器主机硬盘、光盘存储的网络信息、网站、网页等档案等。高校档案管理也由之前的简单的档案数据收集、管理、检索工作，向将档案信息数字化、多样化、智能化、服务化的方向发展。

四、高校档案大数据化后的优点

1.档案信息的数字化，就是将档案存储的材料信息转变为数字信号，减轻了档案数据储存管理的工作强度，档案所占用空间小，方便维护，而且在数据检索提取方面更加快速。之前的档案多以纸质材料存储，不但存储难度大，对资料的维护成本高，而且数据查找困难，增大数据检索的时间成本。而将档案目录的数据化，以及进一步的档案全文数字化以后，数据的存储更加经济安全，且数据的应用也更加便捷。大数据的种类繁多，机构复杂，改变传统的统一数据存储方式，运用云存储技术[3]，采用网络存储设备、分布式的文件系统，能够适应多元异构的数据存储，从而降低总体成本，提高资源利用率。

2.档案管理手段的智能化，在档案存储方式的数字化基础上，实现档案管理的智能化，包括档案信息的归档、管理、查找、检索、使用等。依托目前计算机技术的快速成长，实现高校档案信息管理的安全、快速、便捷、高效。

3.档案服务的个性化，在大数据的背景下，根据每个个体的不同需求，提供完全个性化的服务，满足单独个人的特殊要求，实现档案数据的定制化。目前档案管理一般是以提供复印件、出示证明为主，属于被动形式。重保管、轻利用、工作模式单一。因此，在大数据的基础上不但可以实现简单的档案服务，还可以实现根据用户自身的兴趣、习惯以及各种需求、智能的信息推荐服务。实现找到你想要的，推荐给你需要的，发现你可能要的，补充你疏漏信息的个人服务模式，体现出时效性、智慧性、个性化的服务发展方向。

4.数据资源的网络化，伴随网络的普及，智能终端的全民化，各种数据软件的层出不穷，档案数据资源实现资源的网络化，达到只要能够连接到网络，运用相应的APP或专门的应用程序，经过档案数据库的注册认可，就可以使用档案数据的信息。

5.大数据的资源共享，随着各大高校的档案管理实现数字化，将各个节点通过网络连接汇总到统一的大集群中，高校之间档案信息的流通和共享，打破了信息孤岛的狭隘局面。使得校际间的档案资源互补，发挥各高校的管理特色，达到档案共享的无缝化对接。全国高校档案数据的资源共享，突破传统的状态[4]、服务、存储“边界”，通过合理的统筹规划，创立更加高效的资源整合系统，使任何人，在任何地点，能够得到其所需要的经过授权的任何信息。构建大资源系统，实现大档案系统中数据的集成、整合和加工进程，形成完整全面的大数据资源库。

6.多种信息的高度集中，在实现各种数据的互联以后，将每个单独档案的信息集中到一起，实现信息的高度集中，能够将单独的信息更加详尽地收集，避免数据的重复。将各种信息多源头、多介质载体、多数据格式存在的各种图像、视频、音频、网页、文本等非结构化的碎块样信息数据，分门别类地按照一定的数据结构模式，根据数据之间的有机联系集中存储在一个条件下。采用分布式存储方式，由小集成汇合为更大的集中方式。endprint

7.在大数据的基础上实现数据的深层挖掘，发现更有价值的信息。开发高校档案挖掘服务，在线档案信息互动和共享服务，提高高校档案的最大利用率和发挥高校档案的最大价值，为高校档案用户提供多样化的服务方式，满足不同档案用户的多样化需求。

五、高校档案管理实现大数据化的途径

1.伴随着科学技术的创新以及社会对档案管理需求的不断增加，档案信息的全数字化是一个发展的必然趋势，只有在档案数字化的基础上，才能够实现大数据时代档案管理的现代化。要求我们将存储的数据数字化、增加的数据电子化、数据建设标准化。在数据资源的采集过程中实现前端控制，实现数据管理的“接受”“管理”“使用”全程监控。建立大数据机构，制定大数据发展策略，进行数据收集工作、进行数据“清洗”工作，以及数据的聚合、数据的归档等一系列过程。

2.高校应纳入档案管理的数据范围包括：高校内网发布的关于校园新闻、时事、日常工作、教育信息、科研动态、创新思想、学生活动等信息；办公过程中产生的信息和材料；在网络论坛、微博、个人相册、微信、腾讯等上产生的数据；教学精品课程产生的视频、音频、文字数据信息；社会上各种媒体、网络上发布的关于本校的报道。

3.进一步增加数据采集的方式和方法，除了采用传统的被动收集信息方式，如上交收集个人的档案信息，还可以采用主动的收集方式，运用第三方的软件、APP收集个人的网络信息、微信、微博、电子邮件、社交网络的操作记录，单独个人的各种注册信息，网络浏览信息实现个人完全数据的收集。为高校的每个成员开辟单独的网络空间，可以任由其存入各种数据。

4.甄别信息的科学性、客观性、正确性和有用性，在复杂的浩如烟海的个人数据中采集到的多是凌乱的、冗余的、复杂的，甚至是错误的数据。因此，应对原始的采集信息运用技术手段的进行处理，去芫存菁、披沙拣金，保证数据的同一性、确切性、完好性、精简性。然后根据数据之间的相互关系，采用聚类分析的方式建立具有密切联系的有机数据整体。排除虚假的、重复的、无用的各种信息，找到有用的以及正确的信息。

5.进行档案管理的现代化建设。伴随档案工作数据量的持续增加，对档案管理提出更高的需求。要求档案管理系统的数据收集、整理、存储、检索、分析、加工、数据展现能力的不断改进。运用更先进的数据库管理方式，更先进的检索系统，以及智能化的管理系统。建立健全档案大数据管理的周期，最终达到数据的提纯、整合，将有存储价值的信息永久地储存在档案的数据中心。

6.档案服务方式的多样化。目前档案管理多采取直接在档案管理部门办理相关的手续，程序烦琐，速度较慢。随着社会对人才流动的需求不断增加，全球信息化的发展，改变档案管理的服务方式已经是必须的。通过数据系统的互联互通，通过网络的信息化办公，通过智能终端的档案服务工作建立起信息时代的智能服务模式。

7.档案管理的全程性。目前高校的档案管理多为终末式管理手段，即在学生生活的最后阶段进行档案的收集和管理，平时的档案信息多分散地存储在人事、教育等不同的部门，信息收集的手段落后、被动，档案信息相对单一，缺乏实时性以及多样性，不能反映出档案人在某一时间段的具体行为记录。

（1）采用自学生由入学开始就建立单独的人名制档案系统，运用高校档案收集软件，按照信息甄别条件和要求记录单独个体在每一个具有实际意义的档案信息。例如开学典礼、班级介绍，校内活动的视频、音频、照片、文字信息。收集学生在校期间的每一个重要时刻，按照时间轨迹进行存储。

（2）随着档案信息存储数量的增加，要求档案建设的物理硬件进行升级，增大存储空间，加快档案管理软件系统的升级，使之能够进一步适应档案管理的新需求。

8.完善档案信息的主动推荐功能，在学生毕业就职的过程中，档案管理也可以起到主动的推荐作用，改变以往的被动证明的工作态势。通过大数据收集整理的学生的各种信息，分析个人的基本素质与能力，对接社会上的企业招聘网络信息，就推荐人员的信息主动和符合企业用人要求的单位进行沟通。同时，也可以将收集到的招聘信息进行统一的查找分析，找到符合本校学生工作要求的数据，通过各种智能终端发布给有需要的学生，增加学生的工作机会，找到满意的工作，满足用工单位的人员需求。

同时用工單位也可以在档案中看到学生的整个生涯轨迹，能够真实有效地反映学生的整体信息，增加对个体素质的全面了解，为以后的工作奠定良好的基础。

六、高校档案管理数据化需要注意的事项

1.数据安全问题

信息数字化虽然带来了各种的便利，但是也存在相当多的问题：

（1）信息存储的问题。如何保证信息存储的长效性，保证在相当长的时间内，所存储的数据不会因为时间的变化而出现信息的缺失。要求我们在数据存储的介质的研究更深入，以保证数据信息的长久保存。

（2）数据安全问题。如何保证原始信息不被未经授权的读取、修改。确保信息在传递过程中的安全，保护信息在使用过程中不被未经允许的人员收集，这要求数据信息加密算法的可靠性，信息传递过程的抗干扰性，以及不断改进的计算机技术。

2.隐私性问题

随着信息收集方式方法的多样性，高校生活的多彩以及人们生活的个性的不同，所收集的信息会包含一些个人的敏感隐私信息，如何识别不同的个人信息，保证信息使用过程中的隐私问题，已日渐成为现代大数据环境下的一个亟待解决的问题。要求在数据采集的信息甄别，数据信息存储的分类管理，信息发布的授权管理，信息使用的个人告知。

六、结束语

大数据时代的到来，不断地改变人们的生活习惯、工作模式、学习方法和社会管理进程。在大数据的背景下如何更好地发展高校档案的管理工作，对我们档案人提出了新的要求，新的问题，更是我们档案学面临的新的挑战。所以我们必须要适应新的情况，继续提升个人的科研能力，以更高的标准要求自己，促进高校档案学的发展，提升档案工作的重要性，推动高校档案工作进一步的更好发展。

参考文献：

[1]宁燕子.大数据对高校档案工作的影响分析及对策研究[J].科技视界，2015（1）：39—40.

[2]李穗宁.高校档案管理工作现状分析及其对策[J].黑龙江史治，2015（11）：105.

[3]徐娟，刘大巧，赵学敏，李国红.高校档案云存储模式探究[J].办公室业务，2016（12）：181—182.

[4]王涛.大数据时代背景下的高校档案资源共享研究[J].兰台世界，2016（4）：75—76.endprint