省时省力 规划Word长文写作

俞木发

很多人喜欢使用Word撰写长篇文档，但是在撰写文档之前并没有进行好好规划。这样在文档完成后，后续需要对文档进行编辑时就会非常麻烦。比如图注是使用“图1”、“图2”的形式连续标注，发现“图9”是多余的需要删除，为了保证序号的连续性，此时就不得不需要对后续的图片重新排序。其实类似的问题，如果能在撰写文章之前做好规划，用Word本身的组件就可以完美规避这些问题。

段落要统一 用好Word样式

对于长篇文章，我们一般要建立目录、定义标题格式、正文格式等内容。这些内容都可以在Word的样式中预先设置，因此在撰写长篇文章时我们要先确定长篇文章使用的格式。比如笔者所在公司对正规文档的要求是：正文用宋体五号，行距20磅，一级标题用小三粗黑体，二级标题用四号粗黑体。下面我们就可以根据这个要求设置样式。

首先在Word中输入“一级标题”，接着选中并设置字体为“黑体，三号，加粗”，点击上方的“样式→创建样式”。在打开的样式对话框点击“修改”，新建一个名为“公司文档一级标题”的新样式，样式基准为“正文”，后续段落样式选择“正文缩进”（图1）。

点击下方的“格式→段落→缩进和间距”，将“大纲级别”设置为“1级”（即和实际标记级别对应）。这里我们还可以根据实际情况对其他选项进行设置，比如正文需要设置行距20磅等参数（图2）。

返回图1界面，继续点击“格式→快捷键”，在打开的窗口中“请按快捷键处”按下Alt+1，点击“指定”，将这个快捷键作为该样式使用（图3）。

操作同上继续完成二级标题、正文的样式设置，这样以后就可以在撰写文章时快捷引用了，而且应用样式后就可以在后续编辑中，批量对指定段落进行快速编辑，如更换字体、字号、建立目录等操作。

图片、表格序号自动加

如上所述，如果在撰写文档的时候是使用手动为图片、表格添加序号，这样在后續的增删时会为手动调整序号带来巨大的工作量。这里我们可以使用Word的“题注”功能实现自动编号。

打开包含图片的文档，点击“引用→插入题注”，在弹出的窗口点击“新建标签”，弹出“新建标签”窗口，在“标签栏”录入“见图”，点击“确定”按钮（图4）。

返回“题注”栏，此时题注内容会自动填充为“见图1”（图5），这就是文中图片序号样式（可以根据自己的实际需要设置，如变为“见图01”、“如图所示01”等）。这样在文中第一张图片需要插入序号时，定位到图片下方后点击“引用→插入题注→确定”，在图片的下方就会自动添加“见图1”的题注，同理在第二张图片下重复上述操作则插入“见图2”的题注，其他图片依此类推。

这里题注和手动编写不同，比如删除某张图片和题注，那么在下一次继续重复插入题注操作后，所有后续题注都会同步更新为连续序号，无需手动操作。如果觉得手动插入操作麻烦，还可以通过录制宏的方法实现快速录入。点击“开发工具→宏→录制宏”，新建一个名为“插入题注”的宏，为其指定快捷键Ctrl+1。

开始录制宏后重复上述插入题注的操作，这样以后我们需要插入题注时，只要定位到需要插入题注的区域，按下Ctrl+1即可完成题注的录入（图6）。

变身模板 下次直接用

进行了上述的设置后就可以将这些设置保存为模板供下次使用。这样下次撰写文章的时候，如果输入的是一级标题，则选中文字后按下Alt+1，一级标题就会自动套用上述格式，为图片或者表格添加序号则按下Ctrl+1自动编制序号，我们可以快速生成标准文档的格式。而且使用上述样式撰写的文章，只要切换到大纲模式，点击“引用→目录→选择一种目录样式”，瞬间就可以生成长文档的目录了，而且生成目录后点击相应的目录可以快速定位到指定的章节（图7）。

当然还可以瞬间改掉同级内容（如标题或正文）的段落样式。比如文章撰写完成后，Boss要求一级标题的颜色，字体需要设置为宋体、五号、红色字体，那么只要切换到大纲视图，显示界别为“1级”，此时全选一级标题即可快速进行更改。同理，其他同级目录的选择类似（图8）。

怎么样？使用上述方法规划后，以后撰写长文章是不是省事多了！