房地产档案的信息化管理探讨

李鑫

摘 要：做好房地产档案管理工作可以提供给房地产项目投资决策和开发设计以重要依据。在这个信息化的时代，实现房地产档案信息化管理已经成为了必然趋势。需要考虑房地产档案自身的具备的特点，借助于有效的方法手段，实现房地产档案的信息化管理。本文首先对信息化管理的必要性进行了介绍，接着概述了信息化管理的相关原则，最后探讨了加强房地产档案管理实现信息化的相关对策，希望可以促进房地产档案管理的不断发展。

关键词：房地产；档案管理；信息化

一、引言

房地产档案信息化管理指的就是借助于计算机和先进的网络技术实现投标标书、设计合同、电子文档、营销合同等资料和文件的科学管理，基于计算机的网络环境之下，对房地产档案信息实现共享。即将房地产档案的管理效率进行提高，还实现了房地产档案管理信息化的深入发展，具有十分重要的作用。

二、实现房地产档案信息化管理的必要性

（一）房地产档案保存的要求

房地产行政主管部门以相关法律法规为依据进行房地产所有权的登记，在规范和确认的过程之中产生的各种载体和形式的历史记录就叫做房地产档案。房地产档案的保存具有长期性、唯一性，在保存和管理方面都具有一定的特殊要求。过去传统的档案均为纸质，对保存环境有着严格的要求，每一年的保管经费投入较多，而且很容易出现火灾、虫蛀以及受潮等问题，因此，必须对档案信息资源进行科学的管理，信息化手段就是很好的一个方法手段。

（二）房地产档案的管理特性

房地产档案管理具有动态性的特点，因此信息化管理能够很好的满足这个特性。房地产管理时常发生性质以及所有权的变更，动态性较为明显，因此管理工作也应该实现动态化，采取信息化管理手段可以實时的更新信息，同时，房地产档案的利用具有高频性的特点，信息化管理可以方便人们的查阅需求，所以应该实现房地产档案的信息化管理。

（三）实现工作效率的提高

传统的档案管理仅凭工作人员手工整理，若是需要查阅也需要人为翻找，工作量较大，而且既费时又费力，效率极低。实现信息化管理之后，档案的管理实现了网络化、实时化和自动化。只需要录入一次数据就可以实现数据的共享，还可以进行相关信息的打印，管理人员借助于分类查询、组合查询、模糊查询就可以得出需要的一些档案信息。统计档案库中的相关信息之时，只需要计算机进行处理，解放了人力，实现了工作效率的提高。

三、房地产档案信息化管理的相关原则

（一）规范性

房地产档案的信息化管理应该实行统一的规范和标准，为管理工作提供指导，例如房地产档案的扫描方式、扫描内容和保存格式等，实现房地产档案信息资料保存的准确性，实现利用效率的提高。

（二）便捷性

现阶段，我国的房地产行业得到了极快的发展，各个地区均增加了当地产的交易量，使得人们查阅房地产档案的频率也越来越高，所以，对于房地产档案管理系统来说，应该具备快捷性、准确、方便和容易操作的特点，才可以满足大众查阅房地产档案资料的相关需求。

（三）系统性

房地产档案的管理和房产权的登记管理分别属于两个职能部门，如何将两个部门进行有效的结合实现房地产档案管理工作效率的切实提高成为了值得关注的重点话题。房地产权属登记在房地产档案管理之中占据着基础性地位。进行信息化管理的时候需要合理的结合计算机的优势，标准化房地产产权登记的收件、初审、复审、审批、发证和财务结算等环节，实现现代化的管理。对房地产产权进行登记的时候，对各种证明进行收集，在计算机中进行录入，可以借助于计算机网络系统强大的分类组合、检索、调阅、复查等功能，对房地产档案信息系统实现优化应用。

（四）安全性

基于计算机网络环境之下，尽管工作效率得到了极大的提升，但是安全威胁问题也日益突出，对房地产档案的安全管理也提出了更高的要求，所以应该对服务器机房配置进行优化，采取切实有效的防火、防雷措施，对责任制度、安全保密制度进行落实，增加网络防火墙设置，对房地产档案信息数据定期的进行备份，以防丢失房地产档案数据，还应该做好病毒的防治工作，切实保证房地产档案管理系统运行的正常、安全。

四、加强房地产档案信息化管理的对策

（一）提高思想认识

随着科学技术水平的不断提高，不管是哪种行业和领域都积极的应用了信息化手段。对于房地产档案管理来说，档案数量的激增、载体发展的多元化、多媒体和互联网的不断发展都使得信息化管理成为了必然选择。相关的管理部门应该意识到房地产档案管理工作实现信息化的必要性，实现重视程度的提高。领导人员应该做好表率作用，从上至下、层层落实信息化的认知，将信息化考虑至档案管理工作创新之中。

（二）重视专业人才的培养和引进

实现档案信息化建设离不开各种人才的支持，是保证档案信息化管理有效实现的动力和保障，所以，对档案信息化进行建设的过程之中，单位需要加强专业人才的培养工作，提高人才的管理工作，避免人力资源的流失，塑造一支专业素质过硬的队伍。还应该积极的引入高素质人才，实现人员工作积极性的提高，强化档案信息化管理的发展与建设。

（三）做好数据库的建设

建设档案信息化的过程之中，数据库的开发和建设是十分关键的环节，利用信息技术实现科学化管理档案资源，是最终档案信息管理系统要实现的目的。档案管理人员应该意识到信息化建设的长期性，完成最初系统的建立之后，还应该做好维护和升级工作，应该强化论证，夯实数据库的基础建设。

（四）做好安全保障工作

房地产信息设计到十分重要的个人信息，因此一定要做好安全保障工作。因为多种病毒、黑客的侵袭，导致数据丢失、信息泄露的问题时常发生，所以，档案管理人员应该提高重视程度，确保网络信息的安全性和稳定性，借助于先进的抵御病毒侵袭设置实现数据的安全管理。

五、结束语

总之，作为房地产工作内容的重点，档案实现信息化管理可以有效的推动房地产行业的未来发展，因此，一定要重视房地产档案信息化管理的相关研究。

参考文献：

[1]李春梅.对房地产档案管理信息化的几点思考[J].中国外资月刊，2012（24）：271-271.

[2]王焕新.浅析如何加快房地产档案的信息化管理[J].科技信息，2013（11）：226-226.

[3]邢燕.浅析房产档案信息化管理的优势及策略[J].黑龙江史志，2014（11）.endprint