浅谈如何做好基层档案管理工作

李文进

摘 要：随着社会主义事业的不断发展，档案的利用越来越广泛，国家对档案的重视程度逐步加强，新的档案法和档案法实施办法相继颁布实施，各地纷纷制定了相应的地方性档案管理条例，对档案管理工作更加重视，也提出了更高的要求。基层档案如何管理，基层档案如何设置，什么样的管理模式才能适应新时代档案管理的需要，如何与时俱进地适应社会发展对档案工作社会化、产业化、信息化的要求，这些亟待解决的问题不容回避地摆在档案工作者面前。面对新时期档案工作的需要，做好基层档案管理工作，笔者认为应从以下几个方面抓起。

关键词：基层；档案；管理工作

一、搞好档案工作，领导重视是关键

一个单位的任何一项工作都必须有领导的重视，才能顺利开展；如果领导不重视，许多具体的工作就会困难重重。领导对档案工作的价值和认识程度决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入领导的议事日程，是时代发展的需要，是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响、去争取领导的重视。如果只是一味地指责、埋怨领导不重视档案工作，也是很难做好的。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。那么，应如何发挥主观能动性，去争取领导重视档案工作呢？

（一）端正态度，正确认识档案工作的重要性

档案作为一种信息资源，作为企业生产经营活动的真实记录和一项基础性的工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等方面正积极地发挥应有的作用。规范化、科学化的档案管理是企业必须做好的一项基础性的工作。在企业发展的同时，档案工作的重要意义越来越大，建立一套适应本单位的规范化、科学化的管理体系，必将为企业发挥重大作用。因此，必须充分认识到档案的重要性。

（二）爱岗敬业，使领导满意自己的工作

领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意，因此，作为档案工作人员，首先要热爱本职工作，忠于

职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。

（三）积极宣传，使领导增强档案意识

有些单位领导对档案工作重视不够，大都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位不是生产一线，可有可无。因此，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的。要经常把有关文件、材料给领导看，次数多了，自然会在领导的脑海里留下痕迹，产生作用。尤其是一些与本单位密切相关的材料，领导看后受到启发，并在实践中力图仿效。要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，诱导和启发领导重视档案工作。要努力服务，主要是及时地提供信息，使档案发挥其作用，从而更好地为单位的发展服务。

（四）做好档案信息的开发和利用

为生产经营决策服务好，提高档案信息利用的使用价值。档案工作的最终目的就是提供档案为企业的各项工作服务。因此，整个档案工作的价值是通过档案利用来体现的。从这个意义上讲，档案的开发利用意义十分重大。在档案的开发和利用工作中，必须有高度的责任心，要主动、热情、服务周到，给利用者以最满意的服务。

二、实现档案管理现代化

（一）加强管理意识

档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识、尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开阔视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

（二）掌握现代化管理技能，提高综合素质

以前，档案材料的形成从文件的起草、修改传阅、整理、归档都是以手工抄写为主，而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来。这种现代化科技手段和先进操作管理技术迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

（三）利用现代化技术整理档案

档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但是，档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大，而利用计算机等现代化手段整理档案则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以 “卷” 为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又能发挥计算机的管理优势，减少手工操作，提高工作效率，更好地服务于社会。

三、 提高档案人员业务素质，加强继续教育

档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量。为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造住，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化、档案种类和载体多样化，管理方法要不断改革，对档案人员的业务素质、科学知识以及管理操作能力等方面提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法已不适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养一批既能掌渥新技术又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。

（一）提高认识水平，强化继续教育

发展继续教育需要解决的问题很多。首先，要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识档案事业发展和档案服务质量提高的根本出路在于檔案人渍整体素质的不断提高。其次，21世纪的档案管理工作者的机遇与挑战并存，必须真正启动档案人才工程，培养世纪人才，将档案管理工作者的继续教育列人重要的议事日程。

（二）加强制度建设，建立相关运行机制

可以说，加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者继续教育的关 键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度。其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。endprint