浅谈河源市人才档案管理问题及对策研究

谢艺彬

摘要：河源市人才档案托管中心，存放着全市人才技术管理档案，人才档案管理直接影响到数以万计的人才工作关系、职称评审、工资晋升等等，如何管理好人才档案管理是保障本市人才管理的最重要的一个环节，本文尝试对人才档案管理进行研究，提出一种规范的管理对策。

关键词：人才档案；管理；问题；对策

人才档案是指企业劳动、人事部门在招用、调配、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察人才的依据。人才档案是国家档案的组成部分。人才档案管理在日常工作管理中起到举足轻重的作用，因此应当受到足够的重视。

一、剖视河源市人才档案管理问题

目前在我市人才档案托管中心存放人才档案数以万计，有很多各单位的、有在外务工的大学生档案等等，通过长期的管理工作，分析归纳总结我市在人事档案管理中存在问以下四个点典型问题，这三个问题也是困扰全国各地的人事档案管理。

第一、档案管理意识不强，重视程度不高；人事档案管理工作对于所有单位来说，基本上不产生单位效益和业绩，很多人及单位只认为人事档案管理只不过是管理文书，只需要妥善保管、整理好、分类好、不外泄，满足人事调动或者外界的查档、调档就可以啦，这种观念影响了档案管理工作的整体作用，是非常不正确。

第二、档案内容完整性问题：人事档案是每个人基本情况的说明书和记录，要能够反应一个人的整体情况，达到见档如见人，可是现实情况却不尽人意，非常多人的档案内容几年甚至十几年都不更新，档案内容非常至少，出现了时间的真空，没有利用和参考价值；这种现象最多出现在外务工大学生，其中有很大一部分大学生毕业后直接打回本市进行人事托管，很多档案几乎只有大学毕业前的所有档案，毕业后的档案几乎没有，很多档案就是死档案。

第三、档案信息化程度较低，非常影响管理的效应；人事档案由于存在一定的保密性，在大部分地方，人事档案都没有配备计算机进行信息化管理，建立数据库进行数据搜索。故非常多地级市或者县区，如果需要查询档案必须到现场进行确认查询，否则无法调用人事档案。

第四、有部分档案管理工作较为混乱，认为搞经济建设是硬任务、硬指标，而档案工作可有可无，部分分管领导没有落实，使档案工作处于松驰状态。有的虽然制定了档案管理制度，但由于管理不严，档案收集难、利用难、编研难等现象十分突出。执行不严，不规范、人员不到位、职责不明确、任务不落实，而且不少档案人员又缺乏必要的职业素质和基本技能；档案管理人员责任心不强，档案管理混乱无序，导致其它干部或闲杂人员可以进入档案室查找资料和借阅档案，借出和归还档案不执行借还手续，借了不还时而发生，导致档案资料丢失不知去向；甚至还有个别人借此机会在档案资料上做文章，私自涂改文字或数据，严重损害了档案的真实性和利用价值；部分虽然建立了档案管理领导小组，但由于执行不力，还没有很好的开展有效的、正常的档案管理工作；

二、浅谈河源市人才档案管理问题解决对策

河源市人事档案管理问题要解决，其实主要做好四个方面，一个提高人的档案管理意识，二增加人事檔案信息化管理投入，第三，改善档案收集管理办法。第四增强人事档案管理员工的素质

第一、多渠道增强档案管理意识。这个要从上向下增强，提高群众干部的档案管理意识。首先，要提高领导的对档案管理的重要性，要让领导认识到人事档案是我市的管理工作中最重要的组成部分，是重要信息的资源库。其次，我中心应该向市直机关单位发出学习档案管理的通知，让机关干部先接受档案管理的意识。再次我中心应该有计划向广大市民去推广《档案法》，在地级市中，经过我的调研至少有90%的市民根本不知道有存在档案法和档案如何管理。从三个档次去增强档案管理意识是比较成效。

第二、增加人事档案信息化管理投入。为了提高档案管理有效性，档案管理应该建立内部保密的数据库，需要购置先进的计算机和专用软件，逐步建立保密的电子信息化的人事档案系统，实现人事档案管理系统能够按照权限级别进行查询、更新等，可以解决部分在外面工作的档案更新问题、也可以解决异地查询的问题。通过这个手段的实施，人事档案数据处理的信息化，发挥人事档案在人才选拨上起到积极作用，也可以为国家以及地级市的人力资源决策提供一定的数据支持，为上层的政策制定提供了依据。

第三、改善管理制度，接受各方面的材质的档案材料，如果是电子档必须加以原件进行核对，或者以各单位审核人员进行原件核对，保障档案材料收集的正确性、安全性。落实档案工作基础，进一步营造良好的乡镇档案工作环境。

第四、增强人事档案管理员工的素质，档案管理工作是一项政治性、专业性、知识性很强的工作，要保障档案工作的正常开展，需要保持档案工作人员岗位的相对稳定。同时各档案员要定期接受档案业务培训，而且各要按工作规范、岗位职责对档案人员加以督查和考核。购置必备的档案柜，做好通风、防虫蛀、防潮湿、防火防盗等配套保护措施，不断提高档案管理信息化水平，确保档案资料不丢失、不损坏，保证档案信息不失密、不泄密。

第五、为了更好的提供人事档案管理服务，我们应该增强本身员工的技能，才能让人事档案管理更上一个台阶，主要分为三个方面：1、外派档案管理员工到省一级或者高校进行学习调研，了解其他单位档案管理模式，可以借鉴；2、鼓励员工进行进修学习；提供个人的学历，更好的掌握档案管理。3、招聘高学历的人才纳入人事档案管理，让人事档案管理员工结构合理，发挥人事档案管理中人才起的作用。

综上所述，新形势下，人才档案管理也要与时俱进，转变一些傳统做法，深化服务意识，提高人事档案管理的硬件水平，以人为本，务实业务基础，积极为人才档案管理现代化积极努力，使得人才档案管理在现代社会发展历程中发挥更大的作用。