图书馆学五定律对高校档案馆发展创新的启迪

许燕梅

【摘要】在信息全球化发展迅速的今天，从资源整合、信息共享、节约人力、物力、财力等方面的考虑来看，高校档案馆与图书馆合二为一是一个必然趋势，从这样的视角下来看，阮氏定律对高校档案馆的发展绝对是有借鉴意义的。

【关键词】图书馆学五定律 ；高校档案馆； 创新

阮冈纳赞的图书馆学五定律可以说是近现代图书馆学界的奠基石，使图书馆的发展空前加快，图书馆与档案馆自汉代以来就同宗同源，档案馆与图书馆虽然存在着工作性质和社会任务等诸多方面的差异，但管理理论与实践经验是可以互相借鉴、利用的。

一、指导意义

（一）高校档案是为了用的。图书馆学五定律的第一定律是：书是为了用的。古代，无论是中国还是欧美，信奉的都是：书是用来收藏的。针对这一根深蒂固的守旧思想，阮冈纳赞提出了收藏图书应该是让以书为载体的知识能够流传出去，教授以及服务更多的人。同样，高校档案馆也应该完成这样的目标。档案的开发利用才是档案的生命力所在。要更好地完成这项任务，应该实现如下目标：首先，强化全校教职员工的档案意识。高校档案机构要充分发挥档案和档案工作的价值，让高校领导意识到档案工作在高校历史、文化以及教学评估中的重要地位，实实在在地为档案部门的发展解决实际性的问题；档案工作人员应该通过不断的学习专业知识积累结合实践，来提高自己的政治素质、专业素质以及计算机、外语素质，努力提高自己的档案意识、服务意识、创新意识，更好地为全校的档案管理工作服务；高校师生是高校档案的形成者，也是高校档案的利用者，他们的档案意识保证了高校档案的完整性和高校档案的利用效率。其次，健全高校档案开放、借阅制度。做好高校档案馆开放利用的前提条件是要有一套完善的、切实可行的条例或者办法。比如：对于已过了保密期的高校档案，全校师生乃至社会人员通过办理“档案借阅卡”，通过网络，建立完善的档案信息库，确认借阅者身份，在制度许可的范围内，尽量简化办事手续，为用户提供便捷的服务，最大限度地提高档案的利用率，切实为用户解决问题。最后，努力完善档案整理工作。高校各院系的档案管理工作一定繁多庞杂，所以，高校档案部门应该在各院系配备有一定数量的高素质、业务精湛的档案兼职人员在档案部门专职管理人员的指导下进行档案整理工作，同时形成以系办公室为中心，上承学校各部门，下接各教研室，形成教学班级的档案材料网络式流向制度，为高校档案馆提供完整而有序的档案。

（二）每个用户有其高校档案。图书馆学五定律的第二定律是：每个读者有其书，旨在强调书是为所有人使用的。运用到高校档案馆领域，可阐述为“每个用户有其高校档案”。高校档案馆收集、保管的是高校师生的教学、研究以及学籍等各类型档案，其理应为整个高校的成员所共有、共享和共用。同时，高校是一个国家精神文明建设、文化知识素养提高的培训基地，所以，高校档案馆更应该参与到建设社会和谐文化中去，积极地为建设社会主义和谐社会做贡献。长期以来，鲜有社会人员来利用高校档案。欲改变现状，应该做好以下几个方面：第一，提高社会用户的意识。能进入高校进行深造是一件神圣的事情，大家都心向往之。但，要进入高校学习，门槛也是一个问题。所以，很多社会人员，即使对高校档案有需求，也没有去高校查找档案的意识。固化地认为，高校档案馆（室）是他们望而却步的地方。第二，建立健全高校档案社会化利用制度。目前，各行各业有高校档案需求的社会人员很少可以自行进入高校档案馆进行查档，原因有很多，最主要的原因是，缺少一套健全的法律、條例或方法来规范高校档案社会化服务，导致大多数用户都下意识地认为高校档案馆是不对他们开放的。第三，做好宣传工作。高校的档案部门可以通过编写档案全宗介绍、组织机构沿革、大事记等资料，把零散档案加工成系統知识，利用校报、校广播、校园网等媒介进行大力度的宣传活动；还可以开展定期的校档案馆免费展览活动，建立校档案博物馆，让更多的社会人员可以零门槛地走进档案馆。

（三）每份高校档案有其用户。图书馆学五定律中的第三定律“每本书有其读者”旨在告诉图书馆要“为书找人”，充分发挥图书馆的能动性，提高图书利用率。第三定律运用到高校档案馆应该是“每份高校档案有其用户”。21世纪的高校档案馆，不应该再像以前那样，坐等用户上门服务，而是应该利用自身拥有的资源、优势，主动寻找高校档案社会化服务对象，做好宣传工作，让更多的社会人员从思想上意识到高校档案社会化服务是为社会每一个成员服务的，切实改变目前高校档案社会化服务效率不高的现状。第一，搜集最新情报，分析社会需求。社会需求导向可以引导高校档案馆社会化服务的方向。同时，高校档案馆作为信息资源服务利用机构，通过自身设施以及资源，结合市场调查，搜集到第一手情报，分析出当前最新的需求导向。掌握社会需求，依据需求，提供相应的服务，第一时间为高校档案找到其准确的利用者。第二，及时向公众公开已过保密期的高校档案。高校档案包含大量的涉密文件、科研成果等重要数据和信息，所以，大部分高校档案需要过了高校保密期限，才可以向公众公开。在保密期限内的高校档案，高校档案馆应该保存好，过了保密期的档案，高校档案管理机构应该及时公开，让研究人员、用户发挥高校档案的价值。

（四）节约用户时间。图书馆学第四定律“节约读者时间”，要求图书馆工作机构以及工作人员可以提高服务水平和图书利用的效率，切实做到用户第一，服务至上。高校档案馆也应该“节约用户时间”，高校档案部门应该不断提高工作效率以及服务效率，将用户需求摆在第一位。首先，完善高校档案馆检索工具体系。高校档案馆应该运用不断发展的计算机技术和自动化办公技术健全档案目录体系和检索体系，提高高校档案信息的检全率和检准率。同时，简化档案检索工具的操作，让高校档案馆检索工具可以符合各个文化水平的用户使用。其次，加强高校档案资源建设。高校档案资源建设既有纵向的建设也有横向的建设。纵向建设是指应该打破各个高校档案馆封闭的现状，运用网络平台，建立数字化高校档案馆、虚拟化高校档案馆，实现馆际乃至全球高校档案的共享，打破时空限制，实现跨地域全天候地访问查档。横向建设是指高校档案部门做好各个院系的档案收集工作，丰富高校档案馆藏。复次，利用新兴技术提高效率。利用现存的社交软件（微信、微博、贴吧等等）推送RSS，或者建立公众号等平台形成“掌中高校档案馆”，可以让用户简洁、快速地完成查阅服务。最后，定期开展用户培训，提升其获取高校档案信息的能力。将用户集中起来，为他们讲解高校档案馆的历史文化、馆藏以及检索工具的使用方法等等，让他们可以充分熟悉高校档案馆。

（五）高校档案馆是一个生长着的有机体。图书馆学第五定律“图书馆是一个生长着的有机体”，图书馆就像是一个鲜活的生命，不断成长，经历了古代藏书楼、近代图书馆、现代图书馆的发展阶段，如今正朝着数字图书馆，虚拟图书馆的方向发展。“高校档案馆也是一个生长着的有机体”：第一，高校档案馆内部是一个有一定组织、制度、联系的完整机构；第二，高校档案馆与高校其他各部门乃至是整个社会之间也有着千丝万缕的联系；第三，从传统的高校档案馆发展到如今的数字高校档案馆，不断地进行自我完善。一是高校档案馆的发展具有继承性，是一个前后相继的过程。如今，高校档案馆由传统向现代的历史性嬗变中，我们应该学会辩证地看待传统的高校档案馆，面对历史经验，我们应该在尊重中取其精华，去其糟粕，不断地学习先进正确的理论和实践经验来发展高校档案馆。二是准确把握高校档案馆所处的生命周期及其环境，及时调整内部因子及加强与环境的互动，增强高校档案馆的进化力和发展力。我国高校档案馆自成立以来，从传统的封闭式管理发展到数字档案馆，随着技术和网络的发展，高校档案馆也顺应环境的变化，积极做出最优蜕变。

二、建议

云南广播电视大学的赵永珍说过：现代社会决不会停滞不前，而是发生了日新月异的变化，各种高科技的运用已影响了社会生活的方方面面。毫无疑问，为适应不断发展的社会，高校档案工作出于自身发展的需要，也必须不断创新，方能永远保持勃勃生机，正是处于这样一个认识的角度，提出了“高校档案工作以创新为灵魂”的观点；积极探索新形势下做好档案工作的新思路和新方法，是每个档案工作者应尽的责任。

（一）高校档案馆2.0。阮冈纳赞的“图书馆学五定律”为图书馆学的发展奠定了扎实的基础，图书馆不断发展，图书馆2.0出现了。图书馆2.0指为满足当今图书馆用户的需求和愿望不断调整自己，要求图书馆在任何时候任何地点都能够向用户提供其所需要的信息，并保证消除使用图书馆的任何障碍。只要高校档案馆的资源、信息可以充分地被用户随时随地地利用，其提供的服务能被用户认可而且被用户经常性的评估，高校档案馆也经常将用户所创造的信息运用到高校档案馆的各项工作中去，那么，这就是高校档案馆2.0服务了。当然，要实现这一目标，需要多方努力，笔者认为，这一发展是有望实现的。

（二）RFID技术。21世纪以来，图书馆界的RFID技术开始盛行。RFID技术是一种非接触的自动识别技术，图书馆可以利用RFID读写器替代条碼扫描器、RFID电子标签替代条形码对图书馆进行全新的智能化管理，可以实现图书定位导航、图书自助借还。高校档案馆也可以引进RFID技术来管理高校档案，当然，和书籍不一樣，高校档案除了纸质档案还有实物档案、影像档案等，但通过现代化技术，这些困难是可以克服的。RFID技术一旦应用到高校档案馆，那么，高校档案的借还效率和用户接待能力就大大提高，同时也节省了大量的时间、人力和物力，加强了防盗监控能力。

（三）高校档案ATM。当今，图书ATM也开始兴起，安装图书ATM机，可以进行24小时随借随还图书。它可以识别二代身份证等多证卡；操作提示有中文、英文和图片三种，不懂中文的外籍人士也能使用；除借还书外，还有自助办证、查询书目等功能，并可向读者提供新书推荐、图书借阅实时排行榜等信息；读者证获认证后，读者就能获取WiFi信号，免费浏览或下载图书馆的馆藏数字资源等。同样，高校档案馆如果条件许可，各类过了保密期的高校档案可外借的原件、不可外借的复印件（扫描件）以及数字档案资源均可通过高校档案ATM，24小时为用户提供借还服务，此外，只要有WIFI，还可以下载浏览高校档案馆的数字资源。这一技术要是可以普及，那么对于高校档案馆乃至整个档案馆界来说，应该是一大突破。

三、结语

高校图书馆档案馆一体化建设、高校图书馆档案馆信息资源共享共建以及高校图书馆和档案馆协作发展等领域的研究也是越来越白热化。目前，高校图书馆的发展远远超过了高校档案馆，除了档案馆的特殊性外，应该充分向高校图书馆等发展较快的信息资源机构学习借鉴先进、优越管理思想，不断发展高校档案馆。

【参考文献】

[1]王晓珠，袁洪.高校档案管理探索[M].昆明：云南大学出版社，2011：20.

[2]阮冈纳赞.图书馆学五定律[M].北京：书目文献出版社，1988.

[3]涂静，周铭.图书馆学五定律对综合档案馆科学发展的启示[J].北京档案，2013（11）：14—17.

[4]刘丽伟，朱静.高校档案馆社会化服务质量[J].兰台世界，2016（10）：41—42.