医疗机构专业技术人员档案管理创新策略

秦娅玲

摘 要：目前由于种种原因，专业技术人员档案管理存在着一些问题，管理人员需要优化档案管理的方法。本次针对医疗机构专业技术人员档案管理存在的问题进行分析，提出了优化档案管理的方案，这套方案是可以为未来档案信息化打下良好基础的。

关键词：医疗机构；档案管理；信息技术

随着计算机技术的发展，人们开始应用无纸化的方式开展档案管理工作，当前医院机构的专业技术人员档案也应用了电子档案的方式记录，应用信息化的方式进行管理。目前由于种种原因，这些档案管理存在着一些问题，管理人员需要优化档案管理的方法。

1 当前医疗专业技术人员档案管理现状及其存在的主要问题

1.1 档案的索引问题

当前医疗机构专业技术人员档案管理的方法为将人员进行分类，然后依分类及顺序对工作人员的档案进行编号，将来人们要查找档案的时候就依编号进行查找。这种管理方法存在的弊端为医院在编号以前，可能未做好相应的规划。等到医疗机构人事发生变动以后，如果依以前的方法开展档案管理，已经不够科学；如果用新的方法重新索引编号，又存在重新索引工作量大的问题。

1.2 档案的质量问题

当前由于种种原因，档案管理人员没有准确的、全面的采集专业技术人员的资料，导致专业技术人员的资料存在缺失的问题。比如有些专业技术人员的资料很详细，人们可以通过档案资料完整的了解该专业技术人员的情况；另一些专业技术人员的资料则是残缺不全的，人们根本无法从档案中了解人员的信息，这类档案是没有价值的档案。档案记录质量的问题给医院开展人事管理工作带来了困难。

1.3 档案的更新问题

当前医疗机构没有特别重视档案的更新。比如档案管理人员没有定期更新档案的计划，也不了解当前的档案是在几天前更新过的。因为没有计划及相应的记录，带来档案管理人员的更新工作随意兴大的问题。通常是管理人员获得了新资料后就更新档案，没有获得新资料就不更新档案，而不会主动的、定期的采集数据。

2 医疗机构专业技术人员档案管理创新策略

2.1 使用信息技术，进行档案的集中管理

纸质档案存在管理困难、管理成本高的问题。管理人员要应用计算机技术，把档案电子化，应用电子化档案技术开展工作。比如现有一档案，编号为974321，如果应用纸质化的管理方法，管理人员要把它重新分类，就要做大量的管理与记录的工作，而如果应用电子档案的技术，那么现在管理人员可重新给它编号00543216，然后建立两份档案的关联。人们点击编号00543216的档案时，实则打开了编号为974321的档案。要开展电子档案管理的工作，管理人员就要建立一套标准化的工作方案，比如管理人员要建立标准化的编号方案、开发电子档案模式等。结合信息技术，开展集中化管理，可以避免档案发生差异化的问题。

2.2 加强档案管理平台的构建，促进档案管理的有效性

如果电子档案的更新全部由档案人员来完成，那么可能会存在信息滞后的问题，医院要信息信息技术共享数据，让数据能实时更新，提高档案管理的效率。比如医院要建立一个数据共享平台，平台上将分类共享数据。其中档案管理人员握有档案管理的全部权限，其它相关部门的工作人员握有调阅、更改查看与本部门工作有关档案的权限。现在人事部门的工作人员更改了专业技术人员的档案后，档案管理人员将立即得到信息更改的推送通知，管理人员可即时核时资料，然后将被核实过的资料同步更新到纸质档案中；如数据存在问题，管理人员可立即与人事部门的工作人员沟通，修正相关资料。医院建立数据共享平台，强化数据实时更新，可发挥数据共享的优势，降低档案管理人员采集数据的负担。

2.3 重视智能化技术的应用，提高档案管理的优势

过去，人们普遍应用EXCEL表格、WORD文档来存储数据，这类软件要求人们手动完成档案管理，管理的效率不高。比如人们在应用EXCEL表格时，虽然可以以更新时间为索引的依据，却不能即时索引出档案内容，假如人们要按专业技术人员的工具来索引，或者按专业技术人员的所属部门来索引等，都存在困难。医院要开发相应的工作模板，为智能化、批量化管理档案做好准备。医院可开发一套档案索引软件，该索引软件负责记录档案的关键词：姓名、性别、技术特长、工龄、所属部门等信息，然后将索引文档与与之相关的全部文档关链起来，人们需要调用档案时，可以先找到索引文档，再根据关链找到相应的文档。

3 医疗机构专业技术人员档案管理的未来发展趋势分析

未来，档案管理的趋势为集成化、共享化、远程化的管理。集成化，是指将来医院会建立一套集成化的档案管理方案，档案管理人员可依照集成化的要求，标准、规范、批量化的开展管理。共享化，是指未来桉案会成为医院共享的数据，人们要从档案中提取需要的信息，开展医院的工作，应用共享化的方式，可以避免工作人员进行冗余化的沟通，从而提高工作开展的效率。远程化，是指随着信息技术的发展，人们可以应用远程化的方式接受及管理信息，比如管理人员可在家中应用手机设备了解档案管理的情况，并向计算机下达管理的指示。当前，医院不仅要看到目前档案管理的问题，还要了解档案管理未来发展的趋势，为信息化的档案管理工作打下工作基础。

4 总结

本次针对医疗机构专业技术人员档案管理存在的问题进行分析，提出了优化档案管理的方案，这一方案不仅能解决当前管理存在的问题，还能为未来开展信息化档案管理工作打好基础。

参考文献

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[2]罗文嫦.新形势下医院档案管理创新与实践[J].办公室业务.2013（05）

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