收费站档案管理之浅见

史渭晨

“贷款修路，收费还贷”是国家为加快公路建设发展作出的一项重要决策。公路收费是筹集公路建设资金的一种行之有效的方法。通过对车辆通行费的征收，给公路发展注入了持续发展的生机和活力。

公路收费站在车辆通行收费工作中形成了大量收费、稽查、监控、财务、交通流量、管理等档案信息资料，这些原始的、真实的档案资料在规范收费站的收费行为，确保交通建设资金的收缴，打击漏逃费违法行为，推动交通建设发展中发挥了重要的作用。

通过几年的收费站档案管理工作，发现与其他单位的档案有共性，也有其明显的特殊性。

1、形成的档案速度快，数量多。收费站每天24小时收费，24小时监控，24小时稽查，几乎每分每秒都在形成档案。以常溧公路金坛收费站为例，2016年平均每天的总流量为18000辆左右，全年收取通行费715万余元，开展集中整治行动56次，办理月票车1135辆，月票征收63.61万元，统一收据收入1.28万元，全年视频监控约182000GB，由此可见其档案形成的速度之快，数量之多。

2、档案具有严格的保密性和相对独立性。收费站内部分工明确，并有一套非常严格的督查体系，如审带员对审带内容严格保密；收费员不准接触监控资料：电脑收费系统的维修必须是专业维修人员，其他人员不得接触；冲关逃费车辆的稽查档案对外保密，未经领导批准不得公布等等。

3、档案利用率高。收费站每一笔收入都是国家经费，收支要求极高，内外监督也非常严格，每年上级单位财务会审4次以上。加上公安调阅肇事逃逸车辆、公路节假日通行数据等都要利用这些档案资料，因此档案利用率较高。

常溧公路金坛收费站一直重视档案工作，早在2013年11月就被评为三星级档案管理单位。但个人觉得还需在以下几个方面提高，使档案管理更上一层楼。

档案工作的生命力在于开发利用。近几年信息技术的快速发展，随即而产生了电子档案，利用电子设备对档案进行保存，这样更便于查找和管理。1994年7月1日是我站开征日子，那时的档案全是纸质，如今查询年代久远的档案，费时费力让我时常无奈。若单位工作人员对所需查询材料的名头、时间模糊，档案人员则需要详尽地问清查询事由目的才能探索着查询；近几年来，单位档案人员新老交替出现，出现了档案业务断层和青黄不接现象，查询过去的内容让年轻档案工作者不为熟知的，需要请教单位老领导后方能提供方向开始查阅；过去的档案工作并没有得到广泛的重视，老档案的目录登记的不够详尽，甚至没目录，导致会有漏查的遗憾。在当今电子信息时代的背景下，如何能使档案更好地发挥其作用，更方便、快捷地服务各项工作，不让后来人再走我们现在的路，我们要加大力气，将原来的纸质档案全部转换为电子档案。如公文、会议纪要、各类协议、保管期限内的票据汇总表等等，彩色扫描后存入电脑，并分门别类，以便于今后的保管、查询、使用。

招录档案专业人才。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，是一项极其困难而艰巨的任务。这不是仅仅懂得纸质档案一套管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者不了解电子文件形成、存储、传输、检索、利用等技术，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不悉档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性，无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，也就不可能采取一切必要的技术和措施，长期保存电子档案，使人类活动的真实记录不遭受损失。所以，我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案；也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术的工程人员，都可以管理电子档案。电子档案的管理，要求管理人员既具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基础原则和方法；又要熟练掌握电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。它必须将这两门学科溶于一体，否则就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行有效管理，这就是专业人才的重要性。

最大限度的发挥收费站档案作用。一个单位只有有所为才能有所作为，同样，一项工作也如此。如果你的工作能对民生、经济、社会发展起积极作用，那么全社会就会重视你的工作。收费站就要主动地、有意地宣传其档案的各类用途。如，友情告知公安部门，收费站24小時高清监控可以为追逃车辆、识别驾驶员、丢失人口、设卡拦截等提供帮助；友情告知发改、规划等部门，收费站可以提供多年的车辆通行数据及每年的对比情况，并且可以细致到各类车型，为相关单位编制各类规划、了解运输市场提供素材；收费站可以为军地有关部门统计军车通行情况，为打击假冒军车提供证据；加强与广播电臺的联系，及时为出行大众提供车流情况，特别是恶劣天气、节假日期间；准确将日常、节假日车辆通行的详细数据报告路网检测部门，保证路网部门拥有第一手资料等等。将收费站的档案资料让社会各界共享，并成为市民生活中的一部分，不仅提高了收费站的威望，也使上级及领导更加重视收费站档案工作，从而步入良心循环。